Tidsstyring
Slik lager du deg bedre tid i hverdagen
Sett grenser, lag tidsbuffere – og si nei uten å forklare deg! Da får du bedre tid, mener forfatter og foredragsholder Cecilie Thunem-Saanum. Her får du hennes beste tips til tidsstyring.
Høsten kommer alltid med et pang, og de fleste av oss har mye å gjøre i månedene fram mot jul. Så hvordan få tid til det som er aller viktigst, uten å bukke under av stress?
Forfatter og foredragsholder Cecilie Thunem-Saanum reiser land og strand rundt og holder foredrag og kurs om tidsstyring. Hun har tidligere gitt ut boka «Tid til alt», som lenge sto i bokhylla mi og irriterte meg. Jeg prøvde nemlig frenetisk å få tid til alt, uten å fikse biffen. Derfor ble jeg overrasket da jeg faktisk leste boka. Cecilie hevder at vi ikke får tid til alt. Vi kan derimot få tid til alt det viktigste – og det er en enorm forskjell.
– Det du fyller dagene med, er det du fyller livet ditt med. La kalenderen din avspeile hvem du er og hva som er viktigst for deg og dine nærmeste, sier Cecilie.
Hun bor i Lillesand med mann og to barn på 10 og 13 år. De dagene hun ikke er på reise, jobber hun hjemmefra. Dagene er nøye prioritert, og ukene har lik rytme selv om hun er den ene dagen i Oslo og den neste i Hammerfest.
Få Cecilies oppskrift i denne saken!
1. Innfør tre travle dager
– Om du har en jobb som tillater det, fyll opp de tre første dagene i uken, og la det være pinlig mye ledig plass i kalenderen torsdag og fredag til alt det uforutsette som skjer i løpet av uke, sier Cecilie.
Selv har hun tirsdag, onsdag og torsdag som travle dager. Mandager og fredager har hun hjemmekontor og noe roligere agenda. Cecilies poeng er å unngå at alle ukens dager er like travle.
Da ender man ofte opp med det Cecilie kaller for «den fattige følelsen» – at du har løpt på jobb hele dagen og fått gjort masse, men kanskje ikke det du egentlig skulle ha gjort. Kanskje vet du kanskje heller ikke helt hvor tiden ble av eller hva du brukte den på.
Tre travle dager gjør at du får tid til ad hoc-oppgaver som dukker opp i løpet av uka. Tre intense dager betyr også at du kan få tid til å jobbe med mer langsiktige prosjekter. Husk at ledig tid i kalenderen ikke nødvendigvis betyr ledig kapasitet!
– Vi overvurderer ofte egen kapasitet. I motsetning til en heis, kommer vi ikke med en bruksanvisning over hvor mye kapasitet vi har. Å planlegge høsten med et realistisk og ikke optimistisk syn på egen kapasitet er derfor viktig, sier Cecilie.
2. Ta valg ut fra verdiene dine
Når du planlegger tiden framover, er personlige verdier også viktig å ha i tankene. For vet du ikke hva som er viktig for deg, på jobb eller i privatlivet, blir det vanskelig å prioritere.
Det vi fyller dagene med, bør være et avtrykk av verdiene våre. Er det viktig for deg med tid til familien, bør det aktivt velges. Og er det viktig for deg å fullføre prosjekter på jobb, må du øve deg på å si nei til småprosjekter som dukker opp fortløpende.
– Det innebærer å sette grenser, noe som oppleves som veldig vanskelig. Mange mangler pauseknappen, og det er ikke uvanlig at deltagere på kurs eller foredrag, også ledere, gråter når jeg snakker om grensesetting, sier Cecilie.
3. Prioriter tiden din – og parker resten!
Denne høsten kan være en god periode til å øve seg på Cecilies råd. Hun mener du bør bestemme deg på forhånd hva som skal prioriteres ut året – og formulere det i nåtid. «Denne høsten bruker jeg tid på ...», «Denne høsten velger jeg ...» og «Denne høsten velger jeg bort ...».
Det du velger bort, men som du har lyst til å få gjort på sikt, råder Cecilie deg til å «parkere». Det betyr å legge det bort til en gitt dato, og ikke å tenke på det før det. For eksempel kan du bestemme deg for at du skal rydde loftet 5. januar neste år. På den måten slipper du negativt selvsnakk hver helg du ikke rekker prosjekt «rydding av loft».
– For å få tid til det viktigste, må vi prioritere. Og det er vanskelig, blant annet fordi det innebærer å si nei til omgivelsene. Det betyr også at for å være god på noe og for noen, må du våge å være dårlig på noe annet – og dårlig for noen andre, sier Cecilie.
Men hvordan sier man nei til venninner, kjæresten, sjefen eller kolleger? Cecilie ber oss tenke på tid som noe verdifullt.
– Unngå å dele ut tiden din unødvendig, råder hun.
Cecilie Thunem-Saanum (47)
Gjør: Forfatter, foredragsholder, mentor og isbader.
Aktuell med: Reiser landet rundt og snakker om temaer innen tidsstyring og kommunikasjon.
Familie: Bor i Lillesand med mann og to barn på 10 og 13 år.
Motto: «Gjør mer av det du tror på. Tro mer på det du gjør.»
4. Etabler tidsbuffere
Som ledd i å «spare» på tiden din, har Cecilie to råd: Å etablere tidsbuffere, og å si nei uten å forklare deg. Tidsbuffere forklarer hun slik:
– Del inn timen i fire kvarter. Skal du ha et møte klokken elleve, sier du at du er ledig fram til kvart på elleve. Slik rekker du å gå innom toalettet, hente kaffe eller nullstille deg før du går inn i møtet. Er møtet ferdig tolv, er du ledig fra kvart over tolv. Det gjør at du har en buffer om møtet går over tiden, eller du får tid å gjøre hastesaker som dukker opp i møtet, forklarer hun.
Personlig har jeg hatt god nytte av å bruke tidsbuffere. De som kjenner meg, vet at jeg i tjueårene var notorisk treg. Såpass treg at jeg holdt på å miste et par venninner, som var lei av å måtte vente på meg. Jeg er tidsoptimist, så tidsbuffere har virkelig vært noe jeg har måttet øve på, og bevisst legge inn i kalenderen min. Innføring av tidsbuffere har gjort meg mindre stresset. En effekt av det igjen er at jeg ikke er så hissig, og en annen er at jeg er mer til stede i det jeg gjør, enten det er å skrive eller være i møter.
– Med tidsbuffere får du en følelse av å eie tiden din i større grad selv, noe som er med på å redusere stress. Når vi er stresset, er det enda vanskeligere å prioritere riktig, sier Cecilie.
«Det du fyller dagene med, er det du fyller livet ditt med. La kalenderen din avspeile hvem du er og hva som er
viktigst for deg og dine nærmeste.»
Cecilie Thunem-Saanum
5. Si nei – uten å forklare
Cecilie mener at langt færre enn vi tror har noe med hvordan vi prioriterer. Bortsett fra våre nærmeste hjemme og på jobben, som kjæresten og sjefen, er det egentlig ingen som har noe med hvordan vi bruker tiden vår.
– Alle er senter i sitt eget liv, og andre vil kanskje ikke være enige i dine prioriteringer. Hvis en venninne vil gå tur med deg på torsdag, og du aller helst vil synke ned i sofaen med en god bok, sier du rett og slett: «Nei, på torsdag passer det ikke.» Har du lyst til å gå tur en annen dag, følger du opp med et konkret forslag til når og hvor, sier hun.
Cecilie forteller at hun selv fremdeles øver seg på dette.
– Det krever trening og mot å våge å praktisere dette.
6. Husk å prioritere fritid
Avslutningsvis anbefaler Cecilie å sette av tid til fritid.
– Se på høsten som en helhet. Vær bevisst på kapasiteten din når du velger hvordan høsten skal se ut. Og husk at alt som ikke står i kalenderen også tar tid, inkludert egentid. Tenk på at fritiden også skal romme tid til bare å være, og til spontant å kunne fylle tiden med du ønsker eller har behov for.
Selv praktiserer hun tydelige skiller mellom jobb og fritid:
– Jeg har alltid på meg høye hæler når jeg er på jobb, selv på hjemmekontoret. Og når jeg sitter i sofaen på terrassen, vet familien min at jeg trenger litt tid for meg selv før vi alle koser oss sammen. Jeg bestemmer meg også på forhånd at jeg ikke skal sjekke mail etter klokken 20, for eksempel. Jeg gir rett og slett meg selv fri.
Denne saken ble første gang publisert 20/08 2019, og sist oppdatert 22/08 2019.
