Er du klar til å bruke ERP-systemet ditt på en ny måte? Del 2 av 2

I del 1 av denne artikkelen så vi at stadig flere bedrifter bruker Lean Manufacturing for å forbedre ytelsen innen logistikk og produksjon. Denne trenden har ført til at det har blitt utviklet flere softwarepakker for Lean Manufacturing for å komplettere funksjonaliteten til dagens ERP-systemer.

Odd Jøran Sagegg

I denne delen skal vi se hvordan man kan komme langt i å forbedre logistisk ytelse gjennom å kombinere Lean Manufacturing og ERP-systemer, uten at man trenger å være en ekspert på «Lean-teknikker» eller ha tilgang til «riktig» funksjonalitet.

Hvilket ERP-system er verdens beste?

Hvilket ERP-system er verdens beste innen produksjon og logistikk? Dette spørsmålet er det vanskelig å gi et enkelt svar på. Per i dag finnes ingen undersøkelser som kan konkludere med at bedrifter som bruker ett spesifikt system har høyere logistisk ytelse enn de som bruker et annet. Snarere tvert om, det finnes flere eksempler på bedrifter med lav logistisk ytelse som bruker det samme systemet som bedrifter med høy logistisk ytelse og vise versa.

Dette viser at ytelsen til ERP-systemet bestemmes ikke av systemet alene. Vel så viktig er hvordan organisasjonen makter å utnytte dette for å skape bedre forretingsprosesser.

Den største fordelen med å kombinere Lean Manufacturing og ERP-systemer er at Lean Manufacturing representer en helhetlig måte å tenke på. Dette betyr at Lean Manufacturing gir retningslinjer for hvordan systemene, organisasjonen og forretningsprosessene må samhandle for å øke den logistiske ytelsen.

Jo mindre ERP, desto bedre logistikk!

En logisk måte å tenke på er at jo mer av funksjonaliteten til ERP-systemene man utnytter, jo bedre blir man innen logistikk og produksjon.

Men praksis har det ofte vist seg å være motsatt! For å øke ytelsen innen logistikk og produksjon må man ofte frigjøre seg fra ERP-systemet og benytte det i mindre grad!

Grunnen til dette er dels at grunnprinsippene som ERP-systemene er bygd på ikke samsvarer med det vi nå forbinder med effektiv logistikk, og dels fordi informasjonsbehandling i seg selv ikke bidrar til økt logistisk ytelse.

Dette betyr ikke at man skal unngå å bruke ERP-systemer. Ved riktig bruk vil de kunne bidra med dramatiske kostnadsreduksjoner, og noen ganger også åpne nye forretningsmuligheter. Lean Manufacturing gir retningslinjer for hvordan dette kan gjøres, og særlig viktig er retningslinjene for hvordan man bør forholde seg til informasjonsteknologien.

Noen av de viktigste forskjellene på «tradisjonelle» holdinger for hvordan ERP-systemene bør brukes, og hvordan ERP-systemene benyttes i Lean Manufacturing miljøer er skissert i figur 1. Tabellen indikerer at ERP-systemene blir tradisjonelt sett på som et administrativt styringsverktøy, mens IT systemer i et Lean Manufacturing miljø blir hovedsakelig brukt som et middel for å fjerne «sløsing» og lage mer effektive forretningsprosesser.

Hovedproblemet med å bruke ERP-systemet på den tradisjonelle måten, er at denne kan forlede oss til å studere og styre sløsingen i verdikjeden istedenfor å fjerne den. Det kan føre til en «spiral av sløsing» hvor vi stadig prøver å løse problemer med tilleggsystemer og mer avansert funksjonalitet, isteden for å fjerne kilden til problemene.

Et velkjent eksempel på en produsent som har brukt holdingene fra Lean Manufacturing og kombinert disse med bruk av moderne IT systemer er Dell Computers. Dell har ingen forhandlere eller et fordyrende distribusjonsnett. De mottar hoveddelen av ordrene sine gjennom internett, mens en mindre del går via telefon. Disse ordrene danner grunnlaget for behovsberegningen som kjøres hver andre time, hvorpå komponentbehovet blir umiddelbart formidlet til underleverandørene via elektroniske «Kanban»-meldinger. Det gir leverandørene en frist på halvannen time til å skaffe komponenter fram til produksjonslinjen hos Dell, som igjen produserer varene og sender disse direkte til sluttkunden uten noen form for lagring.

Ikke skyld på ERP-systemene!

En riktig holding til systemene er viktig, men skaper ikke forbedringer alene. En måte å gjøre forbedringer på er å studere verdikjeden i sin helhet og deretter iverksette tiltak for å effektivisere denne. En metode som, i ulike former, har blitt brukt av utallige bedrifter er skissert i figur 2.

Steg en innebærer at man setter seg inn i hva som gir verdi til kundene. Hva kundene oppfatter som verdi kan være svært sammensatt, og er ofte sterkt knyttet til bedriftens strategiske kjerne. Derfor er det like relevant å stille spørsmål om hva man ønsker at bedriften skal bidra med til kunden. Det er ikke uvanlig at bedriftens forretningsidé blir benyttet som et utgangspunkt for slike forbedringer.

Når man har definert hva som skaper verdi for kundene, må det skapes et bilde over hvordan bedriften tilfører denne verdien til kundene. Det finnes mange teknikker og metoder for hvordan verdikjeden kan illustreres eller tegnes ned. Men det beste resultatet får man ofte ved å sette seg sammen og diskutere seg frem til hvordan verdikjeden ser ut, samtidig som man lager de skissene en føler er naturlig.

Deretter finner man hvor det oppstår sløsing i denne verdikjeden. Sløsing kan defineres som de produkter og prosesser som skaper lite eller ingenting av verdien som ble definert i punkt 1. Når det snakkes om å gjøre forbedringer gjennom bruk av ERP-systemer, gjelder det å finne de områdene hvor material- og informasjonsflyten blir hindret (flaskehalsene), og deretter prioritere de viktigste av disse.

«Flaskehalsene» fjernes lettest gjennom gruppearbeid. Størrelsen på gruppen og hvem som er med i denne vil variere fra gang til gang. Hovedpoenget med gruppen er at man må søke kilden til problemet, for å raskt implementere en varig løsning.

Løsningen man kommer frem til trenger ikke å være «perfekt» eller særlig omfattende. Det er ofte langt bedre å implementere en mindre forbedring med en gang, enn å bruke lang tid på å utrede en «perfekt løsning» som blir vanskelig å realisere.

Lean ERP virker i praksis!

Hovedbudskapet bak metodikken i figur 2 er at man bør tenke flyt og helhet, isteden for tradisjonell «skolelogistikk». Forbedringene man kommer til da, krever ofte endringer som går ut over selve systemstøtten, samt at man må bruke ERP-systemene på en annen måte enn hva man først hadde tenkt.

Som eksempel kan det nevnes en norsk produsent som ønsket å redusere lagernivåer og kapitalbindingen. De satte derfor i gang et prosjekt som hadde til hensikt å nytte ERP-systemet bedre innen prognostisering og fastsetting av bestillingspunkter. Da de i forbindelse med dette prosjektet tegnet ned og gjennomgikk verdikjeden i helhet, viste det seg at det ikke var bestillingspunktene og prognosene som var hovedårsaken til de høye lagernivåene. Lagernivåene var derimot forårsaket av lange omstillingstider og mangelfull kommunikasjon mellom salgsavdelingen og produksjonen. Dette førte til at de iverksatte tiltak for å redusere omstillingstidene. Samtidig ble systemstøtten fra ERP-systemet gjennomgått for å bedre responstiden og koordineringen mellom salg og produksjon.

Et annet eksempel er en norsk produsent som hadde utviklet en avansert produksjonsplanleggingsmodul i forbindelse med en ERP-implementering. Etter oppstart fikk de problemer med å få lage gode nok produksjonsplaner, og initierte derfor et nytt prosjekt for å forbedre funksjonaliteten til denne modulen. Etter å ha prøvd flere forskjellige løsinger begynte de å studere verdikjeden i helhet. De fant da ut at det ikke var systemstøtten som var problemet, men måten de drev produksjonen på. De fjernet derfor hele planleggingsmodulen og endret bruken av ERP-systemet slik at de kunne gå over til ordrebasert produksjon. Dermed bedret de servicegraden, gjennomløpstiden og kapitalbindingen, samtidig som de forenklet produksjonsplanleggingen og måten de benyttet systemet på.

Våger du å tenke like enkelt?

Gjennom de siste 30 årene har Lean Manufacturing gang på gang vist seg overlegent den tradisjonelle tilnærmingen til logistikk og produksjon. Likevel er det kun de beste som har kombinert ideene fra Lean Manufacturing med bruk av moderne ERP-systemer. Dette har resultert i at mange føler at de har fått for lite ut av ERP-investeringene, og etterspør derfor mer- og bedre systemstøtte.

For å få mer ut av ERP-systemene må man først erkjenne at kontinuerlige forbedringer, enkelhet, helhet og flyt er viktigere enn de tradisjonelt «viktige» rapporter og administrative oppgaver. Deretter må man verksette reelle forbedringer i verdikjeden hvor ERP-systemene brukes som et aktivt verktøy for å åpne nye muligheter og føre bedriften videre.

Er du klar til å bruke ERP-systemet ditt på en ny måte?

--------------

Artikkelforfatter Odd Jøran Sagegg er fagansvarlig for logistikk/MPS hos WM-data Norge AS. I de senere årene har han spesialisert seg på å kombinere Lean Manufacturing med bruk av moderne IT verktøy, og har blant annet en doktorgrad innen emnet. Han har også jobbet med innførsel av ERP-systemer og har erfaring med logistikkledelse fra tiden som teknisk befal i forsvaret.odsae@wmdata.no

WM-data leverer ERP-løsninger til store og mellomstore bedrifter i Norden og har egne bransjeløsninger innenfor Bygg og anlegg og elektrobransjen. Løsningene er primært basert på Microsoft Business Solutions, Axapta. WM-data leverer merverdi i form av rådgivning, prosjektledelse og implementering, drift og vedlikehold. Alle leveransene er basert på fremtidsrettet og standardbasert teknologi, og hvor selskapets spisskompetanse kan bedre brukernes utbytte av verktøyet. WM-data ble etablert i 1969 og er i dag ett av Nordens ledende IT-selskap. Konsernets omsetning er i overkant av 8 milliarder SEK og antallet medarbeidere er ca 8.000, hvorav ca 250 medarbeidere i Norge.www.wmdata.no

www.logistikk-ledelse.no© 2004