Tid er penger i internasjonal logistikk:

Del 2 av 3: Når rutinene bestemmer lønnsomheten

Vi påpekte i første artikkel at eksport og import av varer grunnleggende dreier seg om strømmen av varer, dokumenter over grenser, hvorav ikke minst pengeflyten er viktig for lønnsom logistikk. Mens vi i første artikkel så på mål for kredittid og elektroniske muligheter, tar vi i andre artikkel opp utformingen av handelsfakturaen og oppfølgingen av sene betalere.

Olav Hermansen

Fakturaen - kilden til forsinkelsen?

Om kvaliteten på ordrebekreftelsen i logistikksammenheng påvirker tempoet i den etterfølgende vareflyten, spiller fakturagrunnlaget en liknende rolle ved eksport. Eksportøren står seg gjerne på at handelsfakturaen inneholder informasjon om:

For øvrig anbefaler Norsk Kredittforum at også følgende opplysninger tas med:

Som redaktør av Eksporthåndboken vil jeg også minne om at fakturaen gjerne tilflyter flere enn kjøperen. Den er et viktig dokument for transportøren, banken, forsikringsselskapet, og ikke minst for tollmyndighetene i både eksport- og importlandet. I disse elektroniske tider har mange sett fordelen av å lage en standardisert faktura mal for å utnytte «klikk og dra» teknologien maksimalt. I utgangspunktet er dette utvilsomt smart. Problemet er at mange glemmer at «80-20»-regelen ofte gjelder for fakturainnholdet. Du vil ikke sjelden stå igjen med en bit på +/- 20 % som kan være nasjonale og kontraktsmessige særkrav du må ta med for å komplettere handelsfakturaen, f.eks.:

Når vi snakker om undertegning fra firmaet er det viktig at den gjøres av en person som har fullmakt (prokura) til å forplikte bedriften. Tredjeparter som evt. skal undertegne og stemple fakturaen og andre handelsdokumenter kan være handelskammer, utenlandsk konsulat eller ambassade, evt. Utenriksdepartementet.

Rask og korrekt fakturering som samkjøres med den fysiske vareleveransen er derfor et meget viktig tiltak fra eksportørens side for å unngå forsinket betaling.

Figuren om bankoverføring illustrerer gangen i betalingsoppgjøret ved salg i åpen regning. Som vi ser starter prosessen med utstedelsen av fakturaen. Det sier seg da at kvaliteten på fakturaen blir viktig for tempoet i resten av betalingsprosessen.

Fra kreditt til konkurs?

Kreditt koster, men hvor mye? La oss illustrere dette gjennom bedriften A/S Pumpel og Pilt.

Bedriften eksporterer til Frankrike, Østerrike og Storbritannia. Kredittsalget utgjorde 12 millioner kroner i 2002. A/S Pumpel og Pilt har gjennomsnittlig 3 millioner kroner i utestående kundefordringer. Økonomisjef Kreativa Kontante setter seg fore å finne ut gjennomsnittlig kredittid ved å bruke regneformelen;

Utestående fordringer x 360 3.000.000 x 360

_____________________ = kredittdager: _____________ = 90 dager

Kredittsalg 12.000.000

Gjennom å ansette en ny inkassomedarbeider og skjerpe inn kredittdisiplinen blant selgerne klarte Kreativa Kontante i år 2003 å få ned gjennomsnittlig kredittid for utenlandskundene til 60 dager. Hva betyr det for A/S Pumpel og Pilt at fakturaene nå i gjennomsnitt blir betalt 30 dager tidligere?

For å finne ut dette starter vi med å regne ut bedriftens gjennomsnittlige eksportomsetning per dag. Den er på kr.12.000.000:360 = 33.333 kroner. Med en kredittid på 60 dager, gir dette en bedret likviditet på 33.333 x 30 = 1.000.000 kroner. Dette fører til en langt større handlefrihet for A/S Pumpel og Pilt. Da Kreativa Kontante hadde satt inn den frigjorte millionen på høyrentekonto i Noregsbanken til 6 prosent, viste 2003-regnskapet et pluss på kroner 60.000 i finansregnskapet.

«Men moroa er ikke slutt med det», sa daglig leder Bunn Linje. «For hvis du regner med de 100.000 kroner det kostet oss i 2002 og trekke ekstra på kassakreditten pga. av ikke bevilget kredittid, har vi bare på rentesiden forbedret oss med 160.000 kroner. Sist, men ikke minst, fikk vi takket være den frigjorte millionen endelig råd til å investere i den høyeffektive datastyrte piltmaskinen som har bedret vår produktivitet med 10 %».

«Men kundene», skjøt salgskonsulent Freddy Frisk inn, «er heller misfornøyde med dette beinharde betalingskjøret fra A/S Pumpel og Pilt».

«Denne påstanden har du kommet med en del ganger i løpet av året», avbrøt firmaets nye medarbeider Inge Kasso. «Men kan du egentlig fortelle meg hvilke ordrer og kunder vi faktisk har mistet det siste året pga. dette «beinharde betalingskjøret».

«Vel, eeeh, jeg er ikke helt sikker, jeg må sjekke nærmere», kom det nølende fra Frisk.

«Slapp av min gode Freddy, det har jeg allerede gjort», sa Inge Kasso. «Svaret er at vi beviselig verken har mistet ordrer eller kunder ved å insistere på at de betaler når de skal betale i følge salgskontrakten, ordrebekreftelsen og fakturaen».

«Og tenk, Freddy, om vi skulle ha fortsatt som i 2002, da vi tapte 300.000 kroner på kundefordringer? Da ville du og din salgskollega, bare for å ha opprettholdt resultatkravet styret har pålagt oss, fått krav til meromsetning som følge av tap på kundefordringer på 3 millioner kroner».

«Bevis det!» skrek Freddy. «Du er enig i at vi tjener i gjennomsnitt 10 % på hver solgte Pumpel eller Pilt», svarte Inge raskt og satte opp følgende regnestykke på tavlen i A/S Pumpel og Pilts møterom:

Krav til meromsetning = tap x (100 / fortjenestegrad) = 300.000 x 100/10 = 3.000.000 kroner.

«Men nå skal jeg vise deg noe virkelig skummelt», fortsatte Inge Kasso til Freddy Frisk. «Det er en tabell fra Intrum Justitia som viser hvordan sjansen for å få tilbake penger minsker med tiden som går etter betalingsforfall. Tallene gjelder fortrinnsvis salg i Europa og USA».

Antall måneder etter forfall 1 2 3 6 9 12

Sannsynlighet for å få betalt i % 93,4 84,6 72,9 57,0 41,9 25,4

 «Ja, det var lite lystelig lesning», bemerket Frisk tankefullt. «Men si meg en gang Inge, vi skal nå gjøre et tungt markedsføringsframstøt mot spanske kunder. Jeg har fått forståelse for at de ofte ikke er altfor raske med å betale. Hvordan mener du vi bør sikre oss?»

«Takk som spør», svarte Inge, som følte at han ble anerkjent som en ressursperson, og ikke bare som mannen som var satt til å ta de vanskelige telefonene og sende de ubehagelige purrebrevene i etterkant. «Jeg må selvsagt undersøke saken nærmere før du får en ferdig oppskrift. Men på bakgrunn av opplysningene i Eksporthåndboken og fra vårt inkassobyrå, virker det rimelig å se nærmere på tiltak som å:

Etter Kreativa og min betalingsleksjon ser du sikkert at vi har atskillig å gå på i gebyrutlegg til profesjonelle pengeinnkrevere dersom vi kan spare 15 dager eller mer i effektiv kredittid».

EUs betalingsdirektiv - en 30 dagers norm på våre nærmarkeder ?

EUs betalingsdirektiv (direktiv 2000/ 35EC), som vil tre i kraft for fullt i 2004 setter 30 dagers kreditttid som norm. Dette er også i ferd med å bli standard i store deler av Europa ved salg i åpen regning. Det er derfor ikke uten videre noen grunn til å innvilge kunder i EU-land mer kredittid, med mindre leveransens art eller helt spesielle bransjekutymer taler for noe annet.

Selv om 30 dagers kredittid per i dag ikke akkurat er standard i det sørlige Europa, er det en positiv utvikling på gang, ikke minst framskyndet av dette EU-direktivet. Direktivet kan du for øvrig bestille via Euro Info Centre hos Innovasjon Norge.

Kilde

«Praktisk bruk av betalings- og sikringsformer i internasjonal handel». Innovasjon Norge.

Denne veilederen inngår blant annet som en del av dokumentasjonen på Norges Eksportskoles kurs og i abonnementet til Eksporthåndboken.

 www.eksporthandboken.no

www.logistikk-ledelse.no© 2004

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!