Nå går plukkerne så lite at de får gratis trening for å holde formen oppe

- Et effektivt lager er et der du går lite og plukker ofte. Før vi innførte WMS gikk operatørene våre ca. 10 kilometer om dagen. Nå går de mellom fem og seks, sier Hans Petter Henriksen, logistikkdirektør i Telefast AS, som årlig distribuerer mellom 1 og 1,2 millioner mobiltelefoner. - Men vi tenker selvfølgelig på våre ansattes helse og kompenserer med å gi dem gratis trening, legger han til med et stort smil.

Med fingermontert scanner og PDA plukkes opptil 15 ordre samtidig. Foto: Henning Ivarson

Henning Ivarson

Når man ser på forholdet mellom omsetning og antall medarbeidere, har nok enkelte bedrifter en smartere forretningsidé eller opererer i en mer lukrativ bransje enn de fleste andre. Det gjelder eksempelvis mobiltelefondistributøren Telefast som med sine drøye 40 ansatte omsetter mobiltelefoner for ca. 1,7 milliarder i året.

Selskapet ble etablert i år 2000 og fire år senere ble det en del av Kjedehuset AS som er eid med 49 prosent av Telenor Telecom Solutions AS, mens de resterende aksjene er fordelt på selskapets faghandelskjeder og sentralt ansatte.

Årlig selges det nå rundt to millioner mobiltelefoner her i landet, og av dette går mellom 1 og 1,2 millioner gjennom Telefast som dermed er landets klart ledende leverandør. De viktigste kundene er Kjedehusets egne faghandelskjeder; Nordialog, Telehuset, Telekiosken og Telenorbutikken, men Telefast er også lagerhotell for Expert i tillegg til å levere til andre telebutikker, Spaceworld og lignende kjeder. Også Elkjøp er også på kundelisten, men siden denne kjeden i all hovedsak etterforsynes fra eget sentrallager i Jönköping dreier det seg om støttekjøp som Telefast sender dit.

- Vi er frittstående og er ikke låst opp i noe, men på grunn av eierkonstellasjonen dreier salget seg hovedsakelig mot de som har med Telenor å gjøre. De eneste vi ikke har direkte avtale med er butikker som tilhører Netcomsystemet, oppsummerer logistikkdirektør Hans Petter Henriksen.

Produktsortimentet til Telefast omfatter kjente produsenter som iPhone, Samsung, Nokia, Sony, Doro etc. som primært leveres til norske forhandlere.

Datterselskapet Telenordic AS har kun HTC, men har til gjengjeld enerett på salg og distribusjon i hele Norden.

- Med kun ett merke er de naturligvis avhengig av markedsresponsen. Da de startet i 2010 hadde de fem modeller som alle fikk kjempescore. Resultatet ble et fantastisk år hvor omsetningen endte på nesten 1,8 milliarder. Med altså bare fem artikkelnummer, poengterer Henriksen. - Men etter hvert kom iPhone på banen for alvor og i fjor endte de på 1,3 milliarder. Men det er vel ikke så galt det heller med tre ansatte. De holder for øvrig til der oppe, sier han, og peker opp på en temmelig beskjeden messanin i lageret til Telefast

Eksplosiv vekst

I praksis fungerer Telefast som lageret til de aller fleste av kundene sine.

- Vi har et selvpålagt mål om en høy servicegrad og gir oss selv juling hver eneste dag for å gjøre oss attraktive. Vi har bygget inn mye fleksibilitet og forsøker å gjøre det mest mulig forutsigbart for kunden. Det er en av suksessfaktorene våre, sier Henriksen.

Og suksess har de hatt. Etter noen kvantesprang der omsetningen først økte fra 800 millioner til 1,2 milliarder og deretter til 1,5 milliarder, ble situasjonen for noen år siden uholdbar. Da hadde selskapet vokst seg ut av både sitt eget lager på Skolmar utenfor Sandefjord og et innleid bulklager i tillegg til at alle telefonene som ble solgt gjennom Telenors netthandel var satt ut til en ekstern TPL-aktør.

Henriksen betegner det derfor som en lykkens dag da de i 2008 kunne samle all virksomheten i et helt nytt bygg mellom Fokserød og Sandefjord Lufthavn Torp, rettere sagt i Nordre Kullerød, eller Electric Avenue som den også kalles.

Innførte lagerautomater

Selv hadde han mange ideer om hvordan det lageret burde se ut for å oppnå så ensrettet vareflyt som mulig og unngå kryssende interntransport i tillegg til blant annet et stort ekspedisjonsområde. Element Logic AS fikk oppgaven med å tegne layout og innrede det nye lageret på 1.750 kvm. Henriksen forteller om et tett og godt samarbeid med logistikkonsulent Kjell Blakseth i Element Logic og ikke minst et godt sluttresultat.

- Året før innflyttingen hadde vi i snitt 22.000 forsendelser i måneden. Den første måneden her sendte vi ut 33.000 forsendelser, og det med tre årsverk mindre og mindre bruk av overtid.

Til det nye lageret leverte Element Logic også to Kardex Megamat lagerautomater som er øremerket for Telenors netthandelsvirksomhet.

- For slike én til én-ordre er automater helt ypperlig, sier Henriksen. - Årsaken til at vi ikke har flere telefoner lagret i automater er fordi vi også håndterer mange store ordre. For eksempel er Nordialog store på SMB-markedet, så når de kjøper er det ikke snakk om en telefon eller to, men kanskje en pall. Da sier det seg selv at det er langt enklere å la dem bli liggende på den. Ofte går ikke pallene en gang inn på lokasjon, men går fra varemottak og rett over på en budbil.

Begynte å miste oversikten

Henriksen forteller at Telefast har stabilisert seg på rundt 350.000 forsendelser og 525.000 varelinjer i året. De store volumene medførte at han begynte å miste oversikten over det som skjedde på lageret og i tillegg slet de med fem flaskehalser.

- Vi arbeidet tungvint. Alt var manuelt og vi opplevde titt og ofte at en plukkliste ble borte. Med opptil 2.500 slike papirutskrifter om dagen var kanskje ikke det så rart. Vi slet også å kartlegge hvilke ressurspådrag som var nødvendig for å bli ferdig. Plukklistene måtte dessuten sorteres i forhold til hvilke limits vi hadde, og bare det arbeidet kunne ta et par timer. Våre egne medarbeidere plukket effektivt, men vi hadde alltid problemer med vikarer. Ofte triplet plukkfeilene seg under ferieavviklingen i juni og juli.

WMS ble løsningen

Henriksen og Telefast manglet med andre ord et lagerstyringssystem. Slikt sett er det naturlig å spørre ham hvorfor ikke et WMS var på plass allerede da de tok det nye lageret i bruk i 2008.

- Jeg har et mantra og det er keep it simple. Ikke ha for mye pådrag og hele tiden spørre hva som er riktig for oss. Men vi var nok litt for tilbakeholdne fordi det tross alt fungerte godt i begynnelsen. Samtidig var jeg veldig klar over at all empirisk forskning tilsa at vi måtte finne et lagerstyringsløsning for å kunne fortsette som distributør.

Omfattende forprosjekt

Et forprosjekt startet opp i 2011 og WMS-anskaffelsen ble satt ut på anbud.

- Selv om Element Logic var vesentlig dyrere enn de andre tilbyderne valgte vi likevel å høre på deres suksesshistorier med blant annet Komplett og Bertel O. Steen og valgte å satse på deres EWMS, forteller Henriksen. Han vektla dessuten at de er kjent for sin nærhet til kunden og være onsite i forhold til service, i tillegg til gode relasjoner med PDA-leverandøren Lexit som holder til rett i nærheten av Element Logic på Kløfta.

At Element Logic leverte det dyreste anbudet, forklarer for øvrig Kjell Blakseth med at de var ærlige og sa at systemet måtte testes og at Telefast måtte være villig til å bruke penger på det.

- Andre syntes ikke det var viktig og tonet det ned. Vi sa imidlertid klart fra at ingen ting kommer ikke gratis seilende på en fjøl.

EWMS-softwaren utvikles av Element Logic på Kløfta og supporteres i egen organisasjon. Henriksen hadde en rekke møter med både salgsrepresentant, prosjektleder og utviklere, og han fremhever verdien av å kunne ha dialog med folk som faktisk kunne logistikk og ikke bare data.

Sett fra leverandørens side, fremhever salgssjef Terje Skjølberg i Element Logic betydningen av et reelt engasjement fra kundens side.

- Vi gikk mange runder og utfordret hverandre. Snudde alle steiner, var kritiske og fikk frem all kompetansen Telefast satt med. Mange som tilbyr WMS snakker om plug & play. Vi mener at det er gal vei å gå. Da kan kunden fort risikere å måtte tilpasse driften veldig mye i forhold til det du i utgangspunktet er på jakt etter, sier Skjølberg.

Forarbeidet tok lengre tid enn planlagt, men Henriksen syntes det var helt greit siden de på den måten ville være sikre på at den endelige løsningen ble slik de trodde den skulle bli.

- De mange testene vi utførte i forkant medførte dessuten at alt fungerte da vi gikk live 1. april i fjor. Småkaoset som ofte oppstår når man går fra ett system til et annet var helt fraværende, og jeg tror ikke mange andre virksomheter har gjort dette like knirkefritt, sier Blakseth.

Mange forbedringer

Etter innføringen av WMS forteller Henriksen om en helt annen hverdag på lageret. Det produseres vesentlig mer samtidig med at bemanningen er blitt redusert med tre årsverk. Antall plukklister pr. dag pr. ansatt har eksempelvis økt fra i gjennomsnitt 59 i 2011 til 87 så langt i år, en økning på 47 prosent sammenlignet med manuelt plukk. Vikarbruken er kraftig redusert, datafangsten er blitt langt bedre og feilplukket er kommet ned i 0,02 prosent. Henriksen konkluderer med at de har fått en veldig god ytelse og at det alt i alt er en svært god ROI på investeringen.

- Et effektivt lager er et der du går lite og plukker ofte. Før vi innførte WMS gikk operatørene våre ca. 10 kilometer om dagen. Nå går de fem, seks. Men vi tenker selvfølgelig på våre ansattes helse og kompenserer med å gi dem gratis trening, legger han til med et stort smil.

Henriksen forteller at plukkerne nå er mye mindre slitne når de er ferdig med arbeidsdagen, ikke bare i bena men vel så mye i hodet fordi alle stressmomentene er borte. Han er ikke med på at WMS "idiotifiserer" plukkjobben.

- Riktignok har de fått en håndterminal og får beskjed om hva de hele tiden skal gjøre og således har de ikke noe å lure på. Samtidig oppleves det som meningsfylt å være produktiv. I hvert fall hvis man har en positiv ledelse som gjør dem oppmerksomme på det. Da får de følelsen av å være en del av et team og en virksomhet. De behøver ikke lenger å gå fortere eller stresse. De rette tingene gjøres i riktig rekkefølge. Enkelthet og rytme. Det er det som skal til, sier Henriksen.

Plukkerne gjør alt

I tillegg til et mer effektivt plukk, har den nye arbeidsorganiseringen fått bukt med de tidligere flaskehalsene.

- Tidligere startet vi med å printe ut plukklister som deretter ble sortert og fordelt på plukkerne. Etter å ha gått plukkrunden, måtte de først gå innom en stasjon hvor man scannet IMEI-nummeret på alle telefonene. Når det var gjort ble de levert til pakking hvor en annen medarbeider gjorde kontrollen, gjette seg til hvilken eske som passet best til til transportemballasje, pakke ned og sende eksen videre til en tredje medarbeider som satt og ferdigmeldte. Nå foretar plukkeren alle disse arbeidsoperasjonene selv, forteller Henriksen.

EWMS har forhåndskalkulert hvor mange ordre som passer inn på den trallen plukkeren bruker, størrelsen på sendingsemballasjen som det plukkes direkte ned i og hvilken rekkefølge de skal stå på trallen. Eskene påføres en forhåndsprogrammert intern-ID eller kolli-ident og deretter er det bare å følge anvisningene på PDAen og begynne å gå.

- Først bruker plukkerne sin fingermonterte scanner på lokasjonen for å bekrefte at man er der man skal være, før man får beskjed om hva som skal til det enkelte kollinummer. Deretter scannes dette og varene legges i eskene. Når plukkrunden er ferdig er også sendingsemballasjen klar. Dermed er det bare å scanne ett av i alt fire printerbord vi har for å få ut pakkseddel og adresseetikett i samme rekkefølge som eskene står på trallen. På denne måten utfører plukkerne alle operasjonen selv, av opp til 15 ordre samtidig.

- Hva med butikken som skal ha en pall med iPhone 5 da?

- Vi har delt inn plukket i tre; netthandelsordene betjenes av de to automatene, små og mellomstore ordre som beskrevet ovenfor og store ordre som er pallhåndtering.

- Noen kunder skal vel både ha en pall og noen små esker? Opererer dere ikke med sammenstilling i det hele tatt?

- Nei, her plukker de ordre til man er ferdig, forklarer Kjell Blakseth, som legger til at de nesten ikke lenger har kunder som plukker i flere soner og sammenstiller.

- Det representerer ofte en ekstrajobb og kan man unngå det så anbefaler vi det. De fleste kundene våre har gått over på seriell plukk.

Hektisk ettermiddag

I likhet med mange andre lagre er det også hos Telefast relativt rolig på morgenen og formiddagen. Trykket kommer rundt kl. 13:30 når butikkene begynner å gå tomme og vet at de må legge inn sin ordre før kl. 16 for å få varene neste dag. Mandag er den mest travle dagen. Da har kundene vært på nett i løpet av hele helgen og mange telefoner skal ut.

Foruten to egne budbiler benyttes i all hovedsak Bring og litt Schenker. EDI-meldinger går til transportør straks plukkerne er ferdig på printerbordet slik at de vet hva de har i vente. Bring kommer innom flere ganger om dagen, tidlig på dagen med tomme bur, og tar med seg den produksjonen som er ferdig. De to hovedhentingene er imidlertid kl. 16 og kl. 17.

Vurderer både Voice og AutoStore

Kjell Blakseth er imponert over logistikken til Telefast.

- Hans Petter har hele tiden levd opp til sitt mantra om å gjøre ting enkelt og hadde full kontroll selv før de anskaffet WMS. Det er ikke mange som omsetter for nesten to milliarder fra et så lite lager og med så høy servicegrad, sier Blakseth.

Og han uttaler seg med en betydelig tyngde. Få logistikkonsulenter kan vise til så lang erfaring og fartstid i bransjen som nettopp han. I 1985 etablerte han og broren Arkiv & Lager, forløperen til dagens Element Logic. Etter mange år som daglig leder ønsket imidlertid Kjell seg en friere rolle og har de siste ti årene konsentrert seg om det han liker aller best, prosjektering og systemutvikling for kundene. Han er utdannet driftsingeniør og anser seg selv som en typisk tidstudiemann.

- Jeg var en av de siste som lærte denne metodikken, og selv om den ble forbudt av LO i sin tid må jeg innrømme at vi bruker den fortsatt.

På dette området har han en likemann i Hans Petter Henriksen.

- Jeg liker Taylorismen og stå med stoppeklokken og måle hva som skjer. Det fungerer fortsatt, sier Henriksen som opprinnelig har bakgrunn i regnskap og bank, men har vært heltidslogistiker de siste 15 årene.

Med nytt WMS har Telefast tatt et viktig skritt fremover, men Henriksen innrømmer de fortsatt har et potensiale i ytterligere produktivitetsforbedringer. Det kan blant annet oppnås med innføring av talestyrt plukk som både var et tema i forprosjektet og som har vært diskutert i etterkant.

- Det store ankepunktet er den negative påvirkningen det har på arbeidsmiljøet og det sosiale på lageret. Vi er veldig opptatt av at det skal være morsomt å gå på jobb og frykter at det ikke blir det dersom alle går rundt med hvert sitt headset og ikke lenger snakker med hverandre.

En annen ulempe er at alle vikarer må lese inn 70 til 80 kommandoer før de kan ta i bruk et slikt system. Dagens plukkrutiner krever bare to til tre minutters opplæring og en mentor som går bak et kvarters tid før vikarene kan plukke på egenhånd. Men Henriksen har i hvert lyst til å prøve det på et par stykker, så får tiden vise hva som eventuelt skjer videre.

Hva som skjer videre på lageret vil også være avhengig av markedsutviklingen. For Telefast er den veldig stabil. De tilbyr de mest populære produktene, kundemassen er stabil, og veksten har flatet ut ved at vi nordmenn nå i snitt bytter ut smarttelefonene våre annet hvert år.

Det store usikkerhetsmomentet er hva som skjer med datterselskapet Telenordic.

- Blåser til med dem for alvor igjen må vi ta i bruk pallereoler som i dag brukes av Telefast.

- I så vil kanskje Element Logic kunne skrive opp Telefast på den etter hvert stadig lengre listen over brukere av det automatiske lagrings- og plukksystemet AutoStore?

- Det er nok ikke usannsynlig at vi da vil velge å legge hele Telefast inn i AutoStore. Men jeg må presisere at vi i dag har fått en veldig god ytelse med WMS, så det er langt fra kritisk. Valget som eventuelt skal tas vil derfor være knyttet opp mot det strategiske fremfor det produktivitetsmessige, avslutter Hans Petter Henriksen.

Logistikkdirektør Hans Petter Henriksen i Telefast (t.v.) forteller om et tett og godt samarbeid med logistikkonsulent Kjell Blakseth i Element Logic. Foto: Henning Ivarson

www.logistikk-ledelse.no © 2013

2013_ma1306_1B.jpg

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!