Nye IT-løsninger gir store rasjonaliseringsgevinster

- Rasjonaliseringsgevinsten med det transportadministrative systemet til EdiCom er stor, sier Geir W. Bergh, leder for SCM/IT-systemer i Håg ASA. - Når fraktforsendelsene skannes overføres informasjon til EdiCom slik at vi umiddelbart kan printe ut papirsedler til våre biler. Øvrig informasjon sendes elektronisk enten via EdiFact til tollbehandling eller mail og faks til sluttkundene.

Trond Schieldrop Røros

Stolprodusenten på Røros sparer store speditørutgifter og slipper dobbeltbooking. I følge Geir W. Bergh har arbeidsdagen for lagerpersonellet blitt bedre, og brukerterskelen er lavere i forhold til den store spredningen selskapet har på sine sendinger i inn- og utland.

I dag er frakt- og tollbehandlingen et «Add-On» produkt.

- Før 1992 hadde vi en del PC-baserte systemer som håndterte utskrift av fraktbrev fra leverandører som Tollpost Globe og LPS. Vi gikk deretter over til EDI-fraktløsningen til Aventura som senere ble kjøpt opp av Computer Associates (CA). Vi valgte å skreddersy løsningen på egen hånd. Når vi nå oppgraderte til Java-plattform og Movex versjon 12 var det ikke lengre støtte for denne løsningen, sier Bergh.

For to og et halvt år siden søkte selskapet etter en fremtidsrettet partner med bredde i forhold til frakt- og fortollingsprodukter. Man var ikke primært ute etter et internasjonalt produkt, men en ambisiøs partner med et godt produkt og et bra supportapparat. Valget falt på det transportadministrative verktøyet til EdiCom.

- Systemet er enkelt å bruke med produksjon av store dokumentmasser. Det var viktig at håndtering av innenlandsk frakt mot Nor-Cargo, utenlandsk frakt mot Schenker, frakt mot Posten og tollhåndtering ble gjort i ett og samme system, sier Bergh, som mener EdiComs system er brukervennlig.

- Det var avgjørende at EdiCom som partner kunne integrere systemet mot ERP-leverandøren Intentia. Mye av strukturene i Movex skapes i forhold til kunder, rutestrukturer, fraktopplysninger m.m. Alt kundesalg ligger i Movex og vi ønsket ikke å stykke det opp i parallelle filsystemer. Opplysningene skulle lastes over og tas med slik at det støttet vår måte å produsere på. Det skulle være minimalt med rutiner i forhold til timevis håndtering. Terskelen for å komme i gang med systemet er lav.

EdiComs transportadministrative system er et komplimenterende verktøy, som sammen med vårt ordresystem sørger for en helautomatisk behandling av innenriks og grenseoverskridende transporter.

- Kundene slipper dobbeltarbeid og er selvhjulpne med fortollingsfunksjoner. På den måten oppnår man rask behandling av vareflyten, sier daglig leder Cato Hoberg i EdiCom AS.

Enklere prosjekthåndtering

I utgangspunktet var det 3 anbydere som kjempet om Hågkontrakten.

- Gjennom Hågs ERP-prosjekt var Intentia hovedleverandør. EdiCom ble valgt som underleverandør til Intentia, sier Bergh. - Prosjekthåndteringen ble enklere i og med at vi kun forholdt oss til en partner. Innkjøringsperioden og avklaringen rundt verktøyet var den kritiske delen av implementeringsprosessen.

Til tross for noen små innkjøringsproblemer har EdiCom systemet fungert meget bra.

Bedre styring og oversikt

- Håg måtte ta stilling til hvilke informasjonstyper som skulle lastes over fra ordresystemet til EdiCom. Vi sørget for at all transportinformasjon ble ført over fra Movex til vårt transportadministrative system. Til tross for en del utfordringer i implementeringsfasen, har selskapet nå fått et representativt transportadministrativt verktøy, sier Hoberg, som legger til at de har brukt mange år på å styrke forholdet til de fleste ERP-leverandørene.

- Enkle brukergrensesnitt og lave integrasjonskostnader er ensbetydende med den suksessen vi har oppnådd i markedet, sier Hoberg.

- Hvor mye av spedisjonsutgiftene har dere eliminert med løsningen?

- Det er vanskelig å tallfeste. Du får bedre styring og oversikt og blir oppfattet som en profesjonell transportkjøper når transportleverandørene vet at du har et slikt transportadministrativt system, sier Bergh. Han legger til at de også har bygd opp gode relasjoner til transportører og har meget god oversikt.

Forretningskritisk

- Er EdiCom løsningen forretningskritisk for Håg?

- Å ja. Uten den svikter våre fraktfunksjoner. Da klarer vi ikke å sende gods til internasjonale og nasjonale kunder. Vi kan klare oss uten mail en dag, men ikke uten det transportadministrative systemet, svarer Bergh. Uten EdiComs system måtte vi ha ansatt to medarbeidere og kjøpt flere eksterne speditørtjenester for å takle disse operasjonene. Å produsere dokumenter og å holde orden på alle detaljer er omfattende. Han legger til at de er avhengig av god tilgjengelighet fra systemleverandøren.

- Dersom systemet skulle svikte er vi avhengig av god support, og en partner som kan gjøre forbedringer der vi ikke har kompetanse.

Årlig oppdatering

- Dersom myndighetene eller transportørene endrer fastsatte regler får alle våre kunder umiddelbart en oppdatering fra EdiCom, sier Hoberg.

- Det er viktig at vi forer våre kunder med korrekt informasjon slik at de får ut varene til rett tid. EdiComs kunder mottar også en hovedoppdatering av programmet årlig, slik at løsningen hele tiden er i tråd med markedets generelle krav.

Han mener Håg er et godt eksempel på hvordan en kunde bruker EdiCom både på sine nasjonale og internasjonale transporter.

- De har et felles verktøy uansett hvilket transportoppdrag som gjennomføres. Bonuseffekten for dem er at de på denne måten får en felles transportstatistikk som også kan kjøres tilbake i ERP-systemet.

- Med produksjon på Røros er vi avhengig av en partner som er i stand til å ekspandere på det europeiske markedet, sier Bergh. - Det er ikke utenkelig at vi kommer til å etablere sentrale omlastningspunkter i Europa. Målet er å standardisere så mye på systemet slik at det kan brukes på tvers i konsernet. Mye taler for at vi vil benytte EdiCom også her.

Track and trace

Fra Hågs systemer sendes det EDI-informasjon fra det transportadministrative systemet til speditørene.

- De tar hånd om alle «track and trace» funksjoner til varene leveres på døra hos kunden. Hvis en kunde ønsker å vite hvor varen befinner seg underveis, går han inn i vårt «track and trace» system hvor det er automatisk overgang til sporingssystemer. Systemet er 100 prosent pålitelig. ERP-systemet brukes for å fange opp alle avvik underveis. På den måten får vi kontroll med alle logistikkostnader. Forutsigbarhet er viktig for å oppnå kontroll med både korte leverings- og ledetider. Med en leveringspresisjon på 98 prosent har vi i dag en forutsigbar logistikkontroll.

Tung Movex bruker

Håg har vært en tung Movexbruker siden 1992.

- Vi er fornøyd med ERP-systemet slik det fungerer i dag. Vi kunne tenkt oss en enklere prosess med mindre feil i løsningen og bedre støtteverktøy for å gjennomføre prosessene raskere. Systemet som sådan passer oss meget bra og integrerer all produksjons- og logistikkaktiviteter som konsolideres i regnskap og økonomi. Flerfilformathåndteringen og datterselskapsstrukturen håndteres bra, sier Bergh. Han mener selskapet har en god kjerne å bygge videre på.

- Vi er langt fra ferdig med prosessen. Nå kan vi begynne å hente ut gevinstene. Det er et fåtall bedrifter som har styrke til å gå fra Movex versjon 9 til12 i løpet av ett år, og tilsammen har vi lagt ned 6 millioner kroner i oppgradering av ERP-plattformen, sier Bergh.

- Det er et fåtall produksjonsbedrifter som har foretatt det styringsmessige løftet som Håg, sier Hoberg. - Flere norske produksjonsbedrifter, som har vært gjennom tøffe omstillingsprosesser driver fortsatt med gamle og utrangerte ERP-systemer. Her ligger det et betydelig forbedringspotensial.

Det tok Håg ett år å få de styringsmessige løftene på plass.

- Det er mange som kvier seg for denne omstillingsperioden. Det er beinhardt og krever mye av organisasjonen på alle nivåer, mener Geir W. Bergh.

---------------

Betydelig omstruktureringsprosess

De to siste årene har Håg vært gjennom en betydelig omstruktureringsprosess. - Vi bygde ned fullfunksjons datterselskaper med egen administrasjonshåndtering. De ble rene salgsdrevne selskaper med slankere kostnadsbilde. For fabrikk, datterselskaper og salgskontor har omstruktureringen ført til konsentrasjon av fellesfunksjoner til hovedkontoret i Oslo, sier Geir W. Berg.

500 mennesker jobber i Håggruppen nasjonalt og internasjonalt. Fjorårets omsetning var på 465 millioner kroner. I år forventes det en omsetning på nærmere 500 millioner. Gruppen er godt i gang med målsettingen om å bedre lønnsomhet på lavere volum. Videre satses det på volumvekst av deres nye portefølje av sitteløsninger.

Selskapets hovedprodukter er arbeidsstoler og konferanse- og besøksstoler, og dagsproduksjonen ligger mellom 900 og 1.200 stoler. 75 prosent eksporteres mens resten selges på det norske markedet.

- Transport fra Røros skjer med den lokale transportøren Tamnes, som kjører varene til Schenkers sentrallager i Oslo. Derfra sender Schenker varene videre gjennom sitt spredningssystem i Europa. Nor-Cargo har ansvaret for innlandstransporten. Vi organiserer transporten når det er snakk om leveranse av flere tusen stoler til store kontorbygg nasjonalt og internasjonalt.

Markedssvikt

- Årsaken til omstruktureringsprosessen var svikt i kontraktsmarkedet på nybygg på mellom 30-40 prosent i våre hovedmarkeder i Sentral-Europa. Det norske markedet har gått bra hele tiden, sier Bergh, og legger til at konsernledelsen var klar på at produksjon og logistikk skulle forvaltes av Røros. Antall ansatte ble kraftig redusert i løpet av 2003-2004, men økt oppdragsmengde det siste halvåret har imidlertid resultert i større behov for nye medarbeidere.

Møbelprodusenten Ekornes har som kjent valgt å produsere i Norge og har automatisert store deler av produksjonen med bl.a. robotstyring. Selskapets lønnsomhet er høy.

- Jeg har stor sans for de grep Ekornes har gjort. Hemmeligheten til møbelprodusenten er at de tidlig på 90-tallet standardiserte sine produkter. Stresslessen ble adoptert inn i flere ferdigprodukter. For Håg er det viktig å ha et stort utbud av produkter tilgjengelig for alle kunder. Samtidig må vi ha stor gjenbruk av standardkomponenter på tvers av mange modeller, sier Bergh.

Han opplyser at de kan bli enda flinkere gjennom bl.a. standardisering av intern produksjon.

- De fleste møbel- og elektronikkbedrifter kjøper produkter fra lavkostland. Vi har overlatt større deler av sømproduksjonen til Baltikum. Andelen av utenlandskjøp av bl.a. stoffer og trinser er i dag på 80 prosent. Bearbeidingsandelen er avtagende. Det er stor bevissthet i selskapet om å opprettholde hovedproduksjonen på Røros.

Flere manuelle operasjoner

- Hvor høy automatiseringsgrad har Håg?

- I dag er det flere manuelle operasjoner, sier Bergh. - Vi kommer til å automatisere produksjonen gjennom bedre transport- og internforsyningssystemer. Vi kan oppnå vesentlig høyere automatiseringsgrad på deleproduksjonen når standardiseringsarbeidet er fullført med flere roboter på sveising og sammenstilling av stoler. Vi samarbeider nå med Norges Forskningsråd og Sintef i prosjekter for å oppnå høyere automatiseringsgrad - og lønnsomhet.

Det tar 3-5 dager fra en kontorstol er ferdig produsert til den er fremme hos kunde på kontinentet. For Håg er det et stort konkurransefortrinn.

- Vi opererer med en ledetid på mellom 3-4 uker. Slik sett kan vi bl.a. kjøpe enkeltprodukter som trinser fra lavkostland som Kina. - Men, sier Bergh, - vi har leverandører i nærområdet hvis leveransene ikke kommer frem til avtalt tid. Det er ikke aktuelt å kjøpe søm fra Kina. Baltikum er ideelt for oss. En leveranse som sendes på mandag er normalt fremme hos oss på torsdag. For å unngå forsyningsproblemer har vi også bygd opp et bufferlager. Logistikkfundamentet ville blitt ødelagt dersom vi baserte oss på underleverandører med en leveringstid på 2-4 uker. Da ville vi for lengst vært «out of Business».

Håg har klart å oppnå korte gjennomløpstider og reduserte leveringstider gjennom en bevissthetskampanje som startet da fabrikken hadde kun 120 ansatte.

- Vi satset på flytorientert produksjon med Home Fast og Just-in-Time prinsipper. Fabrikkledelsen strakk seg langt for å få til gode løsninger med korte produksjonstider og garanterte tidsleveranser. Når vi i dag bestiller stoff fra Storbritannia krever vi å få svar på om de klarer å oppfylle leveringstiden dagen derpå. Når vi får bekreftende svar fra vår engelske underleverandør, får kunden beskjed om at stolen er ferdig til avtalt tid. Vi har hatt en stabil leveringspresisjon de siste fem årene på 98 prosent.

Strukturendringer i selskapet med flytting av flere funksjoner det siste året har påvirket hele verdikjeden.

- Samtidig har vi lagt om styringssystemene. Resultatet har blant annet vært en svakere leveringspresisjon over en periode. Nå er årsaken til problemene ryddet av veien - og vi er tilbake på sporet.

Overstyring

Håg har nå som nevnt oppgradert hele ERP-plattformen med Movex versjon 12.

- Vi benytter nå ERP som et material- og behovsstyringssystem og har gått bort fra ensidig kanbantenkning til å bruke systemet som et rent styringssystem for hele logistikken. Det har vært en lang og omstendelig prosess, sier Bergh, som minner om at Kanbanproduksjonen baserer seg på et japansk produksjonsprinsipp med bruk av et manuelt kortsystem, som sirkulerer og følger kassestørrelser gjennom hele produksjonen.

- Ordrestyringen trekkes tilbake fra det siste leddet i produksjonen. Her er det en klar overstyring, og vi kommer til å satse på mer ordre- og systemstyring i delemontasjeoperasjonene. Det er kun kanbanproduksjon i mekanisk avdeling, men også her vil utviklingen gå i retning av mer systemstyring, rapportering og MRP. I dag er 30 prosent kanban mens 70 prosent av produksjonen er automatisert.

Avviklet ferdigvarelageret

Håg avviklet ferdigvarelageret på midten av 90-tallet. Det var et ledd i en strategi om å redusere kapitalbindingen av varer med ekstremt dårlig omløpshastighet.

- Vi satset derfor på bufferlager på strategiske steder i produksjonen, sier Bergh, og legger til at omløpshastigheten på bufferlageret er 15 ganger i året.

- I fremtiden ser vi for oss en konfigurering av produktene i nærheten av våre kunder. Ett alternativ er å bygge lagre på kontinentet hvor vi kan drive med «klikk-klakk» montasje. Foreløpig er dette en del av vår montasje- og tapetseringsvirksomhet på Røros, avslutter Geir W. Bergh.

-----------

Håg ble etablert i Oslo i 1943 av Håkon Granlund. De første 25 årene var firmaet produsent av kontorstoler og stålrørsmøbler til kjøkken. I 1970 falt markedet for stålrørsmøbler bort, og Håg valgte å fokusere på kontorstoler. Selskapet er i dag en ledende leverandør av slike i Norden og blant de 10 største i Europa. De fleste av kundene befinner seg i Nord- og Mellom-Europa og i USA.

EdiCom - tidligere kjent under navnene LPS, micro80 AS och SyZ AS - har over 14 års erfaring med programvare for TVINN og Transportadministrasjon i alle ledd. Selskapets satsingsområde er å levere produkter i dette markedssegmentet og være en totalleverandør på applikasjoner for bransjer med import-, eksport- og transportadministrasjonsbehov. Selskapets produkter videreutvikles og forbedres til enhver tid slik at brukerne gjennom sine vedlikeholdsavtaler, har et program som er tilpasset de lovendringer og krav myndighetene stiller.

www.logistikk-ledelse.no© 2005

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!