Nytt turnus- og tidregistreringssystem effektiviserer butikkdriften

- Vi har meget gode erfaringer med ProMark, vårt nye turnus- og tidsregistreringssystem. Systemet takler varierende turnus- og skiftordninger på en meget effektiv måte, og leverer data til lønnssystemet slik at de ansatte får riktig lønn sier systemsjef Terje Skjelvik i TRONDOS (Coop Trondheim og Omegn BA).

Systemsjef Terje Skjelvik i Coop Trondheim og Omegn (TRONDOS) registerer store gevinster etter å ha tatt i bruk et nytt turnus- og tidregisteringssystem

Virksomheten sysselsetter medarbeidere med varierende turnus- og skiftordninger fra tidlig om morgenen til sent på kvelden både på hverdager og på helgedager.

- Vi var på leting etter et system som kunne håndtere slike variasjoner på en tilfredsstillende måte. Mark Information Norge var den eneste systemintegratoren som hadde alle elementene innbakt, sier systemsjef Terje Skjelvik i TRONDOS. Han legger til at konkurrerende systemintegratorer opererte kun med stykkevis og delte løsninger.

- De var lite egnet for våre behov, presiserer han.

I 2002 foretok TRONDOS en evaluering av sine rutiner for tidsregistrering og lønnsberegning.

- Det gamle lønnssystemet hadde store mangler, sett ut fra dagens behov, sier Skjelvik. Han legger til at selskapet opererer med forskjellig ansettelsesforhold. 1/3 er fast ansatt, 1/3 er på deltid mens 1/3 er ekstrahjelper. Vi forholdt oss bl.a. til mange timelister produsert i Excel hos våre butikker -- noe som ga grobunn til mange feilkilder. Det var også forskjellig praksis på hvordan butikkene lønnet sine medarbeidere.

Kravspesifikasjon

Våren 2002 ble det utarbeidet en kravspesifikasjon og sendt forespørsel til 15 systemleverandører. I utgangspunktet ønsket vi kun å knytte oss til en leverandør som hadde ansvaret for implementering og idriftsettelse av et felles tidsregistrerings- og lønnssystem. Valget falt på ProMark og Vivaldi-lønn. - Høsten 2002 ble systemleverandørene enige om å fronte en felles skreddersydd løsning overfor oss, sier Skjelvik.

Funksjonskravene er viktig

TRONDOS hadde klare formeninger om hvordan det nye tidsregistrerings- og lønnssystemet skulle fungere.

- Det ble nedsatt interne arbeidsgrupper som vurderte de enkelte avdelingers behov, sier Skjelvik. Han mener det er viktig at man som kunde på forhånd har klare formeninger om hvordan systemet skal fungere.

Håndterer all tidsregistrering

Hovedårsaken til valg av ProMark fra Mark Information Norge var at systemet kunne tilfredsstille kravene til tidsregistrering hos alle butikkene i TRONDOS.

I dagligvarebransjen opererer man med UB-tillegg (ubekvems tillegg). Jobber man mer enn 12 timer i uken har man krav på slikt tillegg, uavhengig av hvilken avdeling man jobber på.

- Til forskjell fra konkurrerende systemløsninger, tar ProMark hensyn til dette og beregner riktig tillegg inn i lønnen til den ansatte. Det er også innregistrert mellom 800-900 turnuser i systemet, som fordeler seg over alle ukedagene og tar hensyn til alle helgedager. Det sier litt om kompleksiteten og variasjonen i vår organisasjon.

Rasjonaliseringseffekt

Fra IT-systemet ble tatt i bruk årsskiftet 2002/2003 og frem til i dag har TRONDOS spart inn ett årsverk. Nå kjører de lønnsutbetalingene med kun en medarbeider.

- Det er et fåtall norske bedrifter som klarer å håndtere en slik operasjon med så få ressurser. Hvis vi i tillegg tar hensyn til hva vi har spart i rapportering, turnusplanlegging samt eleminering av feilkilder blir det store tall.

Stor aktør i Trøndelag

TRONDOS er en stor bedrift i Trøndelag. Virksomheten som ble etablert 1. januar 1970, lønner 1.800 medarbeidere. Selskapet er et samvirkelag (andelslag), som eies av 77.760 medlemmer. TRONDOS driver handel innenfor varegruppene dagligvare, bygg- og jernvare, elektriske artikler, sport, klær, sko, møbler, interiør og drivstoff. Virksomheten har 2 Coops Obs!, 1 Bygg og Bo, 22 Coop Prix, 5 Coop Mega og 2 S-butikker.

- Lønn er den viktigste kostnaden hos oss. Vi er derfor avhengig av et tidsregistreings- og lønnssystem som optimaliserer ressursbruken, sier Skjel-

vik, som også presiserer at de også skal være trygge på at deres 1.800 ansatte får riktig lønn til riktig tid.

Coop Norge består av 256 samvirkelag. Trondos er et av de mest lønnsomme samvirkelagene og oppnådde i fjor den nest høyeste omsetningen og det beste resultatet.

- Som selvstendig enhet står vi fritt i valg og styring av IT-systemer. Det samme er tilfellet for de øvrige samvirkelag, sier Skjelvik. Han legger til at Coop Norge derimot har spesialdesignet løsninger for kassasystemer.

- Flere samvirkelag i Coop gruppen er misunnelig på vårt system. De ser at vi har langt bedre utnyttelse av ressursene, noe som styrker vår lønnsomhet.

Overgangen til bruk av IT-system

Overgangen til nytt dataverktøy i de enkelte avdelinger (butikkene) krevde en intensiv brukertilpasset opplæring.

- Mark Information Norge, som arrangerte opplæringen, har bidratt til å øke forståelsen for data generelt og tidsregistrering spesielt. I løpet av 3-4 måneder klarte nybakte PC-brukere å takle relativt avanserte IT-systemer.

Full kontroll

Butikksjefene i TRONDOS sier at de har fått et system som gir full kontroll på timeregistrering og en rettferdig lønnsutbetaling. De bruker bl.a. mindre tid på lønnsinnrapportering samt kontroll av timelister.

- Nå kan de konsentrere seg om kundene og varebeholdningen i større utstrekning. Det effektiviserer hverdagen og gir større inntjening, mener Skjelvik, og legger til at overgangen fra manuelle rutiner til IT-basert butikkstyring har gått tilnærmet smertefritt.

Just-in-time leveranser

Trondos er en betydelig logistikkbedrift hvor kravet til just-in-timeleveranser er stort. På spørsmål om hvordan ProMark påvirker denne prosessen, svarer Skjelvik:

- Vi har fått en mer effektiv drift og logistikk i våre butikker. Når varene ankommer butikk vet systemet om det er nok ressurser til å ta i mot varepartiet. Videre forteller systemet oss fra time til time om vi har riktig antall ansatte for å håndtere dagens oppgaver i butikken. ProMark støtter opp under logistikkprosessen og dermed kundetilstrømningen.

Kostnadsstyring

For dagligvarebransjen er kostnadsstyring svært viktig.

-Vårt viktigste konkurranseparameter er til enhver tid å tilby kundene lavest mulig pris. Vi ser at lavpriskjeder med base i andre europeiske land er i ferd med å etablere seg i Norge. Disse aktørene har et ekstrem fokus på kostnader, effektivitet og lønnsomhet. Et effektivt tidsregistrerings- og lønnssystem er et av virkemidlene for å ta opp konkurransen mot dem, avslutter Terje Skjelvik.

www.logistikk-ledelse.no© 2004

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!