Bli effektiv på jobb

Bli kvitt tidstyvene på jobb

Visste du at hjernen bare makter syv oppgaver av gangen?

OVERVELDET? Slik får du en bedre arbeidshverdag.

OVERVELDET? Slik får du en bedre arbeidshverdag. Foto: FOTO: GettyImages

Publisert Oppdatert

- Du kaster bort tre kvarter på jobb hver dag, sier Maalfrid Brath til Kvinneguiden.

En undersøkelse utført av Manpower Group viser at 44 minutter av arbeidsdagen forsvinner til tidstyver.

Dette utgjør 10 prosent av arbeidsdagen i ren og skjær ineffektivitet.

Men fortvil ikke. Det finnes håp. Første skritt er å finne ut av hva det er som stjeler tiden din. For, selv om du ikke kan styre tiden, kan du styre valgene du selv tar.

Undersøkelsen omfatter 4980 nordmenn som svarte på et spørreskjema. Blant de som som svarte var 2571 ansatte, 1543 arbeidssøkende, 146 selvstendig næringsdrivende og 720 studerende.

Svarene viser at noen av de største tidstyvene er:

Undersøkelsen viser også at motivasjonen er høyere på arbeidsplasser der kollegaene kommuniserer godt.

Bli effektiv på jobb

Danske Michael Kongsted er en av forfatterne bak boka Orden i kaos. Han er enig i at god og riktig kommunikasjon er viktig for å få mest mulig ut av arbeidsdagen.

- Ofte kan folk tildeles oppgaver som mangler tilstrekkelig informasjon til å bli gjort riktig. Oppdragsgiveren sikrer seg ikke at vedkommende har forstått hva han eller hun skal gjøre, sier han til Kvinneguiden.

AVBRYTELSER EN VERSTING: Michael Kongsted, en av forfatterne bak boka "Orden i kaos" og CEO i PEPworldwide, sier til kvinneguiden at avbrytelser er det som hemmer en effektiv arbeidsdag i størst grad.

AVBRYTELSER EN VERSTING: Michael Kongsted, en av forfatterne bak boka "Orden i kaos" og CEO i PEPworldwide, sier til kvinneguiden at avbrytelser er det som hemmer en effektiv arbeidsdag i størst grad. Foto: FOTO: privat

VIKTIG DIALOG: Konserndirektør i Manpower Group, Maalfrid Brath, mener at god kommunikasjon og effektivitet hører sammen.

VIKTIG DIALOG: Konserndirektør i Manpower Group, Maalfrid Brath, mener at god kommunikasjon og effektivitet hører sammen. Foto: FOTO: privat

Epost er fantastisk å informere med, men elendig til å kommunisere med.
Michael Kongsted

Kongsted er CEO for PEPworldwide i Skandinavia, og har siden 1991 undervist mer enn 7000 personer i hvordan det er mulig å øke ansattes produktivitet, effektivitet og arbeidsglede.  I Orden i kaos forklarer han hvordan du skal få orden på arbeidsdagen og unngå stress.

Han påpeker at det ofte bare tar fem minutter å gi rett informasjon for å sikre at oppgaven blir forstått, men at vi ofte mener at vi ikke har de minuttene til overs.

- Forestill deg hvor mye tid og energi som blir spilt ved å ikke ha tid i første omgang.

En mer effektiv hverdag

Maalfrid Brath, konserndirektør i Manpower Group og statsautorisert revisor fra Norges Handelshøyskole i Bergen understreker hvor viktig det er å ha gode systemer på plass.

- Eksempelvis at ansatte ikke bruker tid på å lete etter administrative ting på jobb, som skjemaer, sier Brath til Kvinneguiden.

En god gammeldags opprydning er også på sin plass.

Sørg for at arbeidsplassen din er ryddig og fjern det som distraherer deg. Det kan for eksempel være lurt å sette familiebilder og andre personlige gjenstander bak deg, slik at du bare ser dem når du faktisk ønsker å ta pauser.

Skrivebordet ditt bør være så tomt som mulig, og de eneste synlige dokumentene bør være de du faktisk skal jobbe med i dag. Alt annet kan du sette i en dokumentsamler bak deg.

Brath påpeker at effektiv jobbing handler om å ha struktur i hverdagen. For å oppnå det, kan det være lurt å legge en plan ved begynnelsen av dagen.

- Dersom du legger en god plan for hva du skal bruke tiden på, gir dette ofte en mer strukturert hverdag.

Kongsted understreker viktigheten i å unnagjøre småoppgaver med en gang du får dem. Dersom du over tid legger slikt til side, ender du opp med en mengde småoppgaver som kan virke svært demotiverende å begynne på.

- Manglende overblikk og kontroll er en vesentlig årsak til at vi mennesker blir stressa. Hjernen vår makter kun syv oppgaver av gangen. Hjerneforskere kaller det for «det magiske 7 tall».

Dette vil si at jo flere oppgaver vi foretar oss samtidig utover dette magiske 7 tallet, jo mer energi bruker vi på å bevare overblikket og kontrollen. Det er også viktig å huske å blokke ut tid i kalenderen til større prosjekter, og det du faktisk ønsker å jobbe med, så ikke hver dag drukner i de små forefallende oppgavene.

Avbrytelse er en tidstyv-versting

Både undersøkelsen og Kongsted trekker frem avbrytelser på jobb som en versting blant tidstyvene.

- Avbrytelser, eller som jeg tidvis kaller det: «vår misforståtte tilgjengelighet» er veldig belastende for produktivitet. Det koster tid og energi å bli avbrutt hvert 5.-10. minutt. Det kan faktisk ta opp til 20 minutter å komme tilbake på sporet igjen – om du i det hele tatt klarer det, sier Kongsted.

Lista over potensielle avbrytelser er mange: telefonen som ringer eller piper, mail som popper opp, kollegaer som vil slå av en prat om vær og vind. Brath mener at alle kan kjenne seg igjen i avbrytelser i arbeider, inkludert toppledere som henne.

- Det er mange som vil drøfte ting med meg, og det er mange store og små beslutninger som skal tas i løpet av en arbeidshverdag, påpeker hun.

Dersom du føler at du ofte blir avbrutt av kolleger, er en løsning å ta det opp på et fellesmøte. Spør om andre føler det på samme måte.

Epost som tidstyv

Et annet lurt knep er å skru av e-postvarselet på både telefon og PC. Utviklingen av epost og internettkultur har ført til at alle regner med at alle er tilgjengelige hele tiden. En undersøkelse utført av professor Tor Wallin Andreassen ved Norges Handelshøyskole viser at vi i snitt sjekker mobilen 150 ganger om dagen.

Selv om det er fordeler å kunne nå ut til mange på svært kort tid, så kan det også føre til flere avbrytelser og mer stress. Mange som mottar eposter i løpet av arbeidsdag klarer ikke vente med å åpne og besvare dem.

Får du mange nok eposter, fører dette til en liten flom av avbrytelser i løpet av en dag.

Det kan derfor lønne seg å droppe varselet og heller sette av et fast tidspunkt i løpet av dagen til å lese og svare eposter.

Kongsted mener at epost er et godt verktøy så lenge du vet hvordan du effektivt bruker det:

- En oppgave skal ikke være særlig kompleks før det lønner seg å skrive en mail med følgende ordlyd: ”Jeg har en problemstilling som jeg gjerne vil diskutere med deg - ansikt til ansikt”, påpeker han.

Ikke forstyrr

Brath mener at epost kan være en tidstyv hvis mengden er enorm. Både det å sende en epost til mange mottakere og ha mange i kopifeltet kan være tidstyver.

- Jeg synes vi skylder mottakeren å tenke over om eposten vi sender virkelig er relevant for vedkommende.

Et annet grep som fungerer er å la døra til kontoret stå åpent største parten av dagen, men innføre en regel om at dersom den er lukket sitter du konsentrert og vil ikke bli avbrutt. Sitter du i åpent kontorlandskap kan du gå til innkjøp av støyreduserende hodetelefoner og gjøre det klart for kollegaer at du er tilgjengelig for en prat når som helst, unntatt når du har på disse. Bruk slike signaler bevisst for å skjerme tiden din mot konstante avbrytelser.

Brath understreker at mange tidstyver på jobb er et produkt av hvordan vi samarbeider, hvordan vi organiserer oss og hvordan kulturen i en virksomhet er.

- Jeg tror på at vi må kunne si fra til hverandre på en ordentlig måte. Alle er til syvende og sist ute etter å gjøre det best mulig på jobben, og vi er ofte avhengige av hverandre for å få en jobb gjort.

Vil du lese flere lignende saker?  Meld deg på vårt nyhetsbrev og følg Kvinneguiden på Facebook!

Nyttige tjenester

Regn ut

FORUM

Underholdning

Tjenester fra Nettavisen

Nettavisen, Annonsebilag