ProAct Systems AS:

Infostruktur er vår forretningsidé!

Informasjon og lagring av informasjon er en hovednøkkel til suksess i dagens næringsliv. ProAct Systems AS har tatt konsekvensen av det, og utviklet programvare og systemer for å lagre hurtig, sikkert og så enkelt som mulig. Samtidig er firmaet svært opptatt av hva kundene oppfatter som kvalitet. I løpet av de siste årene har ProAct Systems AS gått gjennom egne rutiner og prosedyrer for å høyne kundeoppfattet kvalitet.

Omar A. Lien (t.v) i ProAct Systems opplyser at Stein Smaaland på mange måter har fungert som en katalysator for firmaet.

Christian Ryg

Administrerende direktør Omar A. Lien legger stor vekt på det arbeidet som har foregått og de virkningene det har hatt for både de ansatte og for firmaet.

- Det hele begynte egentlig med at vi dro inn Stein Smaaland. Han har på mange måter fungert som en katalysator for firmaet. Vi fant raskt ut at vi måtte utvikle vårt eget system. Det måtte fange opp hva kundene ventet og hvordan de oppfattet kvalitet.

Dette var en prosess vi måtte gjennom. Jeg hadde tidligere jobbet med ISO 9002 sertifisering, og var ganske skeptisk til det presset og pålegg om rutiner som fulgte.

Vi hadde en ledergruppe med stor faglig bredde, og det er en fordel når man skal gjennom en slik prosess. Gjennom prosessen har vi fått et klarere bilde av kostnader og gevinster, og vi har ikke tapt på det arbeidet vi har gjennomført. Mer enn 99 % av alle kundene våre er fortsatt med. Resultatet er et bedre produkt og mer fornøyde kunder.

Vi fikk et nytt syn på verdikjeden i vår virksomhet, og vi fikk et system som kan brukes i mange sammenhenger. Kvalitetssystemet er lagt ut på vår interne webside, slik at det er tilgjengelig for alle medarbeidere. Fra tidligere hadde vi en god stillingsbeskrivelse, men vi manglet et totalt kvalitetssystem som medarbeiderne kunne forholde seg til.

Stein Smaaland understreker at han nok kom med ISO 9000 normene «i blodet». Det gikk imidlertid ikke lang tid før også han så fordelen med å utvikle et eget system for bedriften og legge mer vekt på kundeoppfatning når det gjaldt kvalitet. Sertifisering etter et standardsystem binder til regelverk og rutiner, og kan hindre bedriften i å utvikle seg i egen retning og til egen fordel. Det egen systemet blir mer fleksibelt og tilpasset spesielle forhold.

Vant erkjennelse

Lien legger vekt på at det første som skjedde var at man vant erkjennelse av hva som er viktigst. Behovet for å tilfredsstille krav fra kundene står i høysetet. Etter hvert fant vi andre goder, sier han.

Et kvalitetssystem stiller også krav til firmaet. Ad hoc løsninger må inn i system og endringer må gjennomføres systematisk. Samtidig stiller leveranser til kunder også krav til systematikk hos kundene. ProActs adm. direktør understreker at firmaet har et bredt spekter av kunder, og at ikke alle i utgangspunktet er like systematiske. De må da få klare meldinger om hvor viktig rutiner og systemer er for at alt skal fungere optimalt.

For ProAct Systems er det også viktig å ha et dokumenterbart kvalitetssystem fordi organisasjonen er spredt over hele landet. Spesialister kan sitte et sted og arbeide med prosesser for hele landet.

Hva slags kunder?

De fleste dataintensive bedrifter er potensielle eller nåværende kunder av ProAct Systems. Banker, kredittkortselskaper, mediebedrifter, offshorevirksomhet, helse og handel finnes godt representert. Mange av bedriftene stiller strenge krav til døgnkontinuerlig service som må være raskt på pletten om noe går galt.

Et eksempel på et nytt område der datalagring gjør arbeidet lettere og enklere, er lagring av røntgenbilleder. Det foretas i dag i en viss utstrekning, og Lien ser for seg at alle norske sykehus i løpet av forholdsvis kort tid skal kunne gå inn i et arkiv og hente ut røntgenbilder på personer som kommer til behandling. Det skal ligge inne både historiske og nye bilder, slik at man raskt finner de opplysninger man trenger om pasienten.

ProAct Systems har hatt markedet med seg og er i dag en av de tre største på det norske markedet når det gjelder lagringssystemer. Omar Lien er godt fornøyd med at virksomheten i Norge er den beste i Skandinavia for ProAct Systems. Selskapet er også det største i skandinavia på virksomhetskritiske lagerløsninger.

Når det gjelder næringsvirksomhet innen områdene transport, olje og energi, dekker ProActs systemer alle krav til kompabilitet til bl.a. Transq, Achilles og Sellihca.

Den beste løsningen

I følge Lien kan man ganske enkelt summere opp hva som gjør at kunden mener han har et bra datasystem. Dersom han aldri eller svært sjelden har behov for å ha kontakt med leverandøren.

Når en bedrifts lagerbehov overskrider en viss størrelse, oppstår en mengde problemer. Dette er et underkjent problem som overrasker mange.

Selskapet opererer med både kundemål og medarbeidermål og kvalitetsevaluerer jevnelig sine resultater. Månedlig sammenligner man også sine resultater med tidligere resultater i score cards innen moderselskapet.

Lien legger også vekt på at ansvar betyr at ingen medarbeider skal slippe en jobb i løse luften, men gjennomføre alle detaljer. Det krever en åpenhet i organisasjonen, både mellom ledere og ansatte, og medarbeidere i mellom. Med et effektivt internt IT-system kan man fange opp og registrere alle henvendelser og tilordne dem til saksbehandlere. Det er også mulig å sjekke tidsbruk for løsning av et problem.

Samtidig må ProActs konsulenter vite hvilket hardware og software en kunde har for å kunne hjelpe effektivt og hurtig. Det krever god datadisiplin både av selskapet selv og av kunden for til enhver tid å få oppdaterte svar. Lien sier at selv om man hører mye negativt om SuperOffice CRM system, så har ProAct Systems funnet at med riktig bruk er systemet faktisk meget bra. Blant ProActs øvrige interne IT-systemer inngår egentilpassete support- og installasjonssystemer fra Remedy.

 www.proact.no

-------------------

Kvalitetsfilosofi

Kvalitetspolitikk

ProAct Systems AS har som mål å sikre at hele organisasjonen arbeider for å oppnå kvalitet, kontinuerlig og effektivt.

Med kvalitet forstås tilfredsstillelse av avtalte kundekrav, dvs. kundeoppfattet kvalitet i alle ledd gjennom leveranser av avtalt løsning til avtalt tid og kostnad.

For å oppnå kvalitet, kontinuerlig og effektivt, vil vi søke å oppnå at:

Etikk

ProAct Systems AS vil følge god, etablert forretningsskikk, fundamentert på norsk lov overfor sine ansatte, kunder og leverandører.

www.logistikk-ledelse.no© 2004

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!