Nettbasert markedsportal forenkler den grafiske logistikken for If

Forsikringskonsernet If hadde et ønske om å forenkle logistikken for grafisk materiell og profilartikler for sine landsdekkende kontorer. Løsningen ble en nettbasert markedsportal som er integrert både med trykkeri- og lagerforbindelse.

Bestillingene fra If går rett inn i produksjonssystemet til CopyCat. De fleste oppdragene produseres her, ved deres produksjonsavdeling i Drammen.

Egil Smalberget

Visittkort, markedsmateriell og profilartikler er en viktig del av hverdagen for de 30 kontorene som bærer navnet assurandør.no i If-konsernet. Her er storforbruk av trykksaker, alt fra visittkort og kontorrekvisita til markedsmateriell og - ikke minst - profilartikler som klær og "give-aways". Logistikken for materiell og profilartikler var tidligere kjennetegnet av flere produksjonssteder, høy tidsbruk og manglende kvalitetssikring. Forretningsutvikler Lars-Erik Ovesen i If forteller at hverdagen nå er helt annerledes.

- Vi fikk utviklet en nettbasert markedsportal i samarbeid med CopyCat. Gjennom den kan alle kontorene nå bestille materiell og profilartikler på ett sted. Det reduserer tidsbruken og forenkler varehåndteringen betydelig, samtidig som det gir oss sentral oversikt over alt som bestilles. Et annet viktig poeng var å kvalitetssikre produksjonen, slik at for eksempel visittkort alltid blir produsert på samme papirtype og at logofargen vår alltid har identisk fargesammensetning, forteller han.

PDF til produksjon

Brukerne ved hvert kontor har unik innlogging i portalen, det sikrer både god historikk i systemet og at leveringsinformasjonen blir korrekt. Ved bestilling av eksempelvis visittkort legger bestilleren selv inn de variable dataene i malen. Ordren går enten til produksjon hos CopyCat eller til lagerplukking hos Makecom, som er samarbeidspartner på lagertjenester. Hans Olav Grøndahl hos CopyCat forteller at produksjonsordrene går automatisk inn i trykkerikjedens produksjonssystem.

- Produksjonsteknisk informasjon om papirtyper, fargebeskrivelser og kalibreringsdata er forhåndsdefinert i systemet, det samme gjelder kundens leverings- og fakturaadresse, forteller han.

Grafisk produksjon er i hovedsak basert på PDF-dokumenter som input, og det er dette som genereres i systemet. I fellesskap har If og CopyCat bygget opp PDF-maler for alle typer trykksaker som skal være tilgjengelig for de 30 kontorene.

- Dette gir oss bedre vareflyt for alt av grafisk materiell, dermed får lokalkontorene mer tid til salg og kundebehandling, understreker Lars-Erik Ovesen i If.

Skreddersydd løsning

De selvstendig eide kontorene, beliggende fra Kristiansand i sør til Hammerfest i nord, markedsføres som en integrert del av If. Nettopp derfor er det viktig for If å rendyrke en helhetlig firmaprofil. Visittkort, brevark, brosjyremateriell og annet skal se identisk ut uansett hvilket kontor man mottar det fra, forteller Ovesen, som har vært prosjektleder for implementering av markedsportalen. Målet var å forenkle logistikken og samtidig unngå trykksaker som ikke tilfredsstilte kravene i profilhåndboka. Etter fire måneders drift med CopyCats markedsportal ser Ovesen at valget av løsning var riktig.

- Vi vurderte ulike løsninger, men falt for brukervennligheten og skalerbarheten i denne løsningen. Det har vært enkelt å få alt skreddersydd etter våre krav og til våre produktgrupper, og vi ser at det er en fremtidsrettet løsning. Eksempelvis kan det lokale kontoret enkelt legge på en QR-kode i trykksakene som leder mottageren rett til dette kontorets nettsider. På produksjonssiden ser vi at CopyCat har moderne produksjonsutstyr og kapasitet til å håndtere våre volumer og leveringskrav. Det aller viktigste er at markedsportalen gir oss mer tid til å ta vare på kundene våre. Forsikring er en ekstremt prisfokusert og konkurranseutsatt bransje. Når vi velger å opprettholde lokale kontorer med høy grad av personlig service, er det viktig å legge forholdene til rette slik at de kan bruke tiden på kundeoppfølging og ikke på vareflyt, og det er denne løsningen et solid bidrag til, avslutter han.

-----------

Markedsportal hos assurandør.no

Nettbasert løsning for fremstilling og bestilling av alle typer trykksaker, inndelt i kategoriene Visittkort, Markedsmateriell, Kontorrekvisita og Klær & profilartikler. Portalen er passordbeskyttet og gir brukerne tilgang til redigerbare maler for ulike oppdrag. Så snart bestillingen er iverksatt, overføres en produksjonsklar PDF-fil til CopyCats produksjonssystem eller det genereres en plukkordre hos logistikkpartneren. Løsningen driftes av CopyCat, men er tilpasset Ifs designprofil.

www.logistikk-ledelse.no © 2012

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!