Motiverte medarbeidere øker produktiviteten

- Vi arbeider målrettet for å fange opp signaler fra våre medarbeidere og kunder. To ganger i året gjennomfører vi bl.a. medarbeiderundersøkelser for å fange opp nyttige signaler fra dem, sier adm. direktør Per. T. Lund i Sykehusapotekene ANS. - Motiverte og engasjerte medarbeidere er selskapets arvesølv. Det er en forutsetning for gode resultater.

Adm. direktør Per T. Lund i Sykehusapotekene opplyser at selskapet sammen med Veritas nå er i ferd med å implementere et nytt kvalitets- og styringssystem. - Det vil hjelpe oss til å bli bedre på kvalitet og rutiner, sier han. Foto: Trond Schieldrop

Trond Schieldrop

Hovedmålsetningen er å få medarbeidere i selskapets 19 sykehusapotek til å bevege seg fremover i takt med utviklingen. Medarbeiderundersøkelsen tar for seg hvilken jobb den enkelte skal utføre, rammebetingelser for å gjøre en bedre jobb og ledernes ansvar for å motivere og støtte de ansatte.

- Under vårens undersøkelse fikk vi en oppslutning på 82 prosent, sier Lund. - Det er en meget bra oppslutning og viser at tiltaket er nødvendig.

Stor reform

I 2001 fikk Norge en ny apoteklov som førte til større endringer i bransjen enn det man hadde sett gjennom bransjens 400 årlige historie. De største endringene har skjedd på eiersiden. Mens alle apotek tidligere var eid av fagpersoner (farmasøytiske kandidater), eies nesten alle de private apotekene nå av apotekkjeder.

Som en følge av sykehusreformen etablerte Helse Øst og Helse Sør Sykehusapotekene ANS i 2002. Selskapet har således de samme eiere som sykehusene, og skal sørge for at sykehusene og pasientene i de to regionene sikres legemidler og farmasøytisk kompetanse til lavest mulig pris.

Sykehusapotekene er en del av spesialisthelsetjenesten. Det er i dag 19 apotek i selskapet, med 600 ansatte og en forventet samlet omsetning i 2005 på 1,5 milliarder kroner. Det eier og driver de offentlige sykehusapotekene i helseregionene Øst og Sør. Det finnes tilsvarende, men mindre, foretak i de øvrige helseregionene. Nasjonalt står sykehusapotekene for ca 17 prosent av den totale legemiddelomsetningen i Norge.

Lund mener felles eierskap for helseforetak og sykehusapotek og organisering av sykehusapotekene i større enheter, gjør det mulig å utvikle effektive logistikksystemer og etablere felles elektroniske innkjøpssystemer og målekriterier.

Pr. juni var det til sammen 543 apotek i Norge. Av disse er 512 privat eide mens 30 er offentlig eide sykehusapotek. Apotekene i Norge drives i hovedsak som privat næringsvirksomhet; bare sykehusapotekene er offentlig eid.

Utviklingen etter at den nye apotekloven trådte i kraft, har ført til økt vekt på inntjening hos legemiddelgrossister og hos de privateide apotekene, sier Lund. Han mener både pasienter, sykehus og samfunnet som sådan har behov for offentlig eide sykehusapotek, som kan bistå spesialisthelsetjenesten uten tanke på økonomisk utbytte til eierne.

Kvalitet og rutiner

Sykehusapotekene ANS har et særskilt ansvar for å levere skreddersydd legemiddelproduksjon, uregistrerte legemidler, kostbare legemidler, legemidler med få brukere, farmasøytfaglig rådgivning og produsentnøytral informasjon til pasienter i og utenfor sykehus.

- Vi skal være sykehusets og pasientenes kompetansesenter for legemidler, sier Lund. Han legger til at selskapet sammen med Veritas nå er i ferd med å implementere et nytt kvalitets- og styringssystem. - Det vil hjelpe oss til å bli bedre på kvalitet og rutiner. Vi skal kunne dokumentere prosessene og sjekke at vi har gjort det vi har sagt vi skal gjøre.

Kvalitetshåndboken er nå på plass mens den overordnete strukturen vil være sluttført inneværende år.

- Da er 80-90 prosent av den sentrale prosessen sluttført, påpeker Lund, men det vil ta lengre tid å få alle apotekene opp på samme plattform. I løpet av 1-3 år vil dette arbeidet være sluttført.

Synliggjøre kompetanse

Lunds primære oppgave er å synliggjøre den gode kompetansen som er hos selskapets 600 ansatte mot selskapets eiere (sykehusene).

- Vi har mange faglig dyktige og engasjerte medarbeidere. Vi skal til enhver tid dokumentere vår verdiskapning. Klarer vi ikke å gjøre jobben er vi ikke fortjent den posisjonen vi har i dag. Med felles eiere er det enklere å oppnå felles målforståelse. Tilbakemeldingene fra dem er entydig positiv til de tiltak vi har gjennomført så langt.

Forsyning av varer

Hoveddelen av selskapets virksomhet er forsyning av varer til sykehusapotekene.

- Vi skal være sykehusets og pasientenes kompetansesenter for legemidler, og bidra til økt pasientsikkerhet. Vi skal også bidra aktivt til at kostnadene for helseforetaket og dets pasienter forbundet med legemiddelanskaffelse, -distribusjon, -produksjon og bruk, holdes på et så lavt nivå som mulig. Kostnadsbevissthet og kundetilfredshet skal være førende i alt vi gjør, sier Lund.

Over 50 prosent av virksomheten er logistikkrelatert, men det drives også produksjon av legemidler. I tillegg holder vi på med salg av tjenester, håndtering og informasjon.

Sykehusapotekenes formål

Felles for alle sykehusapoteker er at de skal sikre sykehusene legemiddelforsyning av riktig kvalitet til rimeligst mulig pris. Sykehusapotekene skal også være sykehusets og pasientenes kompetansesenter for legemidler og, så langt det er mulig, produsere de legemidler som ikke kan skaffes på annen måte.

- Vi sørger for å skaffe pasienter ordinerte legemidler slik at de kan gjennomføre legemiddelbehandlingen. Private apotek kan ha vanskeligheter med å skaffe kostbare legemidler med liten omsetning og legemidler som ikke er registrert i Norge. Vi lagerfører sjeldne og kostbare legemidler og utstyr når det er behov for det, og sikrer levering av legemidler med få brukere, uregistrerte legemidler, spesialproduserte legemidler og spesielt medisinsk utstyr dersom det kan skaffes, sier Lund.

Legemiddelproduksjon

Mange private apoteker produserer ikke legemidler forskrevet på resept til den enkelte pasient. Kommersielle aktører har lagt ned denne virksomheten da det ikke er mulig å drive lønnsomt.

- Vi tilvirker legemidler som ikke kan skaffes på annen måte og opprettholder kompetanse og lokaler som tilfredsstiller myndighetens krav til slik produksjon. Utviklingen innen sykehusene preges bl.a. ved nedgang i antall senger, mer intensivbehandling, redusert antall liggedøgn, mer poliklinisk behandling og dagbehandling samt økt samspill mellom spesialist- og primærhelsetjenesten, sier Lund.

- Ved skifte av omsorgsnivå sørger vi for at pasientene får legemidler på resept slik at det ikke blir opphold i behandlingen når pasienten utskrives. Vi registrerer at flere pasienter henvises fra private apoteker til sykehusapotek, som leverer eller sender medisin til pasienter i hele regionen. Vi sørger for fylling av smertepumper og antibiotika pumper og leverer intravenøs ernæring til pasienter som har behov for det. Slik sett kan pasienter med behov for avansert medisinsk behandling bo hjemme.

Kostbart å vedlikeholde

I dag produserer slike legemidler på alle 19 sykehusapotek i regionen. De største er Ullevål og Rikshospitalet hvor det er investert millioner av kroner i anleggene.

- Det er kostbart å vedlikeholde produksjonskompetansen. I de tilfellene det er mulig forsøker vi å kjøpe slike tjenester fra industrien. Det tar om lag ett år fra vi ansetter en medarbeider til at vedkommende er opplært og i stand til å foreta denne type produksjon.

Kundesignaler

Som en sentral rettesnor for vår videreutvikling og våre investeringer lytter vi løpende til våre kunder. Alle våre sykehuspotek samler systematisk inn signaler fra alle kundekategorier: fra leger, sykepleiere og andre sykehusansatte, samt fra pasientene, og fra eksterne kunder. På dette grunnlag identifiserer vi forbedringsområder, og gjennomfører interne konkurranser («benchmarking»), selv om vi alle er klar over at det sikreste beviset på at vi virkelig har forbedret oss er at kundene lokalt stadig blir mer tilfredse med oss. Siden vi satte kundeundersøkelsene i system i 2003 har Sykehusapotekenes kundetilfredshetsindekser økt innen alle kundekategoriene.

Avanserte IT-systemer

Legemiddelbransjen har kommet langt i utviklingen av IT-systemer.

- Alle våre produkter er lagerstyrt og integrasjonen mot grossist er godt ivaretatt. Den store utfordringen fremover blir å integrere systemene i apotekanleggene opp mot våre eiere og kunder. I første rekke dreier det seg om de nye elektroniske pasientsystemene som skal integreres på sykehusene. Det er vårt håp at man velger samme løsning, men mye tyder på at det ikke skjer, sier Lund, som mener det blir en betydelig utfordring å koble apotekenes systemer opp mot sykehussystemene.

- I tillegg er det elektroniske helsenettet på trappene. Sist men ikke minst elektroniske resepter, som skal integreres mot våre lagerstyringssystemer. Det er et stykke å gå før dette er i mål.

Lukkede løsninger

Lund synes det er beklagelig at de enkelte sykehusene i hans region som velger ulike og til dels proprietære løsninger.

- Det burde være mulig å finne frem til en felles plattform slik at vi fikk et sømløst system. Jeg har forståelse for at de enkelte foretak har forskjellige behov, men det burde være mulig å integrere disse gjennom åpne standarder.

Åpne systemer

Alle norske apotek bruker et felles system, men på forhånd var det ikke gitt at man ville ende opp med dette.

- Logistikksystemet Pharma Pro leveres av NAF Data, et datterselskap av Norges apotekerforening, opplyser Lund. - Systemet, som håndterer vår logistikk- og forsyningsfunksjon, er åpent og integrert mot vår bransje og grossister. Systemet er imidlertid ikke egnet til produksjon; der bruker vi i sykehusapotekene andre systemer. Hvis en sykehuslege har behov for en kreftkurblanding sender legen bestillingen elektronisk til et av våre sykehusapotek. Vi produserer blandingen, dokumenterer doseringen og sender både pasientinformasjon og kur tilbake til sykehuset. Det vil nok ta tid før vi får en tettere integrasjon mellom logistikk- og produksjonssystemet.

Nye Ahus - digitalt sykehus

Studier fra Sverige og andre land viser at man ved å integrere gode systemer og kvalitetssikre informasjonen og distribusjonen knyttet til dem, kan frigjøre mye sykepleietid og ressurser på post og klinikk.

- Et kjempespennende prosjekt i så måte er Nye Ahus på Lørenskog, som planlegges som et heldigitalisert sykehus. Her planlegges en helt ny forsyningsstruktur av legemidler. På Nye Ahus ser vi for oss at legen går visitten, har med seg en trådløs PDA, ordinerer legemidler i en enkel dose for den enkelte pasient, og sender den elektroniske bestillingen til sykehusapoteket. Vi produserer enkeltdosen og leverer denne tilbake i identitetsmerket pose hvor legen/sykepleieren kan strekkode posen og sjekke om pasientnavn og innhold stemmer med ordren, sier Lund.

I dette systemet er dagens medisinrom borte. Mesteparten blir levert via AGV´er eller rørpost. Prosjektet, som Sykehusapotekene er involvert i, er krevende fordi det i dag ikke eksisterer kobling mellom det elektroniske pasientjournalsystemet og sykehusapotekenes produksjons- og distribusjonssystemer. Det gjenstår et betydelig utviklingsarbeid som må være på plass før sykehuset åpner i 2008.

Stykkevis og delt

Lund håper AHUS-løsningen vil stimulere til implementering av identiske løsninger på dagens helseforetak og sykehus.

- I et pasientsikkerhetsperspektiv vil det tvinge seg frem slike løsninger, som setter kvalitet i høysetet. Nye Ahus-prosjektet har helt andre rammebetingelser enn det som er tilfelle på de eksisterende sykehusene. Her vil nok utviklingen gå stykkevis og delt. På Nye Ahus snakker vi tross alt om et helt nytt produksjonsanlegg med tilrettelagt forsyningsstruktur og en helt ny IT-funksjon i et nytt bygg. Det er svært vanskelig å tenke seg tilsvarende gode logistikk- og styringssystemer på for eksempel Ullevål Sykehus. Vi må få til del elementer innenfor IT, systemutvikling og kompetanse knyttet opp til overgangen mellom slike systemer.

Logistikkutfordringer

- Vår største logistikkutfordringer er å koble opp en forsyningsstruktur tilpasset fremtidens IT-løsninger med elektroniske pasientjournaler. Det blir et todelt løp. Vi vil gå i retning av det som kommer på Nye Ahus med en helt annen forsyningsstruktur. Vi kommer også til å utvikle nye samarbeidsrelasjoner mellom grossist, apotek og sykehus i forhold til produksjon, lagring og forsyning, avslutter Per T. Lund i Sykehusapotekene.

www.logistikk-ledelse.no© 2005

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!