Ikke gjør disse feilene når du skriver e-post

Så du mener du har vært med på den teknologiske utviklingen siden den begynnelse, og kan alt om å skrive e-post?

Vel, sannsynligvis gjør du ikke det.

Selv om e-post har blitt en så vanlig del av hverdagen til folk flest at vi ikke tenker noe særlig gjennom det, er det så mange som bruker det feil at vi tidvis blir forbløffet.

Én ting er å sende e-post til noen du kjenner, som forventer å få en e-post fra deg. Noe helt annet er det når du ønsker å få oppmerksomheten til noen som ikke aner hvem du er.

Unngå å bli kastet - uten å irritere

Det å forkaste noe som uinteressant, uten å en gang åpne e-posten er blitt normen for mange av oss. En kan ikke lese og svare på hundrevis eller tusenvis av e-post hver dag.

Mange, som oss, begynner dagen med å filtrere gjennom bokstavelig talt hundrevis av e-poster. Med feil emnefelt kan du irritere eller rett og slett bare bli kastet.

Amanda Augustine i jobbformidlingsselskapet TheLadders har laget en ni-punkts liste for Business Insider over emnefelt-feilene du for guds skyld må unngå når du sender en epost til noen du ikke kjenner.

1. Ikke skrive et emnefelt

Om du ikke klarer å formidle hva e-posten handler om, kan den neppe være viktig. Det vil i alle fall en mottaker konkludere, og dermed slettes e-posten din. I beste fall irriterer du den som mottar e-posten som må åpne meldingen for å se om det kan være interessant.

2. Skive for mye

Å skrive for lange emnefelt er heller ikke nyttig. De fleste av oss leser mye e-post på mobilen, og da får du gjerne ikke se mer enn 25-30 tegn. Alt annet skjules bare bak (...).

Også på en datamaskin vil emnefeltene kuttes relativt raskt.

3. Vær for utydelig

Et emnefelt som egentlig ikke sier noe om innholdet, er bare tullball. "Har du et øyeblikk?" er vagt - og i verste fall fremstår det som spam. Vær konkret om hva det handler om. En skal forstå innholdet av en e-post bare ved et raskt blikk.

Og til dere som lager pressemelding: "Pressemelding" uten noe mer innhold, er en sikker måte å bli oversett på.

4. Bruk av fyllord

Nå har vi allerede konkludert med at et emnefelt bør være kort og tydelig. Fyllord og høflighetsfraser har ingenting i et emnefelt å gjøre. "Hei", "god dag" og lignende hører hjemme i selve e-posten.

5. SKRIVE MED STORE BOKSTAVER

Caps er en veldig effektiv på å få oppmerksomhet på - med en kraftig negativ undertone.

Å SKRIVE MED BARE BOKSTAVER ER DEN DIGITALE VARIANTEN AV Å SKRIKE NOEN I ØRET: DE DU SKRIKER TIL LEGGER MERKE TIL DEG, OG HATER DEG UMIDDELBART.

Og ja: Utropstegn har samme effekt!!!!!!!!!!!!

6. Starte en setning som fortsettes i e-posten

"Jeg bare lurer på om du har mulighet til å ...."

Ærlig talt.

7. Bruke feil navn

Det er ikke helt uvanlig å sende en mer eller mindre likelydende e-post til mange personer. Hvis du er uforsiktig og glemmer å endre navn, titler eller lignende, så fremstår det utrolig uproft.

Like ille er det kanskje å skrive ting som "Søknad på spennende jobb i [FIRMA]"

8. Ikke indikere viktighet

Denne kan være litt vrien å gjøre riktig, men for de som mottar store mengder e-post kategorieres relevante e-poster i tre kategorier: "Viktig, må svare nå", "dette kan tas senere" og "greit å vite."

Spesielt i sistnevnte kategori kan det være greit å bare legge på en enkel "FYI" i emnefeltet. På ting som haster veldig, kan en "Må ha svar innen kl 13" være fint.

9. Ikke informere om referanse

Hvis noen har tipset deg om at du bør kontakte noe, så er det ofte smart å skrive i emnefeltet at du har blitt referert av en felles bekjent. Det er noe som gir deg troverdighet og skaffer deg oppmerksomhet.

"Thomas Jensen tipset om deg" bruker en del tegn, men det er veldig effektivt.