Innkjøpsfunksjonen bør oppgraderes

En effektiv innkjøpsfunksjon blir en stadig viktigere konkurransefaktor i en global økonomi. Dersom bedrifter og organisasjoner skal få tilgang til rett kompetanse i fremtiden må det gjøres en kartlegning av dagens innkjøpsarbeid og en inventering av kompetansebehovet.

Roger Stokkedal

Med tanke på at kostnader for kjøpte varer og tjenester er den i særklasse største kostnadsposten for de fleste bedrifter, satser norske bedrifter overraskende lite på innkjøpseffektivitet og innkjøpskompetanse.

Lønnsomheten, definert som avkastning på investert kapital - rentabiliteten - kan prinsipielt forbedres på tre måter: Enten kan man øke inntektene, redusere kostnadene eller redusere kapitalbindingen. En effektivisering av innkjøpsfunksjonen påvirker alle disse faktorer!

Innkjøps påvirkning på kostnader

Når det gjelder innkjøp har man tradisjonelt fokusert mest på kostnadssiden og en stadig større andel av bedriftenes totale kostnader ligger også på innkjøpt material. Det er dog ikke alltid slik at lave innkjøpspriser gir lave kostnader. Dette kan virke som en selvfølge, men dessverre ser man alt for ofte at innkjøpere fokuserer på lave priser og ser bort fra kostnadsdrivende faktorer som transport, ordreadministrasjon, lager, kassasjon, svinn, ukurans, manko, kapital etc.

Selve innkjøpsprisen er ofte bare en liten del av de totale kostnadene. De totale kostnadene forbundet med et kjøp kalles Total Cost of Ownership (TCO) og er et kjent begrep i innkjøpskretser. Likevel er det overraskende sjelden man ser en TCO-analyse som virkelig tar hensyn til alle parametere. Selv i velkjente store bedrifter er kvaliteten på slike analyser ofte langt under middels. Resultatet av dette blir selvfølgelig feil valg av leverandører, lange ledetider, lageroppbygging som kommer som en overraskelse, kvalitetsproblem - for bare å nevne noe.

Uavhengig av hvilken type kostnader det gjelder, er det også viktig å være klar over at en spart krone er det samme som en ekstra krone i overskudd, mens en ekstra krone i salg alltid medfører økte kostnader. Dette kan illustreres med et enkelt eksempel. En bedrift har et marginalt dekningsbidrag på 5 %. Dette innebærer at en kostnadsreduksjon har 20 ganger så stor effekt som en tilsvarende inntektsøkning. Med andre ord; en kostnadsreduksjon på femti tusen får samme effekt som en inntektsøkning på en million kroner!

Når det gjelder kapitalbindingens påvirkning på lønnsomheten, er det dessuten slik at en fordobling av kapitalbindingen innebærer at overskuddet må fordobles for å oppnå samme lønnsomhet.

Innkjøp - et lederansvar

For at innkjøpsfunksjonen i en bedrift skal kunne bidra til lønnsomheten på en så bra måte som mulig, er det av avgjørende betydning at innkjøperne besitter rett kompetanse. For tjue år siden ble innkjøp av mange betraktet som et lavstatus yrke. I dag derimot med øket forståelse for supply chain management og betydningen av effektive forsyningskjeder, har mange bedrifter fått opp øynene for at effektivitet i innkjøpsfunksjonen er av avgjørende betydning for fremtidig konkurranseevne. «The purchasing function has become the General Manager of the external factory» skrev Alberto De Toni i en artikkel i Logistics Information Management, 2001. Bakgrunnen for denne uttalelsen er at kundeverdi i stor og økende utstrekning skapes med hjelp av et nettverk av leverandører av produkter og tjenester. Den bedrift som lykkes i å etablere og beholde det mest effektive nettverket vinner. Etter hvert som man begynner å innse dette innen norsk industri, vil også synet på innkjøp forandres, et syn som bør plassere innkjøp som en av de viktigste strategiske funksjonene i bedriften. I takt med at dette skjer, kommer også behovet for kompetanse blant innkjøpere å vokse.

Samtidig er det også slik at innkjøpsfunksjonen ser forskjellig ut i forskjellige bransjer. Behovet for innkjøpskompetanse varierer mellom forskjellige bransjer og bedrifter. For eksempel er det stor forskjell mellom produserende- og handelsbedrifter. Visse kunnskaper er dog like uansett hvilken bedrift vi snakker om. Dette gjelder for eksempel økonomi, logistikk, juridiske emner, språk, prosjektledelse, forhandling og IT. For å kunne skape mer spesialiserte innkjøpsutdanninger bør kompetansebehovet innen forskjellige bransjer kartlegges.

Det er dessuten slik at en effektiv innkjøpsfunksjon er viktigere i Norge enn i andre land, da vi har verdens høyeste kostnadsnivå. Norden har sammen med Tyskland de høyeste kostnadene for lønninger inklusive sosiale kostnader i Europa. Norge ligger på topp. Sammenlignet med Danmark, Tyskland, Sverige og Finland lå de norske industriarbeiderlønningene i 2006 henholdsvis 16 %, 20 %, 29 % og 38 % høyere. Sammenlignet med lønningene i USA, ligger de norske 144 % høyere! (Kilde: Internationella löner för industriarbetare - Löner och löneutveckling år 2000- 2006 för industriarbetare i 34 länder, Matts Larsson, mars 2008). For å beholde industri her i landet i fremtiden må vi med andre ord være smartere enn andre.

Les hele artikkelen i Logistikk & Ledelse nr. 10/2010.

-----------

Artikkelforfatter er utdannet siviløkonom og har tidligere arbeidet som journalist i Logistikk & Ledelse og som bedriftsrådgiver og kursholder innenfor logistikk i en rekke bedrifter. Han har de siste årene vært ansatt som amanuensis ved Department of Logistics & Supply Chain Management ved Linnéuniversitetet i Växjö.Roger Stokkedal

www.logistikk-ledelse.no © 2010