3

Bilder

Etter ett år med SOLO er Kai Skauby generelt godt fornøyd med systemet, og spesielt med hvor enkelt det er å bruke. Foto: Henning Ivarson

Av Henning Ivarson 28. september 2015 17:34

Thanke er eid av Norli Libris AS og er ansvarlig for å etterforsyne 88 Norli- og 69 Libris-butikker med stort sett alt utenom bøker. I tillegg er selskapet grossist for Kontorspar-kjeden som består av 24 butikker.

To år er gått siden vi første gang besøkte Thanke på Lierstranda utenfor Drammen. Den gang stod selskapet midt oppe i en stor snuoperasjon som har gitt gode resultater. Etter flere år med store underskudd, fikk selskapet i fjor et positivt resultat på halvannen million kroner.

– Ja, vi oppnådde målet vi satte oss for tre år siden, og nå tjener vi endelig penger, fastslår en godt fornøyd administrerende direktør, Jens Sageng.

Han er mektig imponert over det store engasjementet hele organisasjonen har vist. Ikke bare over de ansatte, som ifølge Sageng har gitt alt og hatt en klar innstilling om at "dette skal vi klare", men også over eierne som har vært tålmodige og akseptert de røde tallene som har preget mange års regnskaper.

– Men konsernet anser oss som strategisk viktige. Hadde ikke eierne hatt den innstillingen hadde virksomheten vår vært lagt ned for lenge siden, sier Sageng.

Ett viktig moment i den store snuoperasjonen var å øke volumene, og det oppnådde Thanke blant annet ved å ta inn 40 leverandører som tidligere leverte direkte til butikk. I tillegg ble det lagt ned et stort arbeid med å øke effektiviteten på hele lageret.

Neste punkt på tapetet var å forbedre innkjøpsrutinene.

– Vi er ingen stor virksomhet, men vi kjøper tross alt inn varer for rundt 100 millioner kroner i året. Dessuten får vi stadig inn nye produkter, sier Sageng. Han legger til at de nå har ca. 5.000 lagerførte varer pluss et par tusen ordrestyrte artikler i tillegg og at det begynte å bli tungt å håndtere såpass store mengder kun med støtte at den beskjedne innkjøpsfunksjonen som finnes i forretningssystemet Axapta som Thanke benytter.

– Det inneholdt riktignok en funksjon for å kjøre innkjøpsforslag, sier Kai Skauby. – Den baserte seg på at man la inn bestillingspunkt og bestillingsmengder på hver enkelt vare, men problemet var at de var statiske – verdien man la inn var fast, uansett om varen økte eller sank i omsetning. Den stemte med andre ord kun i det øyeblikket den ble satt. Derfor var det viktig med erfaring, og jeg satt hele tiden og justerte verdiene opp og ned. Men det var ofte basert på synsing og resultatet ble ikke optimalt. For Thanke medførte jo også dette at selskapet var helt avhengig av én person, hvilket altså var meg, sier Kai, med et lettere sukk.

– Ja, da forstår du sikkert hvor redd jeg var for at han skulle få en murstein i hodet. Derfor var Kai lenge med i aftenbønnen min, sier sjefen hans med et stort smil.

På vårparten i fjor besluttet Thanke å gå til anskaffelse av et ordentlig innkjøpssystem. Det første valget stod mellom å bygge ut Axapta eller kjøpe en satellitt.

– Vi valgte det siste og dermed også en løsning som kunne levere videre ved et eventuelt skifte av forretningssystemet, forteller Sageng og legger til at de valgte ut tre leverandører. Det endelige valget falt på det svenske selskapet Promosoft med hovedkontor i Göteborg. Thanke ble den første norske brukeren av lageroptimerings- og innkjøpssystemet SOLO som Promosoft har utviklet i nært samarbeid med professor Sven Axsäter ved Institutionen för teknisk ekonomi och logistik, ved Lunds Tekniska Högskola.

– Vi skrev kontrakt med dem 1. april i fjor, og målet var at systemet skulle være så mye oppe å gå at Kai kunne ta seg ferie. Og det klarte vi – allerede i juni var SOLO oppe og gikk. Riktignok var det en del tuninger som da gjenstod, men vi var likevel imponert over hvor greit implementeringen gikk, sier Sageng.

Ett år senere er de godt fornøyd med systemet, ikke minst med hvor enkelt det er å bruke.

– Det er bare tre ting vi må fylle ut: servicegrad, lagerrente og ordrekost, forklarer Skauby. – I tillegg har vi prognoser på produktene, og basert på dette lager systemet en EOQ (Economic Order Quantity) på hva du bør kjøpe. Selv om det ligger mange kvadratrøtter i bakgrunnen er brukergrensesnittet veldig enkelt, påpeker han.

– Det fungerer svært bra og vi gjør svært få korrigeringer på de forslagene som kommer opp, sier Sageng, som i en fleipende tone legger til at det ikke lenger er behov for å ha ham med i aftenbønnen sin.

– Ja, ja. Hverdagsproblematikk er det hele tiden, parerer Skauby. – Husk at vi hele tiden får inn masse nye varer som vi kjenner dårlig og som vi må prøve å opprette prognoser på. Det blir derfor å føle seg frem på en del ting, men så har vi selvfølgelig grunnfjellet vårt noen tusen varer som vi kjenner godt og jobber med hele tiden. Det vil alltid være en miks, så det det er ikke bare å trykke på en knapp og gå hjem. Så enkelt er det ikke. Men at det er vesentlig mye bedre enn det var, skal jeg være enig med deg i, sier innkjøpssjefen.

– Det er riktig. Tidligere var Kai veldig operativ og satt på artikkelnummernivå og justerte opp og ned, lette lit her og lette litt der. Nå jobber han mye mer strategisk og kan teste ut hva som skjer hvis vi skrur litt ett parameter. Mange av leverandørene våre har korte ledetider slik at vi får effekten av dette raskt. Det gjør jobben mer interessant, men ikke minst får vi også en langt bedre makrostyring, sier Sageng.

Thanke har naturligvis ABC-kategorisert varene sine. Sageng forteller at A-varene deres står for omtrent 80 prosent av omsetningen, og på disse garanterer de en servicegrad på 97 prosent. Det er kundene godt fornøyd med. Men når enkelte av dem ikke vet hvilken kategori varen faktisk tilhører, blir det lett misforståelser.

– Det tok litt tid før vi forstod hvorfor enkelte Kontorsparbutikker var svært misfornøyd med servicegraden. Men det skyldtes at de er såpass små i sammenlignet med Norli- og Libris-bokhandlerne at det de oppfattet som en A-vare egentlig var B- eller C-varer og dermed helt bevisst ble styrt av oss med lav servicegrad.

– Dette måtte vi selvfølgelig gjøre noe med, sier Skauby. – Vi måtte med andre ord se bort fra at enkelte varer i totalsammenheng egentlig hørte hjemme nede på C-nivå. Vi lot Kontorspar plukke ut et par hundre produkter som de mente var viktige å få løftet opp og plasserte de i en tilnærmet A-varegruppe med tanke på servicegrad. Etter bare en måned så vi at den hadde gått opp med tre, fire prosent, fortsetter en synlig tilfreds Skauby.

– Var det tungvint å lage en slik gruppe og trekke ut produktene?

– Absolutt ikke. Etter at Kontorspar hadde plukket ut artiklene, holdt det for meg å omdøpe og flytte dem fra C-gruppen til den nye fokusgruppen. Det gikk på fem minutter.

– Dette tror jeg neppe en gang hadde vært mulig i ERP-systemet vårt, sier Sageng. – Det ville i hvert fall ha tatt forferdelig lang tid, legger han til.

Skauby var fra før godt vant med at en del svært lavfrekvente varer først ble kjøpt inn når den siste var solgt.

– Men i begynnelsen stusset vi litt da systemet ikke foreslo null, men faktisk minus én. Da klødde vi oss litt i hodet. Det skar jo litt i sjelen til en som har sittet i mange år og kjempet for å få servicegraden så høy som mulig. Men som Promosoft så korrekt sier: det er en konsekvens at du har sagt at du skal ha en servicegrad på eksempelvis 90 prosent, så betyr jo det at du skal være tom av og til. Systemet styrer da rett og slett mot at du faktisk skal gå tom for enkelte varer. I motsatt fall ville systemet ha gitt deg 100 prosent, men det vil du ikke ha.

Sageng fremhever at Skauby alltid har vært flink til å styre servicegraden, men at den nå er blitt langt mer stabil enn tidligere.

– Så langt har systemet først og fremst påvirket A- og B-varene våre. Nå jobber vi hardt med å få faset ned lavfrekvent og ikke minst skal innkjøpssystemet skal hjelpe oss med å unngå at vi bygger et nytt unødvendig lag i bunn, sier Sageng.

Han legger til at SOLO har en del funksjoner som de bevisst har ventet med å ta i bruk til de er blitt litt varmere i trøya.

– Vi har blant annet en webside som vi kan slippe leverandørene våre inn og hvor de kan få en tolv måneders prognose basert på hvordan det ser ut nå. Sesonger og kampanjer kan selvfølgelig forstyrre litt, men det gjør det uansett lettere for leverandørene. Flere vi har snakket med jubler for dette, spesielt de store.

Skauby tilføyer at det også finnes flere gode simuleringsmuligheter som er et godt strategisk verktøy. Eksempelvis hvor mye lageret må bygges opp dersom servicegraden skal økes fra 97 til 98 prosent.

Systemet opererer med 13 perioder á fire uker i løpet av et år.

– Det var nytt for oss og krevde et litt nytt tankesett, sier Skauby. Det starter greit 1. januar og fire uker fremover, men så blir det jo skjevere og skjevere i forhold til kalenderen utover året. Men det gir langt mer stabile perioder enn måneder med ulikt antall dager i seg og man får riktigere beregninger.

Thanke har en liten organisasjon, og som nevnt er Skauby stort sett alene om å foreta innkjøpene. Ved tidligere ferieavviklinger har enten Sageng eller selskapets controller trådt til, men med det nye systemet er det mulig for Skauby å kjøpe frem i tid.

– Hvis jeg vet at jeg skal være borte én uke, kan jeg be om et innkjøpsforslag med for eksempel pluss syv dager. Da går systemet gjennom og ser på alle andre varer som ut fra prognoser vil komme på bestillingsforslag i løpet av neste uke og jeg kan lage og sende bestillingene før jeg reiser. Det eneste systemet naturlig nok ikke fanger opp er de ordrestyrte varene, sier Skauby.

På Lierstranda finner man en helt spesiell Norlibutikk. Den befinner seg inne i lagerbygningen til Thanke, men det er ingen bøker der og heller ingen kunder. Det er i stedet et planogram som danner en mal for innredningen og presentasjonen av standardsortimentet på de mellom 600 og 700 artiklene alle Norlibutikkene skal ha.

– Så langt har dette sortimentet vært håndtert ganske sjablongmessig hvilket betyr at eksempelvis Norli på Kirkenær har de samme maksimums- og minimumspunktene som den langt større Norlibutikken i Universitetsgaten i Oslo sentrum. Nå tester vi imidlertid ut automatisk vareforsyning på deler av dette sortimentet til hvor prognosene og bestillingsantallene blir tilpasset hver enkelt butikk og ikke etter sjablong hvor alt er likt. Vi har veldig tro på dette og hvis testen viser seg å bli vellykket vil ha mulighet til å rulle det ut på alle de 90 Norli-butikkene, forteller Sageng.

Bygget som Thanke holder til i ble tatt i bruk av Midelfart i 1986 og fremstod den gang som ett av landets mest avanserte logistikkbygg med høy automatiseringsgrad. Selv om det opprinnelig var skreddersydd for kosmetikk har det også vist seg å passe godt til Thanke sine mange små produkter med høy omløpshastighet.

Allerede for to år siden fortalte Sageng at anlegget var i ferd med å gå ut på dato og at de slet med å skaffe reservedeler. Selv om han den gang ikke ville ha det på trykk, uttrykte han klart at et AutoStore stod høyt oppe på ønskelisten.

Ikke vet vi om han også inkluderte et slikt kompakt robotlagringsystem i aftenbønnene sine, men rett før ferien ble det klart at lageret skal bygges om.

– Nå er vi i gang med et prosjekt som skal bringe oss til et hypermoderne logistikksenter før sommeren neste år. Og AutoStore er inkludert, forteller Sagens gledesstrålende. – Det blir lange dager fremover, vi skal drifte og bygge om på samme tid, men det er fullt engasjement i organisasjonen og alle gleder seg til dette. Nylig ble det dessuten kjent at vi samtidig faser inn en ny kjede med 53 butikker, så det begynner å bli en bra butikk dette etter hvert, avslutter Jens Sageng.