Tid er penger i internasjonal logistikk: Del 1 av 3: Bevisstgjøring og elektroniske muligheter
Tid er penger i internasjonal logistikk:
Del 1 av 3: Bevisstgjøring og elektroniske muligheter
Eksport og import av varer skjer grunnleggende gjennom tre strømmer; av varer, dokumenter og penger over grenser. Tradisjonell lærebokslogistikk har hatt en tendens til å fokusere ensidig på flyten av varer. Men for at internasjonal logistikkoperasjoner skal bli lønnsomme er det også viktig å se på betalingsstrømmen. Vi skal i tre artikler ta nærmere for oss kredittid og betalingssikring ved eksportsalg - både for å avdekke problemer som gjerne oppstår, og peke på forbedringsmuligheter.
Artikkelforfatter Olav Hermansen arbeider som senior rådgiver i Innovasjon Norge. Organisasjonen så dagens lys 01.01.2004 og er en sammenslutning av Norges Eksportråd, Statens nærings- og distriktsutviklingsfond (SND), Statens veiledningskontor for oppfinnere (SVO) og Norges Turistråd.www.invanor.no
Olav Hermansen
Det var en gang, og det er ikke lenge siden, to norske eksportører av oppdrettsfisk som hadde registrert følgende tidsforbruk målt i dager for sin vare- og betalingsflyt. Helge Virum, ved Handelshøyskolen BI, målte responssyklusen eller tiden fra produksjonsstart til pengene var på konto hos de to bedriftene (se tabell 1 under).
Det å kartlegge faktisk tidsforbruk i forsyningskjeder, i dette tilfelle fra mær til marked, er en nyttig øvelse for å se effektivitet/ineffektivitet i egne og andres forretningsprosesser. Det vi her skal fokusere på er naturlig nok kredittiden, som for bedrift B utgjør nærmere halvparten av det totale tidsforbruket. Mens bedrift A fortrinnsvis hadde sine kunder på nordiske markeder, var bedrift B´s hovedsalg til kunder i Frankrike, Spania og Italia. Og la meg føye til at såfremt 93 dagers faktisk kredittid virkelig er resultatet for Italia, er det slett ikke verst. For noen år siden fikk jeg under en lunsj med svenske forretningsfolk erfare at de ikke var uvant med en kredittid overfor italienske kunder på 180 dager.
Oppfatningen av «normal betalingstid» ved salg i åpen regning, der du som selger baserer deg på å utstede en faktura til kjøper, varierer i betydelig grad fra land til land, avhengig av blant annet kulturelle årsaker. I Eksporthåndboken har vi bl.a. opplysninger om hva som er vanlig kredittid på hvilke markeder. Variasjonsbredden er stor, fra 14 dagers kredittid som ikke er uvanlig i Norden, Tyskland og Nederland, til 120 dager ++ i land som Algerie og Indonesia. I sistnevnte tilfelle kan det være grunn til å stille et stort spørsmålstegn ved eksportører som selger i åpen regning, såfremt det da ikke er i form av forskuddsbetaling.
Målt og funnet for treg?
Kredittid er viktig for konkurransedyktighet, lønnsomhet og i siste omgang for sjansen til å få betalt. I organisasjonen Supply Chain Council sammenlikner man bl.a. bedrifter i samme bransje etter tiden det tar fra de betaler for sitt produksjonsmateriale til pengene går tilbake til bedriften (cash to cash cycle time). I tabell 2 under oppgis tidsforbruket målt i antall kalenderdager for de beste i klassen sammenliknet med «midt på treet bedrifter» (medianen).
Tidsforbruket for de beste i klassen var gjennomgående rundt det halve av det for bedriftene med «midt på treet» prestasjoner. Enkelt sagt frigjør de beste bedriftene inntil 50 prosent mer arbeidskapital som kan brukes til investeringer og andre vekstfremmende formål i forhold til bedriftene med et tidsforbruk tilsvarende midtverdien.
Har din bedrift en kredittpolitikk?
Det er viktig at det er en kredittpolitikk i bedriften som alle har å forholde seg til. Da vil kredittpolitikken være firmaets som sådan og ansvaret er ikke skjøvet over på den enkelte medarbeider. Selv om kunden brummer, aksepterer han likevel ofte selgere som sier; «vel, dette er vår firmapolitikk, våre salgsbetingelser osv. Det har ikke noe med meg å gjøre».
- Vi har sett mange eksempler på at ledelsen ved bare å sette kredittpolitikken på dagsordenen får ned faktisk kredittid forbausende fort, forteller administrerende direktør Jan Græsvik i Intrum International. For øvrig har morselskapet Intrum Justitia laget en kredittpil (se figur neste side) som illustrerer hele betalingsprosessen. For mange eksportører gir det en aha-opplevelse når de innser hvor ofte de faktisk opererer med skjult eller uautorisert kreditt når de tror at det bare dreier seg om en innvilget kreditt.
Elektronisk betalingsoverføring i internasjonal handel
I handel her hjemme bruker vi i stigende grad nettbanker, legger igjen kredittkortinformasjon på ulike hjemmesider og produserer e-fakturaer. Hvorfor ikke gjøre det samme i internasjonal handel? Utviklingen mot elektronisk pengeoverføring, ikke bare mellom banker, men også mellom eksportører og importører, er på god vei. Men sikkerhetsløsninger og samordning av ulike lands lovgivning må være på plass for at rammeverket for elektronisk pengeoverføring over grenser skal fungere.
Og dessuten, til tross for de revolusjonerende muligheter som ligger i e-oppgjørsteknologien er det likevel viktig å ikke glemme at valg av betalingsløsninger uten forutgående risikoanalyser og klargjøring av betalingsvilkår i kontrakten er som å kjøre fjernstyrt bil uten ratt og bremser.
Bruk av internett generelt
Mange forbrukere bruker i dag internett aktivt for å bestille bøker, CD´er, datautstyr, klær osv. Dette gjøres gjerne ved at de går direkte inn på selgers hjemmeside og legger igjen sitt kredittkortnummer. Også ved salg mellom bedrifter brukes denne formen for elektronisk pengeoverføring, men da gjerne basert på at det er opprettet en elektronisk markedsplass som bedriften på forhånd har fått særskilt tilgang til.
Det å legge igjen sensitiv kredittinformasjon på mer eller mindre åpne internettsider er likevel noe mange kvier seg for, særlig ved større næringskjøp. Både bedrifter med hjemmesider, nettbaserte markedsplasser og banker jobber i dag med å finne fram til bedre sikkerhetsløsninger. I tillegg til tvil om sikkerheten er disse betalingsløsningene ofte ikke så rasjonelle som de ser ut til. Dette fordi den samme betalingsinformasjonen gjerne må skrives flere ganger. Det innebærer igjen økt fare for feil og misforståelser.
Elektronisk bestilling - forenklet første kontakt med banken
I dag blir det mer og mer vanlig at bankene åpner en «elektronisk kanal» overfor sine kunder. Bankene oppnår da å motta oppdragene elektronisk i motsetning til tidligere da bankens kunder leverte en bestillingsblankett til banken. Kjøper får et betalingsoppdrag som kan hente data direkte fra bedriftens eget regnskapssystem. Et uttrykk som har oppstått på denne bakgrunn er «Straight Through Processing», STP. Som uttrykket antyder er ambisjonen en elektronisk pengeoverføring fra A til Å, fra kjøper via kjøpers bank, til selgers bank og endelig inn på selgers konto. «Gulrøttene» ligger oppe i dagen; lavere bankgebyrer og penger raskere inn på konto.
Elektronisk pengeoverføring mellom banker
Elektronisk pengeoverføring mellom banker er ingen nyhet, takket være SWIFT-systemet (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication). Vel 7.000 finansinstitusjoner over det meste av verden er i dag tilsluttet SWIFT.
En av de praktiske følgene av SWIFT er at pengeoverføringer mellom eksportørs og importørs bank i dag normalt fullføres innenfor rammen av en uke, i praksis som regel raskere. Her vil man nok oppleve at det er en del variasjoner både innenfor Europa, og mellom Europa, Afrika, USA og Østen.
Går vi tilbake til STP-tankegangen er fordelen ved at betaler bruker en elektronisk innsendingsform at hans egne betalingsdetaljer kan formidles direkte både til banken og mottakers bank uten at opplysninger risikerer å forsvinne eller må tastes inn flere ganger. Bankbrukerne må riktignok «knotte inn» mer informasjon selv, men oppnår på den andre side lavere bankgebyrer og raskere pengeoverføring.
Men mangler det ikke et mellomledd her?
IBAN-nummer - EU-lovgivning som påvirker norsk praksis
EU har de senere årene presset på for at bedrifter og banker skal komme fra pratestadiet til praktisk handling når det gjelder elektronisk betalingsoverføring. EU-forordningen om grensekryssende eurobetalinger trådte i kraft første januar 2002. En av hovedbestemmelsene i forordningen er at bankene ikke kan ta andre priser for grenseoverskridende betalinger i euro enn de krever for tilsvarende innenlandske betalinger i euro. Vi som bor i et ikke-euro-land må fremdeles regne med vekslingsgebyrer. Total gebyrbelastning er likevel på vei ned.
Men så til det manglende mellomledd - fra selgers til kjøpers kontonummer. Det er her IBAN kommer inn i bildet. IBAN (International Bank Account Number) er en standardisering av bankkontonummer som alle banker i EU har tatt i bruk, og som etter hvert også de nye EU-medlemmene kommer til å bruke. Har du en svensk kunde vil hans IBAN-bankkontonummer for eksempel begynne med SE + to egne sifre. Deretter følger hans nåværende kontonummer. I sum utgjør dette den svenske kundens IBAN-nummer. Tilsvarende har en norsk eksportør NO + to nye sifre + nåværende kontonummer. Fordelen med IBAN-nummeret er at det er standardisert og bankene kan derfor godkjenne nummeret.
Dette muliggjør at betalingsoppdrag kan håndteres automatisk - helt fra avsender til mottaker. Med elektronisk bestilling av bankoppdrag + SWIFT + IBAN-koder skal betalingsoverføring fra kjøper til selger ta maksimalt seks dager.
Foreløpig er det innenfor relativt snevre beløpsgrenser IBAN-nummer kan brukes, men kredittrammene vil bli utvidet i nær framtid.
«Jeg er meg» og «du er deg»-sertifikater
En av de grunnleggende sikkerhetsutfordringene i internasjonal handel er å sikre at den som utsteder en betalingsinstruks er den rettmessige selger og vareeier, samt at angitt kjøper er den virkelige kjøperen. Særlig ved større kjøp og når vi beveger oss inn i mer risikofylte land, er det av avgjørende betydning å identifisere eller sertifisere hvem som er hvem. Ellers vil verken banker og finansinstitusjoner stille opp.
Et sertifiseringssystem som har vunnet betydelig oppslutning internasjonalt er det såkalte Identrus. Sett at en norsk fiskeeksportør kommer i kontakt med en japansk fiskekjøper. Via Identrussystemet kan banken, det være seg den norske eller den japanske, identifisere om man har med en seriøs kjøper å gjøre eller ikke. Det er ennå for tidlig å si om Identrussystemet blir det markedsledende på «sikkerhetsklarering». Det internasjonale presset for å tilrettelegge grunnlaget for elektronisk pengeoverføring forventes i alle fall å tvinge fram forpliktende standarder.
Fra før har vi elektroniske løsninger for dokumenthåndtering som Bolero og Tradecard. Disse systemene har ennå, så vidt vites, fått relativt beskjeden oppslutning av norske eksportører. Men en rekke store, internasjonale selskaper har her meldt seg på.
Verden utenom Vesten
Det er likevel viktig å ikke glemme at betalingsoverføringer i de fleste land i verden fremdeles er en langdryg prosess. Det er ikke uvanlig at pengeoverføringer tar to til tre måneder fra en rekke utviklingsland, og i ekstreme tilfeller inntil et halvt år. I slike tilfelle kan det av likviditetsmessige årsaker ofte lønne seg å velge en isolert sett dyrere betalingsform, som for eksempel remburs, for å sikre at pengene kommer raskt inn på egen konto.
Årsakene til forsinkelsene varierer og kan f.eks. være at:
E-faktura - framtiden?
Det er vanskelig å spå, ikke minst om hvordan utviklingen vil bli innen elektronisk pengeoverføring. At elektroniske fakturaer vil komme også i internasjonal handel, er det liten tvil om. I EU er i dag lovverket på plass (se www.eksportaktuelt.no), et regelverk som dessverre er utenfor EØS-avtalen. Men her som på så mange områder, ligger nøkkelen til lønnsomhet i forenkling av forretningsprosesser. For å få til forenklinger må du igjen kjenne til innholdsmessige krav. Det gjelder ikke minst for fakturaen. Mer om dette i neste artikkel.
Kilde: «Praktisk bruk av betalings- og sikringsformer i internasjonal handel». Innovasjon Norge
www.logistikk-ledelse.no© 2004
