EDB Business Partner og Willett:

Spennende seminar om superDAGFINN og DAGFINN II

På tampen av fjoråret ble det avholdt et miniseminar om superDAGFINN og DAGFINN II. Om lag 50 personer fra leverandører og de største grossistene i Norge deltok. Foruten en funksjonsbeskrivelse av systemene, fikk man en presentasjon av EDB Business Partner og Willett, som har utviklet løsningene. Tilbakemeldingene fra deltakerne var entydig positiv.

Willett introduserer superDAGFINN

Willett er nå i ferd med å utvikle superDAGFINN. Forskjellen mellom dagens løsning og superutgaven er at man nå har en helelektronisk pakkeløsning slik at utekspedering av varer skjer tråd- og papirløst. - Brukerne benytter seg av strekkoden som informasjonsbærer og som passiv data inn i systemet, sier Jan Erik Evanger, nordisk ansvarlig for systemintegrasjon og FoU i Willett AS.

Trond Schieldrop

Bedrifter kombinerer nå kassemerking, pallemerking og avansert pakkseddel med trådløse plukkterminaler. I tillegg er det en egen logistikkmodul i systemet. Brukere som ikke ønsker å benytte seg av logistikk modulen i egen ERP-løsning kan gjøre det gjennom superDAGFINN.

- Når en helpall er ferdig produsert, scanner man informasjonen på en palleproduktetikett, som legges inn i Willetts logistikkmodul. Denne kan ønskelig kopieres inn i ERP-løsningen som tilgangsført vare, sier Evanger.

Da er på mange måter produksjonen «født» i Willetts system og man kan følge varen fra lager til lager.

- Vi vet hvor på lageret produktet ligger og har kjennskap til sporbarhetsinformasjonen på pallen. Det primære er at vi har full kunnskap om hvilken unik lot-kode produsenten har plottet inn, fortsetter han.

Pilotprosjekt hos Delikat og Mills

superDAGFINN har gått som et pilotprosjekt hos Delikat og Mills i to år. Tilbakemeldingene er positiv medgir Evanger.

- Systemet er enkelt å bruke og man er i stand til å ta topper ved samme bemanningsstyrke i og med at flere manuelle rutiner er fjernet. I tillegg kan flere operatører arbeide på samme ordre i og med at terminalene oppdaterer hverandre. Sjansen for å gjøre feil er redusert til et minimum.

Utviklingen av superDAGFINN har i lang tid gått på å få utekspederingssystemet til å fungere opp mot avansert pakkseddel. Leverandører må nå tilrettelegge sin ekspedisjon i henhold til gjeldene meldingsstandard for avansert elektronisk (EDI) pakkseddel (DESADV, nivå 3), mens merking av transportenheter skjer i samsvar med den internasjonale strekkodestandarden EAN/UCC 128.

- Barnesykdommene er nå ryddet opp i. Neste steg er å finne kunder i markedet som er villig til å ta i bruk hele systemet. Vi har nå en leveranse av superDAGFINN til Trøndermat (Gilde). De kommer ikke til å ta i bruk hele EDI-modulen, bortsett fra avansert pakkseddel, fordi det er implementert i egen ERP-løsning, sier Evanger.

Trøndermat tar også i bruk lagerstyringsmodulen, som er en utvidet funksjon i forhold til de løsninger Delikat / Mills har tilgjengelig.

Kompatibel løsning

superDAGFINN henter selv ned ordrene fra ERP-løsningen. Ordredelen med plukk fungerer direkte mot superDAGFINN, som avleverer dataene.

- Det vanlige er at vi sender avansert pakkseddel direkte fra vår løsning, mens ordre- og plukkdata og fakturagrunnlaget går tilbake til ERP-løsningen, sier Evanger.

Han legger til at superDAGFINN snakker med alle ERP-løsningene som er tilgjengelig i markedet i sanntid og gjerne med flere systemer samtidig. Hele tiden «tygger» superDAGFINN det som sendes inn på terminalene og validerer det mot forskjellige regler. Oppstår det feil sendes den tilbake til terminalen slik at plukkoperatøren kan korrigere feilen. Fordelen med vår løsning er at den gir forslag til hvordan man kan utføre oppgaven. Når dette godtas korrigeres dette i superDAGFINN før data sendes tilbake til ERP-systemet.

Med eller uten ERP-løsning

superDAGFINN kan også operere helt uten ERP-løsning. Alle ordre mottas automatisk og en kan enkelt korrigere hva kunden skal motta av varer. Ordrebekreftelser sendes tilbake til bestiller.

Når ordren er ferdig plukket, kan eksempelvis fakturaunderlag sendes til regnskaps-/factoringsselskap via mail.

Enerådende i markedet

På spørsmål om Willett er ene og alene om denne funksjonen, svarer Evanger:

- Så langt jeg kjenner til er vi som kommersiell leverandør alene om EAN/ UCC 128 og pakkseddel.

superDAGFINN er utviklet i nært samarbeid med EDB Business Consulting. De har vært en viktig partner sammen med både sporbarhetsleverandøren TraceTracker og kundene som har vært meget aktive i utviklingen av systemet.

Full oversikt over varen

Brukerne av superDAGFINN er typisk ex Works leverandører, som leverer fra seg varen på rampen. Så er det i praksis grossisten som overtar varen herfra og ut til de respektive mottaksenhetene.

- Vi har full oversikt over hvilken bil varen har gått på med bilnummer, sjåfør, antall paller og om bilen skal til direktedistribusjon eller til grossist. Ved hjelp av terminalsystemet har man også full oversikt over hva som ligger på de ulike plukkpaller. En annen viktig del i logistikkfunksjonen er at man har komplett over hva som er på lager og hvilken aldersfordeling det er på produktet. På den måten forsikrer man seg mot å selge produkter som er gått ut på dato.

Kirurgisk tilbaketrekking

Fordelen med bruk av superDAGFINN er i følge Evanger at man har full sporbarhet gjennom hele bedriften. Man har hele tiden oversikt over hvilke ingredienser som går inn i den enkelte forbrukerpakningen. Her har Willett utviklet systemet LOTmaster, som skanner ingrediensene fortløpende i produksjonen.

- Har man for eksempel kjøpt et produkt som er blitt dårlig, kan kjeden melde tilbake til leverandøren om at det er problemer med varen i superDAGFINN kan man taste inn LOT- og varenummer slik at man får full oversikt over hvor varene befinner seg i kjeden. Dermed kan man foreta en kirurgisk tilbaketrekking, avslutter Jan Erik Evanger i Willett.

---------

Rasjonaliserer driften

DAGFINN er primært utviklet for mindre leverandører som ikke mottar altfor mange bestillinger i måneden eller i løpet av året. Systemet rasjonaliserer og effektiviserer driften gjennom bruk av avanserte elektroniske handelsløsninger.

Dagens DAGFINN-løsning baserer seg på et krav fra dagligvarekjedene om å sende elektroniske bestillinger. Bransjen ønsker ikke lengre å sende eller motta fakser og ringe rundt til leverandører og kunder.

- Hele datastrømmen og vareflyten tvinger frem automatisering av disse prosessene, sier salgssjef Ole-Christian Østby i EDB Business Consulting AS (EDB BC).

Selskapet har sammen med dagligvarebransjen vært med på utviklingen av DAGFINN.

På spørsmål om hva som er det unike med DAGFINN, svarer Østby:

- Informasjonen som er tilgjengelig i bestillinger, bekreftelser, pakksedler og faktura er nå i henhold til den standardinformasjonen som dagligvarebransjen har valgt å jobbe etter. En faktura er ikke lenger en faktura hvis den ikke inneholder informasjonen som dagligvarebransjen ønsker å nyttiggjøre seg av.

Kostnader

- Hvor store er kostnadene med å ta i bruk DAGFINN?

- Å behandle en faktura manuelt kan beløpe seg til flere hundre kroner. Med DAGFINN-funksjonen snakker vi om et beløp på seks kroner pr. faktura. Engangskostnadene ved å ta i bruk systemet er på 5.000 kroner. Da har man fått en elektronisk løsning basert på en bransjestandard, sier Østby.

- Det er også en drifts- og serviceavgift på 850 kroner pr. måned. Dermed har man tilgang på 24 timers teknisk support og bistand. Vår oppgave er å påse at applikasjonen til enhver tid er oppegående.

Lav brukerterskel

Kjedene har stått for kostnaden med utviklingen av DAGFINN. Målet var å utvikle et verktøy med lav brukerterskel for den enkelte leverandør. Systemet installeres på en vanlig PC med minimal kapasitet og Internett tilgang. Grossisten sender så bestillingen inn til EDB BC, som behandler den i riktig format. Deretter blir bestillingen lagt inn i en elektronisk postkasse som den enkelte leverandør eier.

- Systemet har meget god forankring i eierne, som er kjedene og EDB BC, sier Østby.

Ny DAGFINN

- I den nye versjonen DAGFINN II som snart lanseres, har leverandørene mulighet til å importere informasjonen rett inn i systemet slik at man slipper for mange registreringer, påpeker Østby.

- Hva er rasjonaliseringsgevinsten med DAGFINN II?

- Med DAGFINN II er det nå kun en registrering, sier Østby, som legger til at en leverandør nå slipper manuelt å registrere en ordre.

- Han unngår feil ved manuellsending av fakturaer i og med at funksjonen nå er automatisert.

Over 70 leverandører over hele Norge er i dag tilknyttet den mindre versjonen av DAGFINN. Målet er å få 125 mindre leverandører til DAGFINN II i løpet av 1. kvartal.

Tilbakemeldingene i forbindelse med bruk av DAGFINN-løsningen er positiv.

I fjor gikk det relativt sakte med å få leverandører i avsidesliggende strøk til å ta i bruk DAGFINN.

- Vi har besøkt 70 steder over hele Norge, og det har tatt lang tid å vekke interessen for systemet. Nå har grossistene begynt å sende ut informasjonsbrev til de berørte parter om at DAGFINN er det foretrukne verktøyet for å takle kravene til pakksedler og sporbarhet. Den siste tidens hendelser i dagligvarebransjen aktualiserer bruken av denne type systemer.

Superpiloter

COOP, Hakon, Norgesgruppen og Rema har vært superpilotbrukere av DAGFINN.

- Så langt har de ikke hatt noe å utsette på systemet. De får tilfredsstilt sine behov til elektroniske handelsmeldinger, understreker Østby.

- Derfor lanserer vi nå den nye versjonen av DAGFINN hvor vi kan importere bestillinger og automatisere deler av prosessen for leverandøren.

- Stiller de store grossistene krav til leverandører om å ta i bruk denne type verktøy?

- Helt klart. Jeg vet, uten at jeg ønsker å nevne navn, at det er grossister som sender ut administrasjonsgebyrer til de som ikke er i stand til å motta elektroniske bestillinger.

- Hva er gevinsten for små og mellomstore bedrifter som tar i bruk DAGFINN?

- Fordelen er at kvaliteten på dataene blir riktig og man unngår å gjøre feil, avslutter Ole-Christian Østby.

-----------

Viktig bindeledd for NorgesGruppen

- DAGFINN er et viktig bindeledd mellom mindre leverandører og NorgesGruppen, sier direktør drift Per Tellef Arning i Joh-System AS. Selskapet har vært med på utviklingen av systemet.

NorgesGruppen har et rasjonelt forhold til de leverandører som har tatt i bruk DAGFINN.

- Prosessene fungerer langt bedre gjennom dette systemet, sier Arning, og legger til at det etter hvert blir et krav fra bransjen om at alle leverandører får et oppegående elektronisk handelssystem.

Årsaken til at Arning deltok på DAGFINN-seminaret på slutten av fjoråret skyldes at han personlig har vært involvert i utviklingen av standarden som går på avansert pakkseddel.

- Den er nå i ferd med å bli en del av verktøyet. Det har vært en lang og krunglete vei å inkorporere den avanserte pakkseddelen. 15. juni 2000 ble man gjennom et felles dokument for leverandører og grossister enig om hvordan det hele skulle fungere. Det er med stor skuffelse at det har tatt så lang tid å ta verktøyet i bruk. Primært skyldes det nok manglende vilje fra både grossister og leverandører. Det er tross alt en terskel de må over for å kunne hente ut gevinstene.

Bedre kvalitet og sporbarhet

- Er bransjen villig til å ta denne belastningen?

- Nå begynner vi å få en viss bevegelse og har kommet opp i et vist antall leverandører som har idriftsatt systemet i henhold til gjeldende standarder og krav. Slik sett er vi i ferd med å nå en kritisk masse av brukere, sier Arning. Han legger til at man nå har et tilbud til alle leverandører gjennom DAGFINN.

- Systemet er med på å effektivisere og legge til rette for lavere priser i det norske markedet, sier Arning. - I sin ytterste konsekvens vil det føre til bedre kvalitet og sporbarhet.

På spørsmål om hvilke konsekvenser sporbarhetskravene fra EU vil få for grossister og leverandører, svarer Arning at det vil føre til at norske myndigheter kommer til å behandle denne problemstillingen på en helt annen måte enn tidligere.

- Hittil har bransjen jobbet for å få orden i eget hus med innføring av sporbarhet og økt matsikkerhet uten at myndighetene har satt krav til oss. At det nå vil komme økt myndighetskrav gjennom EU hilser vi derfor velkommen. Dette er noe vi må få orden på.

Dagligvarebransjen må i følge Arning sørge for full sporbarhet av både råvarer og ferdigprodukter i løpet av 17 måneder. - De som ikke klarer dette, vil bli kastet ut av kjedene. Tiden begynner å renne fra flere. Derfor haster det med å ordne opp i dette problemet, avslutter han.

-------------

Tine opererer med rene EDI-løsninger

- Tine BA har utviklet sin egen løsning, som ivaretar DAGFINN funksjonaliteten som følge av et meget stort transaksjonsvolum, sier IKT-systemsjef Trond Vidar Aske.

Aske legger til at Tine har betydelige ordre-, leverings- og produksjonspunkter som gjør at en slik løsning blir for liten for selskapets formål.

- Vi baserer oss på rene EDI løsninger integrert mot våre kunders og egne systemer, påpeker han.

Tine benytter seg av sin oversetterfunksjon AMTRIX Tolk og postkasser. Det største potensialet for selskapet er at man får gode standarder som alle kundene kan benytte seg av. Samtidig er det ifølge Aske enkelt å koble seg opp gjennom meldingssystemene.

- Bakgrunnen for deltakelsen på DAGFINN-seminaret var at vi ønsket å få utførlig informasjon om sporbarhet, avansert pakkseddel og se på hva som rører seg i markedet. Det er positivt at alle de fire store dagligvarekjedene var representert på seminaret. De har et felles mål om å få et nasjonalt løft på dette området. De registrerer en vilje til å forenkle og rasjonalisere elektronisk overføring av transaksjoner.

- Har dagligvarebransjen vært akterutseilt på dette området?

- Nei, det synes jeg ikke. Dagligvarebransjen var de første som utredet et prosjekt på hvordan datainnholdet skulle være i en bestilling/faktura, sier Aske, som mener bransjen har bygget sine standarder ut fra de grunnleggende prinsippene som man kom frem til der.

Integrerte løsninger

Aske mener det er positivt at det er utviklet pakkeløsninger for å komme raskt i gang med DAGFINN. Time to Market er normalt en lang prosess i denne sammenheng. EAN-UCC 128-standarden har eksistert en god stund. Vi leverte den første 128-standarden for snart ti år siden. Derimot har vi ikke vært flinke nok til å hente ut gevinstene fullt ut.

- Vi merker våre paller for både intern logistikk og for å tilfredsstille kjedenes behov. Det er viktig å få tilgang på integrerte løsninger slik at vi kan effektivisere alle prosessene.

Elektroniske transportveier

Tine bruker relativt store ressurser på å knytte kundene opp mot elektroniske transportveier. På spørsmål om hva man kan gjøre for å forenkle disse prosessene, svarer Aske at de må få tilgang på bedre standarder, enklere grensesnitt og bedre formater slik at kommunikasjonen forenkles.

- Samarbeidet som er etablert mellom dagligvaregrossister og leverandører er nødvendig for å få frem ensartede standarder. Vi registrerer at det nå er sterkere fokus på elektroniske handelsløsninger i bransjen enn for tre år siden. Det skal bli interessant å se hva neste trinn i denne prosessen blir, avslutter han.

www.logistikk-ledelse.no© 2003