Effektivitet på jobb
Hvor mye jobber du egentlig på jobb?
Det kan faktisk hende at du får gjort mer på vei til jobb enn på selve kontoret.
Tenk deg; du drar på jobb klokken åtte på morgen med planen klar over hva du skal rekke denne dagen.
Men når du drar fra jobb klokken 16 føler du at du faktisk ikke har fått gjort en eneste produktiv ting gjennom hele dagen.
Du har virkelig forsøkt, og du er kanskje helt utslitt av å forsøke også.
Så hvorfor ble denne dagen sånn?
- Mest effektiv utenfor arbeidsplassen
Jason Fried, en av grunnleggerne av blant annet web-firmaet 37signals og Basecamp, har gjort seg opp noen tanker rudt dette temaet:
Han mener at store firmaer tror at de legger alt til rette for sine ansatte slik at de kan jobbe best mulig på kontoret, men at det er på selve kontoret at ansatte faktisk får gjort minst jobb.
Gjennom en ti års-periode har han pratet med en rekke mennesker som stort sett har fortalt ham at de jobber best og mest effektivt alle andre steder enn på selve arbeidsplassen sin.
Fried mener at dette først og fremst handler om at man kontinuerlig gjennom arbeidsdagen blir avbrutt;15 minutter her, 20 minutter der. Man får rett og slett ikke nok tid sammenhengende til å gjøre jobben skikkelig. Dette resulterer igjen i at man går fra åtte til fire-jobben sin uten å føle at man egentlig har fått gjort noe som helst.
- Folk trenger lange, uavbrutte stunder for å kunne være kreative. Men tenk over dette; hvor ofte har du en hel time for deg selv på jobb til å gjøre deg ferdig med det du holder på med? Det holder ikke å bare ha 15 minutter på å være kreativ, man trenger mer tid til det, sier Fried i sitt foredrag på Ted.com.
Fried sammenligner blant annet jobb med søvn da han mener at dersom søvnen blir avbrutt flere ganger iløpet av en natt, må man hele tiden starte på nytt for å sovne igjen, noe som gjerne tar lang tid. Når man våkner om morgenen, vil det da føles som om man ikke har sovet noe særlig i det hele tatt. Det samme gjelder tiden på jobb.
Fried foreslår "No talk - Thursday" for å gjøre arbeidsdagen mer effektiv.
Han slår samtidig et stort slag for hjemmekontor kontra arbeid på kontoret, og har flere argumenter på lager.
Her kan du se hans foredrag:
</p> </div>
Du taper 23 minutter
Tips
Her er Frank Weddes råd for god konsentrasjon:
- Planlegg dagen i forveien hva du skal gjøre på jobb.
- Har du 10 ting på agendaen, kyss "froskene" først; gjør unna de mest krevende oppgavene før du til slutt gjør de letteste oppgavene
- Skru av mobil, mail, facebook, skype.
- Sitt i passe tempererte omgivelser, ikke for varmt eller for kaldt.
- Drikk nok vann
- Få i deg nok mat slik at du ikke er sulten
- Sett opp "ikke forstyrr"-skilt eller en vimpel med en smiley på pulten din. La det være en vennlig avvisning med at du ikke vil at kollegaer skal ta kontakt med deg akkurat da. Putt i øreplugger, eller sett deg på et stillerom. Ta opp med kollegaen som forstyrrer mest, på en vennlig måte med et smil, at du trenger mer ro for å arbeide.
- Er du inne i dyp konsentrasjon og er 100 prosent til stede her og nå i oppgaven din, har du god "flow". Da er det god balanse mellom venstre og høyre hjernedel. Da har du hele hjernen med deg.
Odd Fylling, karriereveileder og coach ved To be academy, tror at dette stort sett handler om hvor tilgjengelig man gjør seg selv for andre i arbeidstiden.
- En typisk situasjon som avbryter arbeidsflyten på jobb er når en kollega kommer for å prate om noe som kanskje bare tar to minutter. Derimot tar det ikke bare to minutter å hente seg inn igjen og fortsette med arbeidet du holdt på med, men kanskje det tar et kvarter i stedet.
- Dermed har konsentrasjonen din blitt ødelagt der og da, sier Fylling til Kvinneguiden.
Frank Wedde, hjernetrener, foredragsholder, forfatter og gründer av hjernetreningssenteret Memolife.no, forteller at man i snitt taper hele 23 minutter bare ved å svitsje fra en oppgave til en annen.
- Ikke rart at du må ta med seg jobb hjem. Men når du skal ta tak i et problem, kan du heller prøve å tenke: "tar det mindre enn to minutter å løse problemet, gjør det med en gang. Tar det mer enn to minutter, ta "ferie" fra problemet og løs det senere". Husk også å gi deg selv ros når du har fikset et problem, sier Wedde til Kvinneguiden.
Fylling mener at man for å kunne unngå å bli distrahert på jobben bør forsøke å fokusere på jobben som skal gjøres, for eksempel gjennom mental trening.
- Da må du starte med å innstille deg på hva du skal gjøre, planlegge hva du skal rekke iløpet av den neste timen. Hvor lang tid skal du sette av til å skrive den artikkelen, for eksempel? Er målet å bli ferdig halv elleve, bør du sørge for å utelukke alt annet og gjøre deg selv utilgjengelig frem til da, sier han.
Det kan du klare ved å skrelle bort unødvendige detaljer i arbeidet, og heller sørge for å få gjort det absolutt viktigste, slik at du prioriterer best mulig.
- Ta en kroppssjekk
Wedde mener at du i stor grad selv styrer hvordan du forstyrres i hverdagen.
- Det finnes både eksterne og interne forstyrrelser, og du forstyrres like mye av ditt eget kroppsspråk, din egen pust og toneleiet i din indre stemme som av innholdet i hva som blir sagt eller ytre ting. Det er i bunn og grunn opp til deg hvordan du lar deg distrahere. Det meste av dette skjer vel og merke ubevisst og derfor er det så vanskelig for folk flest å endre sine vaner, forklarer Wedde.
Han mener du kan tenke deg syk, men samtidig kan du styre din egen effektivitet ved å fokusere riktig og ta en kroppssjekk:
- Sitter du fremoverlent med bøyd rygg vil du bare bruke en brøkdel av lungekapasiteten din. Du klarer dermed ikke å konsentrere deg like mye. Ta en fokussjekk, minn deg på og spør deg selv om du klarer å konsentrere deg nok. Unngå å tenke på middag, ferie, neste date.
- Puster du riktig, sitter du riktig, slapper du av i nakke og rygg?, sier Wedde videre.
Helsedirektoratet har avdekket det man har visst lenge, at det å sitte for lenge er like farlig som å røyke. Wedde anbefaler derfor å bruke fokussjekkene i hverdagen til å gjøre noen hverdagsbevegelser, som å reise deg opp, ta noen knebøy, strekke på armene og lignende for å komme i balanse med hode og kropp.
- God holdning og bevegelse senker nemlig nivået av stresshormonet cortisol i kroppen.
Wedde anbefaler også det han kaller "Victory pose":
- Haken opp, rak og åpen holdning fører til at testosteronnivået stiger og cortisolnivået senkes. Kun to minutter alene på do eller bak lukkete dørerer er alt som skal til for å "super-charge" din mentale og fysiske tilstand.
- Beskytt deg mot kolleger
- Det varierer også når du føler deg mest mulig klar for å gjøre en best mulig jobb, for eksempel om morgenen eller om ettermiddagen, så dermed er det lurt å legge opp arbeidsplanen etter dette også.
Kvinner har mindre selvbestemmelse
I Arbeidsmiljø, levekårsundersøkelsen, 2009 gjennomført av Statistisk Sentralbyrå, kommer det fram at andel ansatte som opplever dårlige forhold mellom ansatte og ledelse, og mellom ansatte, har gått gradvis ned, for deretter å gå noe opp igjen:
- Samtidig kommer det fram at en av tre ansatte blir møtt med uvilje fra sjefen hvis de kommer med kritiske synspunkter på arbeidsforholdene. Også dette forholdet har holdt seg relativt stabilt. Samtidig er det relativt få, rundt en av ti, som mener de blir behandlet urettferdig eller upartisk, og som rapporterer at arbeidsresultatene deres ikke blir verdsatt.
- En av tre sysselsatte bestemmer i høy grad hvilke arbeidsoppgaver de skal få, mens to av tre bestemmer i høy grad hvordan de selv skal utføre arbeidet. Nær åtte av ti kan selv bestemme når de vil ta pauser, mens i overkant av halvparten av alle sysselsatte kan selv bestemme eget arbeidstempo.
- Et generelt trekk som går igjen år etter år, er at kvinner har mindre grad av selvbestemmelse over eget arbeid enn det menn har og at selvbestemmelsen øker med alder.
(Kilde: SSB)
- Vil du ha fred er det ingenting galt med å "beskytte" deg selv mot kolleger. Sett for eksempel opp et skilt hvor det står at du er opptatt og når du er tilgjengelig, foreslår coachen.
Jobb til og fra arbeid
Kristina Trygg, forsker i kulturgeografi ved Universitetet i Stockholm, står bak den ferske doktorgrafsavhandlingen Arbetets geografi: Kunskapsarbetets organisation och utförande i tidrummet.
Her kommer det fram at folk jobber svært mye utenom egen arbeidstid, da gjerne både til og fra jobb. Vi jobber også på fritiden uten å få ekstra betalt.
Svenske forskere har avdekket noe av årsaken:
- Den viktigste årsaken er sterke sosiale normer som understreker viktigheten av å være på plass, sier Trygg i en pressemelding.
- Det kommer fram at du ikke anses for å jobbe om du ikke er på plass, samtidig som det anses som viktig å samarbeide i team på arbeidsplassen.
- Studien tar for seg hvordan ansatte og sjefer i ulike bransjer ser på arbeid i forhold til tid og rom.
- Møter ansikt til ansikt har særlig betydning når det gjelder å skape forhold til kunder og kolleger, mener både ansatte og sjefer innen management, PR og kommunikasjon, forvaltning og forskning.
- Muligheten for å dele idéer, og at misforståelser minker når man er tilstede, er avgjørende faktorer for hvorfor de foretrekker å møte opp fysisk på arbeidsplassen.
Grenseløs arbeidsdag
Den nye teknologien gjør samtidig at det forventes av oss at vi skal være tilgjengelige selv etter arbeidstid, noe som skaper en grenseløs arbeidshverdag. Resultatet er at vi arbeider mer enn tidligere, men uten å få mer betalt.
Kontormedarbeiderne som har deltatt i undersøkelsen, velger ofte å være oppkoblet og tilgjengelige for kunder, kolleger og arbeidsgivere selv etter normal arbeidstid.
De opplever at det er vanskelig å å skille arbeid og fritid ettersom de ser på arbeidet som sin interesse. De vil kjenne seg oppdatert og ha kontroll over hva som skjer, selv om de ikke er på plass.
- Det finnes også en forventning fra kolleger, sjefer og kunder om at de skal være tilgjengelige etter kontortid. Dette handler både om opplevd forventning og reell forventning, sier Trygg.
| TIPS: For å rekke det du skal gjøre iløpet av arbeidsdagen, mener Fylling at det er lurt å sette seg delmål gjerne time for time slik at du har planen klar:
|
Les også:
-Kvinner er overkvalifiserte men feige
Her er snarveiene til fast jobb
Så enkelt jobber du deg nedover
Denne saken ble første gang publisert 04/04 2014, og sist oppdatert 30/04 2017.