Maxbo tar i bruk nytt butikk- og logistikksystem:

Omfattende forarbeid ga gode resultater

Hands ASA har tegnet en kontrakt med Løvenskiold-Vækerø AS om levering av nytt butikk- og logistikksystem til Løvenskiolds egeneide Maxbo byggvarehus. Her skal vi få et lite innblikk i hvilket stort arbeid som lå bak kontraktsinngåelsen.

(bildetekst): Fornøyde Handsansatte kan puste ut etter at kontrakten om nytt butikk- og logistikksystem til Maxbo var vel i havn. Fra venstre; IT-direktør Kari Størksen, avdelingsdirektør Hans-Bjørn Eidholm, prosjektleder Endre Berge, selger Christian Lauritzen og avdelingsdirektør Paul Erik Østby.

I april i fjor fikk Region Sør ansvaret for Hands Retail som er en bransjeløsning for butikk- og kjededrift og som er utviklet av Hands i Århus. Løsningen baserer seg på to kundeinstallasjoner; Inbodan og Club 8 - begge store møbelkjeder, hvor Club 8 er den største med sin tilstedeværelse i 23 land.

- Måneden etter reiste tre norske Handsansatte til Århus og fikk en nøye gjennomgang av løsningen. De rette kontakter ble opprettet, og i slutten av mai hadde vi en norsk versjon av Hands Retail klar. Fra før hadde vi fått informasjon om at Løvenskiold skulle ut i markedet for å se seg om etter nye løsninger for sine egeneide byggvarehus. Vi tok derfor kontakt, og sammen med åtte andre leverandører fikk vi tilsendt deres kravspesifikasjon i begynnelsen av juni måned, med frist for levering like over Sankthans, forteller prosjektleder Endre Berge i Hands ASA. Forespørselen var omfattende, og Hands avsatte to dager til gjennomgang for å avgjøre om de skulle besvare den eller ikke.

- Det første vi måtte gjøre var å analysere var om funksjonaliteten til Hands Retail og Axapta stemte overens med de krav Løvenskiold stilte, det andre var at Løvenskiold i mai satte i drift en Movexløsning på vareforsyning (selv om det sendes ut en forespørsel, hvor sterkt står eksisterende leverandør?, og er kunden åpen for flere leverandører/løsninger?, var momenter som vi var nødt til å analysere).

Hands kom fort frem til at Hands Retail og Axapta var en løsning som passet godt til de behov som var beskrevet, samt en løsning som støttet opp under de strategiske mål som var beskrevet. I tillegg fikk Hands en tilleggsinformasjon som var meget viktig; Club 8 i Danmark benyttet Movex som sin sentrale løsning for produksjon og varestyring, og Hands Retail og Axapta ute på varehusene. En løsning/strategi som Hands så kunne passe inn hos Løvenskiold og som var avgjørende faktor for at Hands valgte å besvare forespørselen.

Ferdig før Sankthans

Hands fikk et møte med Løvenskiold hvor de kunne stille spørsmål til kravspesifikasjonen. De ble raskt enige om at å gå ned på enkeltdetaljer ikke var veien å gå, men å få testet løsningsforslag var det viktigste for å se om de var på rett spor. Og det var de.

Skjorteermene ble brettet opp enda et hakk, og døgnet ble enda noen timer lengre. Det eneste bekymringen var om de ansatte i Hands var nødt til å ta Sankthanshelgen i bruk. Heldigvis for disse ble besvarelsen ferdig dagen før.

Gikk videre med tre leverandører

I august fikk Hands informasjon om at tre leverandører skulle velges for nærmere samtaler. Disse ble Intentia, ASP/3.Part og Hands. Både Intentia og ASP/3.Part er AS/400-leverandører med egenutviklede ERP-systemer. Til butikkdata hadde begge inngått et samarbeid med Client System. I tillegg hadde Intentia og ASP/3.Part referanser å vise til innen bransjen.

Av de tre leverandørene skulle det velges to på bakgrunn av referanser og demo. Hands ble enige med Løvenskiold at man skulle reise til Danmark for å besøke Inbodan.

- De tok Københavnbåten hvor de i tillegg til sosialt samvær hadde en tre timers gjennomgang av løsningsforslag, samt at Gustav Line fra Navision Norge presenterte Axapta. De ble godt mottatt av danskene og fikk en gjennomgang av hvordan løsningen til Inbodan fungerte. Det positive med en slik tur er at kunde og leverandør blir mer kjent. Kunden får en anledning til å bli mer kjent med leverandøren og hva de står for. Leverandøren får bedre kunnskap om kunden og hvilke utfordringer de står ovenfor, mer enn hva som fremkommer av en kravspesifikasjon, presiserer Berge.

Både Løvenskiold og Hands fikk bedre kjennskap til hverandre som var meget nyttig i den videre prosessen. Hands ble sikrere på sitt løsningsforslag og kunne spisse denne videre, mens Løvenskiold på sin side ble mer sikker på kompetansen og leveringsevnen til Hands.

Løsningsforslaget ytterligere spisset

Etter avholdt demo i begynnelsen av september fikk Hands beskjed om at det var Intentia og Hands som stod igjen. Begge alternativene ble vurdert som gode. Stillingen var med andre ord lik for både Intentia og Hands.

- Hele september gikk med i fasen «benchmark til kontrakt». Det vil si at Hands sitt løsningsforslag ble ytterligere spisset samt at enkelte kontraktselementer ble avklart som pris på programvare og konsulenttjenester. På slutten av denne fasen kom Hands med en børsmelding om våre tiltak i Sverige. Det ble raskt avklart et møte mellom ledelsen i Løvenskiold. Konsernsjefen i Hands ble tilkalt, og på hans rolige væremåte ble situasjonen forklart til alles tilfredsstillelse. Hands vil alltid huske 8. oktober da de fikk beskjed om at Hands ble valget i den videre forhandlingsprosess.

Lang, men verdifull periode

Kontraktsperioden ble lang, men meget verdifull for resultatet. Sammen arbeidet Hands og Løvenskiold mye med prosjektorganisering og brukte mye tid på å sette opp en prosjektorganisasjon og avklare hvilken ansvar den enkelte har. Under hele prosessen hersket det en enighet om at et vellykket prosjekt starter med prosjektorganisering og hvordan vi skal arbeidet sammen. Hands påtok seg det totale prosjektansvaret igjennom sin prosjektleder noe som gjør at begge parter får større kontroll med selve prosjektgjennomføringen.

- Jeg har aldri tidligere opplevd at de som er med i en slik prosess - fra utarbeidelse av løsningsforslag, svar på kravspesifikasjon, kundemøter, demonstrasjoner og salgsmøter - har uttrykt så klart at denne kontrakten skal vi ha. Nå når arbeidet er kommet i gang ser vi nytten av å ha et klart felles mål med prosjektet, konstaterer Endre Berge avslutningsvis.

I en senere utgave av bladet skal vi gå mer konkret inn på løsningen som Maxbo valgte (red.anm.)

www.logistikk-ledelse.no© 2002

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!