Har du noen gang irritert deg over at du blir kopiert inn på mange e-poster der du ikke egentlig har ansvaret for å utføre oppgavene som blir nevnt?

Eller har du sendt e-post og lagt flere til i cc-feltet, og opplevd at ingen av mottakerne tar tak i oppgaven du vil ha utført?

Lei av misforståelser

Personalavdelingen i Dagbladet har sett seg lei på slike unødvendige misforståelser, og har sendt ut en mail til de ansatte om noen nye nettregler.

I mailen oppfordres det til å bare ha én person i til-feltet, særlig hvis det er noe som skal besvares, finnes ut av eller gjøres noe med.

- Vi opplever ofte i personalavdelingen at tre-fire personer får samme mail, og etterpå blir den som har sendt mailen irritert for at det ikke blir gjort noe, sier HR-direktør i Dagbladet, Kjersti Lidsheim til klikk.no.

Les også:

Eksplosjon av datavirus

Nokias nye flaggskip

Følg skisporene med GPS

Irritasjon og misnøye

Hun mener at det lett oppstår irritasjon og misnøye når arbeidsoppgaver ikke blir sendt direkte til den som skal utføre oppgaven.

- Vi har mange eksempler der de som har fått mailen tror at de andre som også er kopiert tar tak i ting. Det fører igjen til at den som sendte mailen tror at de i den andre enden er udugelige, sier Lidsheim.

Hun har ikke fått noen negative reaksjoner på innspillet.

Superpraktisk

- Jeg tror det er flere enn meg som synes dette er en superpraktisk løsning, sier Lidsheim, og presiserer at det så klart er lov å kopiere flere på mailen, men da er det greit å presisere hvem som har ansvaret for at oppgaven utføres.

Her er noen andre råd som kan gjøre epost-hverdagen bedre for deg og kollegene dine:

1. Vær rett på sak

2. Svar på alle spørsmål du blir spurt om i mailen

3. Bruk riktig stavemåte, korrekt grammatikk, og tegnsetting

4. Vær personlig

5. Bruk maler for svar du ofte sender

FORVIRRING: Hvis fire personer får den samme e-post tenker kanskje alle at en av de andre svarer. © Foto: Crestock

6. Vær rask med å svare

7. Ikke legg ved unødvendige filer

8. Ikke misbruk "høy prioritet"-knappen

9. Ikke skriv med STORE BOKSTAVER, da ser det ut som du prøver å rope beskjeden.

10. Ikke slett mailtråden som har oppstått når du skal svare på mail

11. Les igjennom e-posten før du sender den

12. Ikke misbruk "svar til alle".

13. Vær forsiktig med forkortelser og smileys

14. Ikke send kjedemail videre

15. Ikke be om bekreftelse på at mailen er mottatt og lest

16. Ikke be om å trekke tilbake en mail du allerede har sendt

17. Ikke kopier en mail eller et vedlegg uten godkjennelse

18. Ikke diskutér konfidensiell informasjon på e-post

19. Skriv noe som gir mening i emnefeltet

20. Unngå bruk av lange setninger

21. Ikke svar på spam-mail

Og sist, men ikke minst. Dagbladets råd:

22. Bruk bare cc-feltet når du virkelig må

Flere gode råd her.

Les hele saken

Hallvard Lunde, redaktør

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep og sjikane og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!