Ved valg av ERP-system:

Legg vekt på hva systemet kan - i morgen!

Raskere, bedre, billigere. Det er «Kinderegg»-utfordringen alle handelsvirksomheter står overfor i dag. Kundene ønsker tre ting på en gang. De ikke bare ønsker, de krever!

Dagfinn Berge

Makten er flyttet fra leverandør til kunde, og den som ikke henger med er ute av spillet. Tidligere kunne man be kunden velge maksimalt to av elementene, og slippe unna med det. Slik er det ikke lenger. Alle tre elementer må tilfredsstilles. I tillegg skal egen bunnlinje tilfredstille avkastningskravene. Det blir fire ting på en gang. Løsningen er prosessfokus. Hvilke krav stiller det til virksomhetens IT-system?

I vår daglige dialog med ledende nordiske handelsvirksomheter opplever vi en økende fokus på å tilfredstille stadig mer krevende kundekrav. Dette krever at leverandøren hyppig må endre seg og sine måter å fungere på. Endringsevnen er blitt et konkurranseparameter.

Den amerikanske «prosess-guruen» Michael Hammer understreket nylig dette på sitt årlige seminar i Boston. Foran en forsamling på 250 næringslivsledere illustrerte han gjennom teori og praktiske case-studier hvordan det er mulig å omforme «rabiate» krav til konkurransemessige fortrinn og pluss på bunnlinjen. Kun gjennom omfattende redesign av forretningsprosessene er det mulig å bli raskere, bedre og billigere, samtidig som bunnlinjen er hyggelig.

Fjern ikke-verdiskapende aktiviteter

Man stiller seg ofte spørsmålet: «Hva kan jeg oppnå gjennom å omdefinere mine prosesser?» Dette spørsmålet gir en feil tilnærming til problemstillingen. Den rette innfallsvinkelen er: «Hvordan skal jeg redefinere mine prosesser for å oppnå det jeg ønsker?» Her får man automatisk en «end-to-end» fokus på sine prosesser. Det tradisjonelle funksjonsfokus erstattes av tverrgående prosesser av typen «Ordre-til-Cash». Nøkkelen til suksess er typisk å fjerne mest mulig av de ikke verdiskapende elementer i prosessen. Effekten er kortere og mer effektive prosesser, noe som blant annet resulterer i lavere kapitalkostnader, lavere prosesskostnader, høyere kvalitet og mer fornøyde kunder.

Prosesser som basis for endringer

Veldefinerte prosesser er et sentralt element i evnen til å endre seg. Prosessens kvalitet er i denne sammenhengen ikke avgjørende. En definert prosess forteller umiddelbart hvor flaskehalsen er, og hva som bør endres. I motsatt fall må virksomheten først finne ut hvordan nåværende prosess faktisk avvikles, før man kan starte endringsprosessen. Dette gir lange ledetider for endringer, og resulterer gjerne i endringer av funksjoner, i stedet for endringer av selve prosessen.

Målinger gir fokus

Resultatorienterte målinger gir løpende evaluering av prosessene. Disse målingene viser utvikling av nøkkelinformasjon for hver prosess, og gir grunnlaget for en kontinuerlig forbedringsprosess. Målingene flyttes fra flaskehals til flaskehals. Virksomheten blir endringsorientert, og endringsevnen kan bli en strategisk konkurranseparameter.

IT-messige konsekvenser

En endringsfokusert organisasjon er avhengig av en dynamisk IT-plattform. En uhensiktsmessig IT-plattform kan gi fatale reduksjoner i virksomhetens endringsevne. «Vent på neste versjon», er et svar man ofte får fra sin IT-leverandør når man spør om endringer av løsningen. Resultat er at endringer tar lang tid, og ofte har en høy prislapp. En endringsorientert IT-plattform må tilfredstille følgende krav:

Som IT-leverandør overraskes vi av hvor sjelden disse egenskaper vektlegges når virksomheter skal velge nye IT-løsninger. Årsaken til dette paradoks kan være at den tradisjonelle vurderingsformen for nye systemer er funksjonalitetsorientert, mens vurdering av de nevnte egenskaper også krever en teknisk analyse av løsningens designmessige arkitektur.

Konseptbasert kontra modulbasert arkitektur

En modulbasert arkitektur innebærer normalt at løsningen har separate moduler for økonomi, innkjøp, salg, logistikk etc. På tross av at disse moduler som oftest jobber mot den samme database, gir løsningen automatisk «vegger» i systemet. Disse «veggene» følger funksjonene og gjør prosessavvikling på tvers av funksjonsområder vanskelig og lite fleksibelt. En konseptbasert arkitektur har prinsipielt ingen slike «vegger». Derfor kan prosessene naturlig defineres på en «end-to-end»-basis.

Evolusjonær utvikling

Den evolusjonære utviklingsmodell krever at det er kort tid fra ide til praktisk gjennomføring. Dette krever et konfigurerbart IT-verktøy med sterk versjonskontroll. Ideen er at det skal kunne gjennomføres omfattende endringer lokalt, uten at man er avhengig av at leverandører skal installere en ny versjon. Dette betyr at endringer er mulig «over natten», med lav kostnad og risiko. Tradisjonelle oppgraderinger er det motsatte. En typisk situasjon er at leverandøren tilbyr en oppgradering pr år, med en høy kostnad for konvertering av data og ny tilpasning av gammel skreddersøm.

Sanntidsmålinger

Erfarne brukere av avanserte ERP-systemer, beskriver det typiske system som «enkelt å putte data inn i, men et h å få informasjon ut av». Kundekrav er i ferd med å tvinge leverandørene til å utvikle bedre og mer fleksible rapporterings- og varslingsmuligheter, herunder verktøy for målinger. Fellesnevneren er at denne funksjonaliteten etableres «utenpå» kjerneløsningen, og fungerer i prinsippet som et datavarehus. Dette gir en stiv og lite fleksibel løsning. Vi tror mer på en løsning der rapportering og måling er en helhetlig del av selv kjernen i applikasjonen. Dette gir stor dynamikk i å måle og rapportere på sanntidsdata, samtidig som drill-down/drill-around-funksjonalitet er tilstede å alle sammenhenger.

IT-verktøyet styrer endringsevnen

Det er mitt håp at denne artikkel gir inspirasjon til å se på valgprosessen av nye IT-løsninger med nye øyne. Dersom endringsevne er viktig (og den kommer til å bli enda viktigere) er prosessfokus helt avgjørende. Sjekk derfor dine alternative leverandører i forhold til de egenskaper som er drøftet tidligere i artikkelen. Godt valg!

-------------

Artikkelforfatter Dagfinn Berge (db@guideix.no) har bakgrunn både fra salg og som IT-sjef hos store norske grossister og er i dag adm. direktør hos ERP leverandøren Guideix Norge AS. Han har som grossist bakgrunn fra salg til store norske kunder og med effektivisering og reduksjon av forsynings og transaksjonskostnader hos disse. Han har sittet i en rekke grupper og utvalg, bl.a.

Olje- og energidepartementets utvalg ifm NOU om e-handel på norsk kontinentalsokkel.

Guideix utvikler og markedsfører ERP-systemet Guide. De primære kunder er handels- og grossistvirksomheter. Selskapet har kontor i Drammen. Utover Norge er Guideix representert i Danmark (hovedkontor) og Sverige. Selskapet har 52 medarbeidere. Se www.guideix.no

www.logistikk-ledelse.no© 2002