Fra tungrodde IT-systemer til elektronisk håndtering av fakturaer

Tungrodde IT-systemer og manuelle kjøresedler var i ferd med å redusere lønnsomheten for maskinentreprenøren Isachsen og Løvås AS i Lier utenfor Drammen. - Kjøresedler lå flere uker i anleggsbilene før oppdragene ble fakturert. Nå har vi fått utviklet en mobil kommunikasjonsløsning for kjøresedler der vi benytter håndterminaler. Det har effektivisert driften vesentlig, sier daglig leder Rune Isachsen.

Sjåførene fyller nå ut kjøresedlene på PDA´er. Når formannen på et pukkverk gir en digital signatur for total mengde pukk, oversender sjåføren informasjonen elektronisk til Isachsen og Løvås sin økonomiavdeling for viderebehandling.

- Det forenkler arbeidsprosessen for alle medarbeidere. Feilprosenten er redusert samtidig som kvaliteten og kontrollen i alle ledd er opprettholdt. Når oppdraget er godkjent generer systemet automatisk lister og rapporter til faktura- eller regnskapsprogrammer, sier Isachsen. Selv om prosjektet er i millionklassen, regner man med en payback i løpet av ett år eller to.

20 års erfaring

Isachsen og Løvås ble etablert som enkeltmannsforetak i 1984. Den gang hadde man bare én lastebil, men tre år senere kjøpte selskapet sin første gravmaskinen og ble dermed en tradisjonell maskinentreprenør.

- Vi har spesialisert oss på oppdrag innen vei, jernbane og kommunaltekniske anlegg, riving/sortering, idrettsbaner og vintervedlikehold, sier Isachsen.

I 1990 hadde selskapet en omsetning på 40 millioner kroner og 25 ansatte.

- Da gikk vi inn i en turbulent periode med hurtig vekst og liten inntjening. I 1994 ble vi et aksjeselskap og året etter hadde vi kontroll over selskapsutviklingen. Fra år 2000 og frem til i dag har vi hatt en tredobling av omsetningen. I dag er vi et tradisjonelt entreprenørselskap med kunder innen privat næringsliv og det offentlige. Vi er en stor pukkverkstransportør og har hatt ansvaret for bygging av veier, tunneler, vann og avløp, industritomter og offentlig bygg.

Selskapet hadde i 2004 en omsetning på 230 millioner kroner og sysselsetter over 100 medarbeidere. Isachsen poengterer betydningen av å ta vare på disse og skape trivsel for dem, og et viktig fokusområde er derfor helse, miljø og sikkerhet (HMS).

Bilparken består i dag av 30 lastebiler, de fleste med henger, og hvorav 25 er engasjert i daglig massetransport.

Lastlisteoversikt

På spørsmål om hvilke tiltak selskapet iverksatte for å holde kontroll med selskapets vekst, forteller Isachsen at de var tidlig ute og fikk laget en manuell lastlisteoversikt som inneholdt opplasting, type masse, antall kubikk m.m.

- Det ble ansatt en programmerer som laget et program for punching av data for å få rask oversikt. Denne type registrering av data gav selvfølgelig muligheter for mange punchefeil; dataene skulle fra sjåfør og gjennom to ledd før de dannet grunnlag for faktura. Vi var opptatt av solide rutiner for å oppfange eventuelle feil. Etterkontroll tar tid og det var derfor viktig å samle inn riktig data i første registrering. Det er lite tilfredsstillende hvis lastlistene blir liggende i bilene i flere dager uten at faktura blir utsendt. Det har dessverre skjedd altfor mange ganger.

Effektivt transportverktøy

For å få oversikt fra dag til dag, måtte Isachsen og Løvås derfor gå til anskaffelse av et effektivt transportverktøy.

- Vi har vurdert en rekke metoder for å effektivisere driften. Ett av dem var å få kontroll med flåten for lettere å kunne styre returlast. Vi visste på forhånd hva vi var ute etter og hvordan ting burde løses i praksis. Det viktigste var etableringen av et transportsystem der både sjåføren og de på kontoret fikk optimale funksjoner.

Våren 2004 kontaktet man selskapet Transportnett som hadde et verktøy for håndtering av kjøresedler. Litt senere ble et pilotprosjekt satt i drift med samarbeidspartnerne Skanska, Veidekke, NCC og Mesta. Prosjektet tok for seg funksjonene for flytting av masse hvor tilsammen 25 biler deltok.

- Prosjektet ble så vellykket at vi for et års tid siden installerte produktene Transport Mobile og Elektronisk Kjøreseddel fra Transportnett, og i fjor vår var systemet i full drift, forteller Isachsen.

Enkelt brukergrensesnitt

Transport Mobile består av håndholdte PDA-terminaler, som gjør det mulig å sende ordre til sjåfør med digital signatur og etikett.

- Systemet er universelt og egner seg godt til håndtering av administrative operasjoner. Det er to versjoner; ett for stykkgods og et annet for masse- og tidtransport (kjøresedler). Systemet registrerer timer, kilometer, vekt, avvik og returpaller, sier daglig leder Jan Ole Hansen i Transportnett AS.

Han legger til at håndterminalene alltid er online og synkronisert i «realtime» mot en sentral database, og har et enkelt brukergrensesnitt tilpasset sjåførenes behov.

Nytenkning

Hansen berømmer Isachsens vilje til nytenkning. Han understreker at det er en stor utfordring å gå fra et tilnærmelsesvis manuelt system og over til elektronisk timeseddel og flåtestyring. De fleste entreprenørene kvier seg med å starte en slik prosess fordi endringene i arbeidsmetodene er store og må planlegges.

- Vi har nå fått bedre oversikt over bilparken og våre daglige arbeidsoperasjoner. Systemet gjør det også mulig å rekonstruere hendelser i etterkant slik at vi kan fatte raske beslutninger hvis noe skal korrigeres. Sist, men ikke minst, er vi nå daglig à jour i forbindelse med fakturering mot våre kunder, sier Isachsen.

Forenkling av pengetransaksjoner

I løpet av vinteren skal nå hele bilparken til Isachsen og Løvås få installert PDA-løsningene fra Transportnett.

- Vi vurderer nå å gå til anskaffelse av en enklere og billigere hardware versjon i bilene. Samtidig vurderer vi å installere betalingsterminaler i bilene. Det vil være med på ytterligere å forenkle pengetransaksjonene, sier Isachsen, som legger til at skal være i forkant i bruk av moderne IT-verktøy slik at selskapet til enhver tid har kontroll med fakturagrunnlaget.

- Skal vi overleve i et konkurranseutsatt marked må vi hele tiden være i forkant på IT-fronten, konkluderer han.

Smertefri overgang

Transport Mobile og elektroniske kjøresedler vil gjøre hverdagen enklere for Isachsen og Løvås. Tidsforbruket vil gå ned og det blir mindre håndtering av papirer. - Vi var overrasket over hvor lett systemet var å implementere. Opplæringen av både yngre og eldre sjåfører i tillegg til de på kontoret har gått fullstendig smertefritt, sier Isachsen. Hans råd til andre maskinentreprenører er å starte prosessen med implementering av fremtidsrettede IT-verktøy nå.

- Det er store penger å hente, men gap ikke for høyt. Ta dette stegvis og etabler superbrukere som kan kvalitetssikre implementeringsprosessen. Tiden som bedrifter bruker på manuelle operasjoner er ekstremt kostbar. Selv om vi i implementeringsfasen belaster selskapet på IT-siden, er det en billig og nødvendig investering for fremtiden, mener Isachsen.

Etterhvert kommer selskapet også til å implementere time- og fraværsregistrering.

- Men, påpeker han, - Vi gjør ikke dette for å overvåke de ansatte, men for å effektivisere og rasjonalisere virksomheten på alle nivåer.

Superbruker Linda

Linda Olsen jobber som økonomikonsulent i Isachsen og Løvås. Hun er også kontroller på transportløsningene til Transportnett.

- Systemet har så langt fungert meget bra og det var enkelt å lære. I dag arbeider vi med å effektivisere kommunikasjonen mellom GSM-baserte PDA´er i lastebilene og hovedkontoret. Vi har derfor testet ut håndholdte terminaler med GPRS-funksjonalitet, som fungerer mer hensiktsmessig for oss, sier Olsen.

Tidligere førte hun alle fakturaer fra 25 lastebiler som kjørte 25 lass pr. dag helt manuelt. Det bugnet over av lister og arbeidsmengden var formidabel.

- Nå har vi en løsning der sjåføren får kunden til å bekrefte oppdraget og sender det elektronisk rett inn i vårt ordre- og økonomisystem, sier hun entusiastisk.

www.logistikk-ledelse.no © 2006