Kai Nordseth:

Snakk et språk som folk forstår

- Databransjen har alltid vært flinke til å sjonglere med vanskelige faguttrykk og forklaringer. Resultatet er at kun en engere krets av systemingeniører og spesielt interesserte forstår budskapet. Men med et slikt utgangspunkt når du ikke kundene, sier adm. direktør Kai Nordseth i NaviPartner Kompetansesenter as. - Skal du få alle lag av bedriften til å skjønne ditt budskap, må du snakke deres språk, understreker han.

Trond Schieldrop

Bildetekst: Intervju med Kai Nordseth (t.v) og Jan Carsten Gjerløw i NaviPartner

Daglig blir vi overdynget med faguttrykk, som bits and bites, applikasjoner, systemarkitektur m.m. Nordseth føler at databransjen på mange måter snakker for hverandre og ikke for brukerne.

- Når vi skal selge våre MA/logistikkløsninger kan vi ikke komme med en haug av fremmedord til folkene i ledelsen, produksjon eller på lageret. Da er du i ferd med å ødelegge et salg i utgangspunktet. Derfor må du kalle en spade for en spade og bruke de ordene kundene skjønner, understreker han.

Lang erfaring

Med 15 års erfaring fra databransjen med MA/logistikk som spesialfelt, vet Nordseth hva han snakker om. Han har sett seg lei på alt høytravende prat i bransjen.

- Vi lager systemer for de som skal bruke dem. Da må vi snakke et forståelig språk som alle i bedriften skjønner. Når vi rekrutterer medarbeidere henter vi dem fra ulike fagfelt slik at vi får kompetanse, og forståelse for våre kunders forretningsprosesser, som igjen gir muligheten til å lage systemer tilpasset den enkelte bedrifts behov. Så langt har vi skåret høyt på denne tilnærmingsformen. Da jeg begynte i databransjen registrerte jeg at systemene i hovedsak var utviklet for faktureringsformål. Dette med styring av lageret og planlegging av innkjøp sto lite høysetet. I dag vet vi at en handelsbedrift kan spare enorme beløp på skikkelige innkjøps- og lagerrutiner. Vår oppgave er altså å bidra til at hverdagen for innkjøpere, lagerpersonell, innkjøpere, økonomer og ledere blir bedre og lettere.

Felles forståelse

Når NaviPartner går inn i en bedrift er det i følge Nordseth viktig at det er en felles forståelse for hva systemet/løsningen skal gjøre.

- Det er viktig at vi forplanter forståelsen for bruk av systemet nedover i organisasjonen ved å forenkle applikasjonene, slik at de fleste skjønner nytten og bruken av dem. Vi må altså tenke helhetlige løsninger, mener han.

- Det er også viktig at prosjektet eies av alle ansatte/nivåer i bedriften, og at toppledelsen går i bresjen for de tiltak som må gjennomføres. Det er jo oftest de som til syvende og sist fatter de endelige beslutningene. Da er det viktig å få med seg en motivert gjeng innenfor de ulike avdelingene i bedriften som kjenner prosessene, og som vil ta i bruk de nye løsningene.

Kontinuerlig oppfølging

På spørsmål om norske bedriftsledere ser nødvendigheten av å få med seg alle ansatte i implementeringen av nye MA/logistikk løsninger, svarer Nordseth at bildet er todelt, men at de merker en større forståelse blant ledere i hvordan man skal få med seg hele bedriften i bruken av nye IT-systemer i bedriften. Men det er enda et stykke å gå før man er i mål. Det er viktig at man f.eks. ser på anskaffelsen av et nytt datasystem som en mulighet til å effektivisere, og derved oppnå konkurransefortrinn i forhold til konkurrenter i markedet.

- Hos de bedriftene som har implementert våre løsninger er det jevnt over en god forståelse i alle avdelinger når det gjelder nødvendigheten av å være i forkant av IT-utviklingen. Men, vi snakker om en kontinuerlig prosess, som ikke tar slutt når vi er ferdig med implementeringen. Når implementeringsprosjektet er ferdig er man kun i startgropa. Skal du komme videre krever det aktiv jobbing i etterkant med etablering av et internt prosjekt, som har som mål å videreutvikle personalet og løsningene.

Følg med på datafronten

For NaviPartner er det viktig at næringslivstoppene ser nødvendigheten av å følge med på datafronten.

- Det skjer enormt mye på dette området, og følger man ikke med kan man bli kraftig akterutseilt. Kappløpet skjer her og nå. Selv om det har vært mange dot combobler som den senere tiden har sprukket, finnes det IT-lokomotiver som har livets rett, og som opererer med slagkraftige løsninger. Det er viktig å se på de systemene som har verdensomspennende installasjoner, og som har ryggrad til å tåle fremtidens lys, sier Nordseth, som mener det er viktig å se på de programvareleverandørene, som har flere referanser og et godt renommé i markedet.

- Gjennom vår danske partner Navision/Damgaard har vi fått en verdensomspennende programvareleverandør som forstår markedets behov og som har over 120.000 referanser. Dessuten har de systemer som favner om alt fra kundeoppfølging, innkjøp, lagerstyring til e-handel.

Nordseths innstendige oppfordring til bedrifter som planlegger å installere et nytt IT-system, er å velge en leverandør, som man kan leve med i fremtiden, som besitter kompetanse og som skjønner bedriftens språk.

- Velg en løsning som er veletablert og som har stor utbredelse.

Eksplosiv utvikling

For mange bedrifter er det ikke enkelt å følge med på den eksplosive utviklingen på IT-fronten. Fra den ene dagen til den andre kommer det nye systemer, som krever betydelig kompetanse og innsikt. Nå er man vitne til en sammensmeltning mellom tale og data, som kommer til å revolusjonere dagens bruk av data og telekommunikasjon, og forenkle hverdagen for bedrifter og privatpersoner.

- Det er denne veien utviklingen går, sier Nordseth, som mener bedrifter vil ha størst fordel av å satse på integrerte løsninger hvor alle biter henger sammen.

- Et redusert tidsforbruk ved registrering av data fører til mer effektive rutiner, bedre kostnadskontroll, bedre oversikt over vareflyten både tidsmessig og økonomisk. Men informasjonen må være tilgjengelig for alle i bedriften. Man kan f.eks. få bedre lagerstyring gjennom å kjøre ABC- og omløpshastighetsanalyser. Men like viktig er det å gjennomføre lagerstyringsanalyser, slik at medarbeiderne på lageret får størst mulig glede av IT-systemet. Har man f.eks. et kjempelager som går over flere mål er det viktig å kunne analysere hvilken varebeholdning som skal ligge nærmest pakkedisken. Hvordan kan man bygge opp lageret slik at man får varene raskest mulig ut til kunden? På innkjøpssiden er det viktig at innkjøperne får vite hvilke varer som selger mest. Hva er servicegraden på varene og hvordan skal man legge opp innkjøpet og lagerstyringen i forhold til behovet i markedet? Det vi profilerer oss med er å bygge opp en effektiv funksjon som gjør at innkjøperen kan jobbe på en profesjonell og rasjonell måte ute i leverandørmarkedet. Hovedmålet er å få varene raskest mulig fra leverandør til kunde med et minimum av logistikkostnader. Det egentlig dette i hovedsak alt dreier seg om.

På salgssiden kan man ha en skikkelig salgsmodul som gjør at selgeren via sin datamaskin til enhver tid har full oversikt over alle aktivitetene som skjer i markedet - fra kundekontakt til hvor mye varer man har levert til dem tidligere.

- Selgeren kan også følge opp leveringstider og vite eksakt når man kan levere varen. Er det f.eks. avvik i forhold til det man har avtalt med kunden tidligere? All dokumentasjon mellom kunde og leverandør blir samlet i et eget arkiv som man raskt kan få opp på skjermen ved behov, sier Nordseth.

Prosjektstyring

En rekke selskaper har f.eks. flere store landsomfattende oppdrag hvor flere montører er involvert. Mange opererer fortsatt med urasjonelle løsninger for registrering av timer og fakturering av regninger.

- Nå kan man gå direkte på en webløsning å registrere timer og fakturaer og laste dem rett ned i Navision. Du sparer enormt mye tid på å bruke web i stedet for å la det gå via ordinær postgang eller at montørene reiser inn til selskapet og registrerer timeforbruket, sier Nordseth, som mener dette er et typisk eksempel på positive tiltak for en bedrift.

- På denne måten kan du bygge opp rutiner som er effektive og som igjen gjør at man blir mer konkurransedyktige.

Sekkeløsninger

For systemleverandører er det enkelt å selge inn løsninger til kunder, og si at dette er det beste som er å oppdrive på markedet. Nordseth mener at systemleverandører som praktiserer en slik politikk snart er ute av markedet.

- Det vil i tilfelle være en strategi som vil gi en meget kortvarig gevinst. Vi har faktisk gått ut til bedrifter og takket nei til prosjekter vi mener ikke passer inn i kundens organisasjon, og hvor de ikke vil få god uttelling av investeringen. Derfor er det uhyre viktig at IT-leverandørene er sitt ansvar bevisst på dette området. Vi kan ikke tilby tjenester som kunden i etterkant ikke er tjent med. For det første får man misfornøyde kunder, og for det andre er man med på å grave sin egen grav, avslutter Nordseth.

-------------------

Forprosjektet:

Grunnlaget for det videre løp

For NaviPartner er det viktig å gjennomføre et forprosjekt med sine kunder. - I forprosjektfasen legges grunnlaget for det videre løpet, sier fagsjef Jan Carsten Gjerløw. - Her får vi avdekket kundens behov og kan således avgrense prosjektet og foreslå den løsningen vi mener passer best for kunden, understreker han.

Gjerløw har 12 års fartstid fra Sintef i Oslo, hvor han de siste seks årene har hatt ansvaret for de aktivitetene som skjedde innenfor IT-Industriens Teknologiforum (ITTF). Her kjørte man samarbeidsprosjekter innenfor produksjonsteknologi og MA/Logistikk for elektronikk og IT-industrien. Gjerløw har også jobbet med logistikk og produksjonsstyring sammen med en rekke forskjellige bransjer i regi av Sintef. Det er ikke uten grunn han mener enhver bedrift med respekt for seg selv og for konkurransen de står overfor i fremtiden, bør satse på moderne IT- og logistikksystemer. Hvis ikke, mener også han at man lett kan bli akterutseilt.

Avklar behovene i forkant

Gjerløw sier at det er en rekke faktorer som kan føre til at et prosjekt blir forsinket eller i verste fall blir en fiasko. Ofte er det mangel på input fra brukerne, ufullstendige behov, endrede behov og mangel på støtte fra ledelsen som er årsak til dette. Andre grunner kan være mangel på ressurser, urealistiske forventninger, uklare mål, urealistiske tidsrammer eller ny teknologi.

- Det vi ofte registrerer er at behovene ikke er godt nok avdekket i utgangspunktet, eller at fokus på prosjektet endres underveis. Da blir det vanskelig å komme i mål med et resultat kunden blir fornøyd med i etterkant. Derfor mener vi det er viktig å gjennomføre et forprosjekt sammen med kunden hvor alle behov avklares, for deretter å sette opp forslag til løsninger.

Partner Analyse

NaviPartner kjører i denne forbindelse en PartnerAnalyse (PA) sammen med sine kunder. På denne måten lærer de kunden bedre å kjenne, samtidig som kunden får et innblikk i Navision, og den leverandøren de skal ha et samarbeide med i flere år fremover. Ut fra dette, kan partene sammen bli enige om den beste løsningen for kunden. I PartnerAnalysen analyserer man viktige prosesser, avklarer prosjektets mål og omfang, og utarbeider detaljert behovsanalyse. Videre lages det en detaljert prosjektplan og et dokument som avgrenser hele prosjektet. Sist men ikke minst er det viktig å avklare behov for tilpasninger i forhold til standarder.

- Vi må på et så tidlig tidspunkt som mulig finne ut om vårt system er det riktige for kunden, sier Gjerløw. Så langt som mulig anbefaler vi kunden å benytte systemet i standard versjon, men der vi ser behov for det foreslår vi tilpasninger. Det vil alltid være behov for noen tilpasninger, men ofte viser det seg at kundens behov slett ikke er så spesielle i forhold til andre bedrifter som det kunden gjerne tror i utgangspunktet.

Avdekke bedriftens behov

I PA-prosessen intervjuer man sentrale personer i ledelsen og blant innkjøpere, økonomi- og salgspersonell, produksjons- og lagermedarbeidere for å avdekke bedriftens behov for ADB-systemer.

- Behovene skal ikke genereres ut fra systemavdelingens eller enkeltpersoners ønsker og krav. Målet er å få innsikt i de behov bedriften har. Deretter er det viktig å avklare prosjektets mål og omfang og tidsbegrense det hele, sier Gjerløw, som mener det er viktig å dele prosjektet inn i flere faser hvis det er snakk om omfattende prosesser.

- Når dette arbeidet er gjort lager man en behovsanalyse for bedriften, gjerne med et grovt løsningsforslag. Ut fra dette blir vi enige om en kontrakt for hele prosjektet. Slik sett avgrenser vi omfanget og presiserer behovet i detalj.

Fra analyse til implementering

Neste fase i prosjektgjennomføringen er å lage en mer detaljert analyse på utvalgte områder.

- Her gjør vi en dybdeanalyse av de viktigste prosessene. Hvis vedkommende eksempelvis ønsker å handle på internett må vi avklare hva vedkommende egentlig er ute etter, slik at løsningen matcher behovet. Etter en slik analysefase sitter man igjen med en kravspesifikasjon for hele systemet. Når dette er utført går man over på design, utvikling, test og implementering. I den metodikken vi bruker finnes det verktøy som ivaretar kvaliteten på det som fagkonsulentene og programutviklerne gjør. Slik sett får kunden det mest optimale systemet, sier Gjerløw, og legger til at opplæring kommer som en viktig del i denne fasen.

Prosessen stopper ikke ved driftstart

Når man har implementert og satt systemet i drift er man langt fra ferdig med prosessen. Det er viktig at kunden fortsetter sitt arbeid med å forbedre sine prosesser og utnytte systemet best mulig. I mange tilfeller ser vi nok at kunden er fornøyd så snart systemet er tatt i bruk. Vi har imidlertid som målsetting å ha et langsiktig samarbeid eller partnerskap med kunden, og også bistå i det viktige arbeidet som skjer etter driftsstart. Hvordan kunden kan bruke systemet for å gjøre driften enda mer effektiv er det sentrale spørsmålet.

Vinn eller forsvinn

Effekten av et forbedringsprosjekt er avhengig av flere forhold, som motivasjon, kompetanse, mål, aksept og forståelse blant de ansatte i organisasjonen.

- Alle disse faktorene er like viktige. Systemet er en viktig del av det hele, men altså ikke det eneste.

Gjerløw legger til at mange bedrifter er flinke på dette området og kjører ordnete og ryddige prosesser. Men det finnes også unntak.

- Skal man få full utnyttelse/effekt av et system, er det viktig at toppledelsen engasjerer seg. Uten forankring på øverste nivå er sjansen for ikke å lykkes stor.

Derfor nytter det ikke å være sinke i klassen på dette området.

- Skal du henge med i svingene må du strømlinjeforme dine systemer, slik at du ligger i front i forhold til dine konkurrenter i markedet. Det er enten vinn eller forsvinn, mener han.

-----------------------

Faktaramme:

NaviPartner er en kompetansebedrift som leverer tjenester og ADB-systemer til bedrifter i Sør- og Midt-Norge. Bedriften har spesialisert seg på områdene produksjon, service og handel, og ble i fjor kåret til årets forhandler av Navision Software Norge. I tillegg til standard Navision, har selskapet utviklet løsninger for papirløs produksjonsstyring, tidregistrering, service og serviceavtaler, utleie, kalkyle, timeregistrering, dokumenthåndtering, EDI, fraktbrev og kasseløsninger. Viktigste satsingsområder er produksjonsbedrifter innen elektronikk og mekanikk, service- handels- og tjenesteytende bedrifter. NaviPartner er i ferd med å etablere et selskap som skal levere logistikkløsninger til den offentlige sektoren. Det er allerede inngått avtale med Hedmark fylkeskommune og HIAS, og det føres fort tiden samtaler med flere kommunale og fylkeskommunale bedrifter hvor stikkordet er samhandling mellom forskjellige etater/organisasjoner.

NaviPartner ble etabler i februar 1999 og sysselsetter i dag 20 medarbeidere. Selskapets fikk i fjor en omsetning på 15 millioner kroner mot snaue 5 i 1999. Den sterke veksten skyldes en rekke nye spennende oppdrag blant SMB- og store bedrifter.

www.logistikk-ledelse.no© 2001

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!