Haukeland sykehus:

Egetutviklet logistikksystem med høy suksessfaktor

Det skjer en stødig utvikling mot mer integrerte dataløsninger, hvor moduler samt undermoduler kobles sammen til sofistikerte helheter. Noen bedrifter er kommet langt, mens flertallet ennå mangler en del før de kan koble seg på. Norsk næringsliv består av et fåtall store og svært mange små virksomheter. Strukturen bidrar til at utviklingen mot «papirløs» handel går tregt. Likevel finnes det enkelte «lokomotiver», som har utviklet egne løsninger med egenskaper som går utenpå systemløsninger utviklet av store internasjonale programselskap. Denne typen løsninger er så avanserte at de med fordel bør vurderes som «bransjestandarder».

Finn T. Lien

Undertegnede er ingen datafreak. I det legger jeg at programmeringskunnskapene avgrenses til det å bygge enkle regnearkmodeller. På den annen side har jeg i en årrekke hatt gleden av å jobbe med å spesifisere egenskaper i relativt komplekse dataløsninger. Sammen med kolleger ble det for 15 år tilbake skissert modulbaserte programpakker som fjernet det meste av papiret i logistikkavviklingen.

Vi som den gangen daglig jobbet med «avansert» bruk av edb-teknologien trodde at det allerede tidlig på 90-tallet ville være vanlig med det som i dag benevnes som e-business. I en periode så vi tendenser til at leverandørene prøvde å skaffe seg eksklusivitet ved å utarbeide systemorienterte løsninger, som hadde vanskeligheter med å kommunisere med programmer levert fra andre. Muligens bidro «proteksjonismen» til at utviklingen gikk tregere enn strengt tatt nødvendig.

Det var vanlig at man i et og samme firma fant programpakker fra flere leverandører avhengig av funksjonsområde. Eksempelvis kan nevnes én pakke for regnskap, en annen for lagerstyring og en tredje for salg. Fellesnevneren var at data måtte skrives inn inntil 3 ganger på grunn av fravær av standardiserte grensesnitt. Selv i dag vet vi at bedrifter opererer med flere «selvstendige» programpakker, som gjør det urasjonelt (og dyrt) å bruke og gir mangelfull ledelsesinformasjon.

Systemkjøp skal være forankret i behovsanalyser

Det er blitt investert i mye utstyr og programpakker uten forutgående behovsanalyser. I tillegg ble det så som så med opplæring. Da som nå ble det fattet beslutninger uten tilstrekkelig viten om hvilke egenskaper en programpakke burde ha for å framstå som et kostnadseffektiviserende verktøy. Selv nå når data er i daglig bruk i bedrifter flest, er det mange som slenger seg på trender uten å forsikre seg om at systemløsningene man kjøper har en positiv nytte/kostfaktor. Ei heller er man flinke nok til å sjekke i markedet om det finnes bedrifter innen egen bransje med vellykkede løsninger, man muligens kan få kjøpt.

Opp gjennom årene har jeg kommet i kontakt med enkelte bedrifter, som har utviklet komplekse edb-løsninger i egen regi. Beslutningen om å utvikle løsningene selv, er gjort etter at man har søkt i markedet etter egnede leverandører. Fellesnevneren for bedrifter som har oppnådd suksess på området, er at de har tilgang på data- og annen nødvendig fagkompetanse. I tillegg har man evnet å kommunisere særbehov i lys av helheten på en slik måte at systemløsningene også dekker brukeres «særbehov».

I utgangspunktet er det en uting å lage «særløsninger», dog kan det forsvares når det i markedet ikke finnes gode nok alternativer. Eksempler på egenutviklet «skreddersøm» finnes hos bl a Torofabrikken og Hatteland Industrier. Begge virksomhetene har IT-løsninger med egenskaper bedre enn de som finnes i allment tilgjengelige «bransjeløsninger». Etter norsk og europeisk målestokk er dette bedrifter som ligger langt framme i å benytte komplekst sammensatte IT-løsninger optimalt tilpasset kommunikasjon også ut mot leverandører og kunder.

10.000 aktive artikkelnumre er ikke uvanlig

Sykehus har på mange områder fellestrekk med produksjonsbedrifter. Kjernevirksomheten på sykehus er å helbrede og lindre sykdommer/skader hos pasienter. «Produktsortimentet» er både bredt og dypt, et forhold som avspeiles i det faktum at man innsatsfaktorene omfatter ca 10.000 aktive artikkelnumre. Varestrømmene inkluderer medisiner, matvarer og non-food (inkl medisinsk utstyr og annet forbruksmateriell).

Haukeland sykehus har rammeavtaler med 340 leverandører av i alt 1.900. Kun 15% har lokal beliggenhet. I alt behandles det ca 73.000 innkjøpsordrer, hvorav 44.300 er interne. I motsetning til andre produksjonsbedrifter, har sykehus små muligheter for å påvirke inntektssiden. Politikerne prøver tvert om å styre produksjonskostnadene ved å vedta stadig knappere budsjettrammer uten nødvendigvis å ha kunnskaper om de reelle produksjonskostnadene.

På sykehus som i alle andre foretak har det vært og vil alltid være muligheter for å jobbe enda litt mer kostnadseffektivt. Haukeland sykehus har vært offensive (og kreative) på den måten at de allerede fra 1990 har sett nytteverdien av å benytte IT for effektivisering. Resultatet finner vi i form av Mérida, et modulbasert egetutviklet logistikksystem. Systemet ble tatt i bruk allerede sommeren 1992. Det er dynamisk oppbygget og har således gjennomgått en videreutvikling parallelt med teknologiutviklingen.

940 ansatte er daglige systembrukere

Hovedmodulene i Mérida framgår av systemoversikten. I alt finnes det ca 60 moduler som kan skreddersys etter behov, - og ikke bare for sykehus. Det er fleksibelt med hensyn til kommunikasjon med eksterne miljøer ved hjelp av standardiserte grensesnitt. Kapasiteten er høy. Daglig er det 940 brukere, som via utplasserte terminaler nyttegjør seg av systemet.

Ved å titte på web-sidene til Haukeland sykehus framgår at disse ikke bare er laget for å informere brukere av sykehuset, men også leverandører. Ved å klikke seg inn via www.haukeland.no/utsiden/avdelinger finner man en oversikt med link til innkjøpsavdelingen. Her finnes det mye matnyttig informasjon med hensyn til leverandørkrav, innkjøpsavtaler, innkjøpsrutiner, e-handel mv. Eksisterende og potensielt nye leverandører gis god anledning til å forberede (eller forbedre) seg i samband med framstøt overfor foretaket.

Omtale av Mérida finner en via. Selv om informasjonen ikke er 100% oppdatert, vil spesielt interesserte få god innsikt i hva systemet kan levere. Undertegnede må innrømme at det er brukt noen timer på å lese datablader etter å ha fått vite om systemet via en studentoppgave. Og det er interessant lesning selv om man ikke er direkte involvert i sykehusdrift.www.haukeland.no/merida

Varekatalogene til 133 leverandører i elektronisk format

Innkjøpsavdelingen på Haukeland sykehus er i utgangspunktet ikke spesielt opptatt av sofistikerte e-handelsløsninger. Det viktige er å ha et verktøy, som gjør det enklere å fatte de riktige beslutningene som ledd i utførelsen av de daglige gjøremålene. I praksis kan det hele skje papirløst inntil mottak av pakksedler. Internt gjennomføres rekvisisjon via terminalbruk. Man får raskt oversikt over lagerbeholdninger og varekatalogene til 133 leverandører (står for ca 60% av omsetning) finnes i elektronisk format.

Fra rekvirent (internt på en av sykehusets avdelinger) har gjort en bestilling til ordre er sendt til leverandør er papir fraværende. Til tross for at man i fagtidsskrifter og ellers i media leser om e-business, EDI, B2B og liknende, er det færre enn 10 av sykehusets leverandører som kjører EDI. Kanskje spør noen hva nytte man har av avansert dataverktøy, når så få av øvrig involverte parter er «på nett»?

Det koster å gjøre innkjøp. Ofte skjer intern ordregiving ved hjelp av papirbaserte rekvisisjoner, som på et tidspunkt må legges inn på data. Uten direkte adgang til lageroversikter, finnes det risiko for at man er unøyaktig i beskrivelsen av hvilke produkt man ønsker. I sin tur gir det ekstra innsats med hensyn til å kvalitetssikre via oppslag at korrekte benevnelser er benyttet. I verste fall opplever man feilbestilling, som utløser kostnader i samband med forsinkelser og retur.

Årlige innkjøp lik 510 millioner kroner

I dag går det en varestrøm med årlig omsetningsverdi lik 510 millioner kroner via Mérida. Sykehuset har 7 innkjøpere, mens de sammenlignet med private bedrifter av samme størrelse skulle hatt 18. Av de nevnte 940 daglige brukerne har 360 fullmakt til også å rekvirere fra eksterne leverandører. Arbeidsinnsatsen til denne typen gjøremål er blitt kraftig redusert, slik at rekvirenten får mer tid til å utføre jobben som han/hun egentlig er ansatt til å gjøre. Konservative anslag indikerer i så måte at Mérida har bidratt til å frigjøre ca 34 årsverk for helsepersonell.

Systembruken gjør det dessuten enklere å gjennomføre mer korrekte innkjøp. Oppdatert ledelsesinformasjon gir i klartekst melding om hvordan man ligger an i forhold definerte måltall. Derved er det ikke bare en antagelse, men en dokumenterbar påstand at Mérida bidrar til å frigjøre ca 20 millioner kroner på årsbasis. Beløpet er et resultat av redusert arbeidsinnsats og rimeligere innkjøpskostnader generelt. I tillegg kommer verdien av en realprisnedgang i varekjøpet på 10-15% oppnådd i løpet av de siste 6 årene.

Drift av sykehus inkluderer en omfattende logistikk knyttet innkjøp og drift av medisinsk-teknisk utstyr. På Haukeland er det registrert 19.000 enheter med samlet investeringskostnader på 800 millioner kroner. Det er definert 11.000 jobber. Vedlikeholdsmodulen bidrar til at utstyret får minimalt med ikke-planlagte driftsstanser. Dertil får man via historikken verdifull beslutningsstøttedokumentasjon i samband med utskifting og nyinvesteringer.

Endringsprosessene krever fagkunnskap hos beslutningstakerne

Sykehusene står foran endringsprosesser i forbindelse med overføring fra fylke til stat, noe som kan gi større konsekvenser (også utilsiktede) enn de man umiddelbart er oppmerksomme på. «Helse-Norge» blir inndelt i helseforetaksregioner. Her finnes det risiko for at man som ledd i omorganiseringen velger å «standardisere» rutiner og systemløsninger uten at beslutningstakerne i forkant har tilstrekkelig kunnskaper om saksfeltet det fattes beslutninger på.

Med fare for å bli oppfattet som lokalpatriot, tør jeg hevde at Mérida framstår som en meget konkurransedyktig systemløsning til tross for at det er en heller liten organisasjon som står for utvikling og drift. Samtaler med daglige brukere gir tilbakemeldinger om meget høy driftssikkerhet. Driftsavbrudd hører til sjeldenhetene. Dertil nevnes korte kommunikasjonskanaler til utviklerne, noe som bidrar til høy grad av brukertilpasning og dynamikk.

Når det gjelder komplekse dataløsninger, refereres det ofte til systemer utviklet i utlandet. Relatert til sykehuslogistikk tør jeg anbefale at innen sykehusdirektører og andre med beslutningsmyndighet velger systemleverandør, har de vært på studietur til Haukeland sykehus. En slik tur vil med stor grad av sannsynlighet bidra til besparelser både på investerings- og driftssiden sammenlignet mot alternative løsninger uavhengig om de velger Mérida eller annen systemløsning.

www.logistikk-ledelse.no© 2001

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!