Den virtuelle bedrift gjør virkeligheten synligere

Mangt er vakkert her i livet. Spesielt betagende er skjønnheten i en optimalisert informasjonsflyt, i følge den forholdsvis ferske, logistiske doktorand, Sindre Bolseth, ålesunderen som er Logistics Manager i Norsk Hydro, Metal Markets. Med sin avhandling lanserer han nå «Den virtuelle bedrift», blant mye annet, i den hensikt å gjøre tidens stadig mer omfattende konkurransesituasjon synligere og mer håndgripelig.

Blir det landkjenning med tankene om den virtuelle bedrift, mon tro? Her er Sindre Bolseth fotografert ved monumentet som minner om Englandsfarten under andre verdenskrig. Statuen står på Skateflukaia ved indre havn i hjembyen hans, Ålesund. Foto: Nils Erik Langva

Der Odd Nerdrum baler med det skjønne, bare for påkalle påtalemyndighetens oppmerksomhet, har Bolseth konsentrert seg om et nyblikk på næringslivets verdikjeder i sitt arbeide mot doktorgraden. «Den virtuelle bedrift», er en sterkt utvidet oppfatning av hvor ledelse og styre kan arbeide med sine strategier og målsettinger. En modell, får vi tro, som unnlater å vekker mishag i skatteetaten i det minste.

Tiden går, uten at organisasjonsmodellene består. Og som den amerikanske devise så nennsomt antyder, vedrørende de mange, nye teorier, «same shit, new wrapping». Kan Bolseth simpelthen bare være en av mange nyordsnekrere?

Omfattende omlegginger

Han er i prinsippet åpen for problemstillingen, men påpeker at det er noe andre får bedømme.

- I Hydro har vi et par omfattende omlegginger på gang, med bakgrunn i tankene fra avhandlingen min. Og jeg vil gjerne nevne at avhandlingen gir anvisning på mange praktiske tiltak. Den bærer således tittelen, «The Extended Enterprise Operations Model Toolset». La meg understreke at den også drøfter IT-løsninger og legger vekt på hvordan disse er helt sentrale i virkeliggjøringen av tankene jeg presenterer.

- Men for bare få år siden slo lederpretendenter og organisasjonssynsere om seg med at alle de som ikke besørget ISO-sertifisering temmelig brennkvikt, måtte belage seg på en død i uskjønnhet for bedriftene sine. I dag lever de i beste velgående, noen med solid balanse i regnskapet, uten et eneste sertifikat, kursbevis, eller ny organisasjonsmodell for den saks skyld. Kanskje med bare fjernt kjennskap til TQM, LEAN, Smart Produksjon, Just in Time, klyngesamarbeid eller hvilket idétilfang som ellers må tilflyte fra parnasset. Så hva med bare å komme i gang, virtuell bedrift eller ikke?

- Min intensjon er å bidra til at vi får sterkere bevissthet på bedriftsstyring og -ledelse, som går ut over egne fire vegger. Behovet for nye tankemåter er betydelig, etter min oppfatning. Konkurransen fra Østen har drevet frem stadig økende virksomhet utenfor vårt eget lands grenser, med mye outsourcing. Kravene til styring, organisasjon, logistikk og produksjon har endret seg voldsomt. Informasjonsflyten har på få år endret seg fra et interessant strategiområde til et driftskritisk. «Den virtuelle bedrift» er en organisering som systematiserer og gjør tilgjengelige alle nye og utenforliggende rammebetingelser og parametre og bringer dem inn som del av egen drift. Den virtuelle bedrift er et langsiktig og strategisk samarbeid mellom minst to bedrifter for å sikre en overlegen verdiskapningsprosess og en bærekraftig konkurranseposisjon.

Mindre kontroll større risikoer

Både innlands og utenlands har økende grad av outsourcing, etter de funn Bolseth har gjort, ført til mindre kontroll, mer kompleksitet, større usikkerhet og flere risikoer.

- Dessuten er markedene i dag globale i en helt annen grad, og bedriftene har bare delvis, direkte kontroll over prosessene i verdikjeden. Forklaringen er mer samhandling med andre og dermed gjensidig avhengighet i mange prosesser. Nye systemer som motvirker tap av kontroll er helt nødvendige for å skape konkurransefortrinn fordi løsningen ikke ligger i å trekke seg inn i seg selv. Etablering av en virtuell bedrift kan i stedet være veldig effektivt.

- IKT er en av de viktigste bærebjelkene i verdikjedesamarbeid og etablering av en virtuell bedrift, kanskje den aller viktigste. Imidlertid er det ikke tilgjengelig IKT i dag, som støtter mine tanker.

Doktorgradarbeidet til Bolseth viser at de fleste bedrifter faktisk drukner i informasjon, men sliter med å få tak i den de ønsker eller burde ha.

- Derfor ligger stort potensial i å filtrere bort alt som er uviktig, og konsentrere seg om den marginal og vesentlige informasjonen. IKT-systemene må utvikles mot å bringe den nødvendige klarhet og enkelhet. Den må fange opp potensielle kritiske hendelser, og føre til handling før problemer oppstår og genererer kostnader.

Enkle logistikkmodeller

- Men er utviklingen nå slik at bedrifter snart bare kan legges i hendene på sprenglærde IT-professorer, som bruker logaritmer for å begripe verdens beskaffenhet?

- Overhodet ikke. Jeg er klar tilhenger av forenklinger hvis vi dermed optimaliserer resultatene. Men jeg ser også store fordeler med modeller for styring, noe som ikke er ensbetydende med forvansking. Vi åpner bare for at alle kan forholde seg til samme sett av verktøyer.

Dersom informasjonsstrømmen visualiseres gjennom flytdiagrammer og på annen måte og støttes av praktisk orientert IKT så behøver ikke den virtuelle bedriften og styringen av den være unødig komplisert. Hver og en skal kunne styre sine funksjoner med programvare som fungerer intuitivt for brukerne.

Man bør derfor utarbeide enkle logistikkmodeller med sanntidsinformasjon, som kan gi rask og mest mulig selvforklarende beslutningsstøtte. Den som for eksempel skal lede lossing av et skip må kunne skjønne informasjonsstrømmen fra hele kjeden med et blikk eller to på skjermen foran seg, og kunne gå direkte til beslutning hvis mulig, og uten å måtte bla seg gjennom hauger av papirer, fraktbrev, produksjons- og seilingsrapporter, som ofte er gamle, ikke oppdatert og inneholder feil.

Alle må ha tilgang

Et veldig viktig poeng er at alle beslutningstagere i eget firma og hos utenforstående som er involverte, må ha tilgang til akkurat den samme informasjonen på samme tid.

- Utviklingen av interne internettportaler, eller styrestudioer, er ett av mine forslag som kan bidra til effektive løsninger for å få til den nødvendige samordning og optimalisering.

I Hydros nye programvare, som anvender tankesettet fra doktorgraden jeg har arbeidet mot, er for eksempel målet at vår planlegging ikke utsettes til når et skip med råvarer kommer inn i norsk farvann, for å ta et konkret eksempel.

I tidligere tider lå gjerne en rekke skip på reden, som man sa, og ventet på lossing. Men selv om situasjonen ikke er slik her til lands nå, så oppstår stadig flaskehalser fordi planlegging og gjennomføring hos leverandør og mottaker ikke i tilstrekkelig grad skjer som deler av samme verdikjede.

Se inn i fremtiden

I stedet for å bruke tiden til å vente forsøker vinnerne nå å se inn i fremtiden ved hjelp av virtualiseringer, modelleringer og ulike former for visualisering og på den måten synliggjøre planlegging og konsekvenser langs en utvidet, eller virtuell, verdikjede.

- Alt kan skje i meget konkret form, og da blir fremtiden håndterbar. Alt dette har jeg altså forsøkt å systematisere med å foreslå en ny type virtuell bedrift, og ikke minst med de verktøyer som er nødvendige for den typen bedrift.

Jeg ser ikke forslagene mine som flyktige teoretiseringer men veldig jordnære tilnærminger til en fremtid som allerede er her.

- Tidligere i samtalen berørte vi en del kjente begreper innenfor ledelse og organisasjonsutvikling. Enkelte kritikere av dem har til og med ordet frempå om ikke verdikjedebegrepet også bare er en slags luftig, tom frase?

- Vel, kritikken kan vel sies å ha aldri så liten gyldighet fordi ikke alle nødvendigvis legger nøyaktig samme forståelse i terminologien i alle dens detaljer. Selv om begrepet etter hvert har fått noen tiår på seg, kan det muligens sies å være forholdsvis nytt likevel. På den annen side er vi vel alle enige om at noe kommer inn i ene enden av en virksomhet, gjennomgår prosesser og kommer ut på andre enden, etter en eller annen form for bearbeidelse. Jeg tror vi skal slå oss til ro med at fordelene er åpenbare ved at vi systematiserer denne flyten av ressurser og verdier. Om vi gir den betegnelsen, verdikjede, kan vel heller ikke sies å være udelt negativt.

--------

Forklaring av begreper

Business drivers er krefter, problemer, hindringer, men også muligheter som enhver bedrift møter. Typiske slike business drivers er global konkurranse, forsyning og prosesser, kontinuerlig fokus på kostnadsbesparelser, rask og rivende utvikling innen IKT, stadig kortere tidssykluser og økende krav om kundetilpassning. Til sammen er dette krav som rett og slett tvinger frem samarbeid mellom bedrifter.

betyr at bedrifter må samarbeide med sine kunder og leverandører, for å overleve eller forbedre/vinne markedsandel.Verdikjedesamarbeid

og «information visibility» er viktige i verdikjedesamarbeid, på grunn av begreper som, «informasjon som erstatning for lager». Deling av informasjon gjør bedriftene bedre i stand til å håndtere den fysiske ledetiden, med andre ord styrke mulighetene til å se hva som kommer rundt neste sving (seeing the future) og være proaktive. Dermed trenger de ikke bruke tid og ressurs på de 90 - 95 prosent av prosessene som går som planlagt, men i stedet skjerpe fokuset på de prosessene som kan skape potensielle problemer og store kostnader (exception management).Informasjonsdeling

, er enkle, intuitive, visuelle modeller som kan gi god og rask forståelse og beslutningsstøtte i verdikjeder. Kjedene er ofte komplekse og man ser sjelden hele bildet eller alle konsekvenser av egne handlinger, og hvordan de påvirker andre (med andre ord fare for sub-optimalisering).Visualisering

er et virtuelt kontrollrom for virtuelle bedrifter og forutsetter IKT som kan binde verdikjedepartnerne sammen. Et styrestudio skal alltid ha den informasjonen som trengs, ved hjelp visuelle, interaktive modeller, og robuste beslutningsstøtte verktøyer.Styrestudio

Sitater fra doktorgradavhandlingen

«Firmaer og konserner må skape langsiktige og strategiske verdikjedesamarbeid med sine partnere. Ufordringen er å forme holistisk (overgripende, med oversikt på hele kjeden) integrasjon av prosessene langs verdikjeden, skape tillit mellom partnerne, etablere felles beslutninger, planlegging, kontrollrutiner, omforente prinsipper og mekanismer, samordne sine evalueringsmetoder og til syvende og sist skape konkurransedyktige kundefordeler»

«Informasjonsteknologi er et nøkkelbegrep for resultatoppnåelse og støttefunksjoner innfor den virtuelle bedriften. Imidlertid er IKT systemene ofte lite ensartede og samkjørte mellom aktørene i verdikjeden og samtidig kan hver enkelt bedrift kan ha forskjellige systemer internt. Mange selskaper mangler derfor evne til den respons og den kapasitet kundene krever. Målet, og dermed utfordringen, er at alle systemer er på felles plattform, med ett kontaktpunkt, som alle brukerne i den utvidede bedriften kan nå fra hvilket som helst sted, når som helst»

«Skjønnheten, og den innebygde kraften til informasjonen, er at informasjonsflyt ikke har de samme begrensinger ved ledetid som verdikjedens produksjonsprosesser eller materialflyten dens. Materialflyten, fra utgangspunktet og til kunden, kan strekke seg over dager, uker, måneder eller til og med år, mens informasjonen kan forflytte seg langs den samme linjen på et blunk»

«Manglende eller ufullstendig informasjon langs verdikjeden kan skape betydelige problemer, som for eksempel overinvesteringer i råvarer og materiell, dårlig kundeservice, tapte inntekter, feilaktige kapasitets- og effektivitetsplaner, inneffektiv transport eller tidsfrister som ikke overholdes - for å nevne noe»

«Visualisering eller informasjonsdeling innebærer flyt av korrekt informasjon som ledelsen har behov for, og dessuten, kontrollmuligheter for prosesser i den virtuelle bedriften. Hver node (knutepunkt) tilknyttet IT nettverket i kjeden har gjennomsiktighet til hele den virtuelle bedriften. Dette skjer både oppstrøms og nedstrøms, fra styrerom til butikkdisk. Alle knutepunktene har full oversikt på årsplaner, prognoser, ordre/avbestilling, ordrestatus, produksjonsplaner, lagerbeholdninger for forskjellige nivåer, og alt sammen for hele den virtuelle bedriften. Dessuten kommer informasjon øyeblikkelig, eller enda bedre, den kommer på forhånd, vedrørende når, hvor og hvorfor problemer oppstår. Med andre ord, informasjonsdeling har potensial i seg til å gjøre et million kroners problem til et tusen kroners problem»

«Verdikjeder er alt annet enn brukervennlige, og hendelser og begivenheter langs den totale kjeden kan være vanskelige å forstå, for ikke å snakke om å forutse dem. Derfor er modelleringer, spesielt de med gode, gjennomtenkte og solide verktøyer for visualisering av hva som skjer i kjeden, til hjelp med å forenkle de kompliserte og dynamiske strukturene i verdikjeden. Slik hjelper verktøyene med strukturering, omforming, forenkling og visuell presentasjon av data, fra modellene eller hendelser i sanntids databaser. Dette slik at ledelsen raskt kan ta tak i alle situasjoner og handle med bakgrunn i oppdatert informasjon»

«Utfordringen er å lede/styre og kontrollere den virtuelle verdikjeden, dvs informasjonsflyten slik at den fungerer som støttefunksjon for den fysiske verdikjeden og samtidig utvider og forbedrer den. Denne utfordringen kan konkretiseres slik:

«EE Operations Model (styrestudio/portal for aktørene) er utviklet for å visualisere, planlegge og kontrollere informasjons- og materialflyt i den virtuelle bedriften. Et styrestudio opereres fra datamaskiner og er webbasert. Det sikrer effektiv og kordinert planlegging og kontroll, sanntids informasjon og kommunikasjon og fungerer som on-line arkiv for alle kritiske aktiviteter for den virtuelle bedriften»

www.logistikk-ledelse.no © 2011

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!