En nøkkel til kostnadsbesparelser

I de siste årene har stadig flere virksomheter gått fra å anse innkjøp som en ren skaffefunksjon til å bli et strategisk virkemiddel for å få kontroll på kostnadene. Et viktig verktøy i denne forbindelse er innkjøpsanalyse. En slik analyse vil gi oppdatert og nødvendig kunnskap om kostnadsbildet i virksomheten, noe som er avgjørende for å kunne gjennomføre tiltak for å få ut besparelsespotensialer. Artikkelen gjennomgår i korte trekk hvilke elementer som bør dekkes i en slik analyse og beskriver typiske forbedringsområder basert på slike analyser.

Innkjøpsanalyser krever fokus og forankring i virksomhetens ledelse, og er derfor både ressurs og kompetansekrevende. Illustrasjonsfoto: Crestock

Frode Richardsen og Terje Nilsen

Historisk sett har innkjøp og innkjøperrollen hatt en mindre strategisk betydning for virksomheten, hvor innkjøperen i stor grad har anskaffet varer/materiell. Dette bildet er dramatisk endret de siste tiårene hvor blant annet bortsetting av tjenester (outsourcing) har vært en trend for å fokusere på virksomhetens kjerneområder. Outsourcing har gjort virksomheter i stand til å kutte kostnader i egen virksomhet, men også ført til at innkjøperen har blitt en viktig aktør for å sikre at dette gir et reelt kostnadskutt på bunnlinjen ved å tilføre virksomheten den tjenesten som trengs med det rette kostnadsnivået. Når vi i tillegg vet at kostnadene knyttet til innkjøp av varer og tjenester kan være i størrelsesorden 70 til 80 prosent, så understreker dette ytterligere viktigheten av innkjøperen for virksomheten.faktisk

Normalt blir innkjøpsaktiviteter håndtert gjennom virksomhetens ulike applikasjoner, for eksempel økonomisystemer, ERP, eProcurement, fakturaflyt, P-card, MRP og vedlikeholdssystemer, og manuelle rutiner, for eksempel gjennom reiseregninger og kostnadsrefusjoner. Dette gjør konsolidering av innkjøpsporteføljen vanskelig, og spørsmålet melder seg: «Har vi virkelig kontroll over innkjøpsporteføljen?» Det er her innkjøpsanalysen kommer til sin rett som et nyttig verktøy for å få kontroll over porteføljen og kostnadene knyttet til denne.

Innkjøpsanalysen i praksis

For å oppnå et helhetlig bilde av innkjøpsporteføljen bør en analyse inneholde både en kvantitativ del og en kvalitativ del. Den kvantitative analysen bør blant annet inneholde informasjon om:

Den kvalitative analysen bør inneholde informasjon om virksomhetens innkjøpsstrategier for strategiske og ikke-strategiske kjøp, samt kjøp som håndteres sentralisert vs desentralisert. En gjennomgang av disse områdene i analysen vil sette fokus på om disse er oppdaterte i forhold til dagens situasjon, eller om det er nødvendig å gjøre endringer i disse for ytterligere å kunne profesjonalisere innkjøpsfunksjonen i virksomheten.

I praksis baseres innkjøpsanalysen på en gjennomgang av regnskaper, relevante innkjøpsdokumenter og avtaler, understøttet av intervjuer med et utvalg sentrale personer i organisasjonen som påvirker eller har befatning med innkjøp direkte eller indirekte. Intervjuene bør blant annet legge vekt på å finne hvordan innkjøp faktisk gjennomføres i forhold til virksomhetens innkjøpsmål og strategier, samt hvordan dette gjøres i forhold til beste praksis i sammenlignbare virksomheter i markedet generelt.

En slik analyse bør munne ut i en liste over besparelseskandidater i innkjøpsporteføljen der disse er klassifisert ut fra det økonomiske besparelsespotensialet, forventet ressursinnsats og vanskelighetsgrad i å oppnå besparelsen.

I praksis ser vi mange forbedringsområder, hvor noen typiske eksempler er:

Innkjøpsanalyser krever fokus og forankring i virksomhetens ledelse, og er derfor både ressurs og kompetansekrevende. Men vår erfaring er at dette skaper varige besparelser, økt fokus, prioritering og anerkjennelse av innkjøpsfunksjonen i selskapet. Innsatsen betaler seg mange ganger kostnaden!

--------------

Frode Richardsener utdannet Cand. jur. og er i dag ansatt som seniorrådgiver ved Inventura AS. Han har mer enn 10 års erfaring med kontrakter, kontraktsrett, kontraktsforhandlinger og anskaffelser nasjonalt og internasjonalt. Hans kjernekompetanse er innen planlegging og gjennomføring av strategiske anskaffelser, forhandlingsledelse, prosjektledelse, effektivisering av innkjøpsprosesser, utvikling av kontrakter og innkjøpsmaler.

er utdannet Cand. scient. i matematikk, samt Master of Management, og er i dag ansatt som rådgiver ved Inventura AS. Han har mer enn 10 års erfaring innen fagområdet SCM/logistikk. Hans kjernekompetanse er innen analyser (bl.a. lagerhold, levetidskostnader, innkjøp), prosessforbedringer (Lean), konseptutvikling og prosjektledelse.Terje Nilsen

er et konsulentselskap med over 60 konsulenter som tilbyr strategisk, juridisk og operativ bistand knyttet til Supply Chain Management, offentlige anskaffelser, innkjøpsprosesser, Facility Management og endringsledelse. Selskapet har kontorer i Bergen, Oslo, Malmø, London og Edinburgh.Inventura AS

www.logistikk-ledelse.no © 2012

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!