«Mistet tråden» i tradisjonell programvare: Insourcing av IT gir bedre kontroll
Insourcing av IT gir bedre kontroll
Kompetansenivået som er påkrevd for å gi seg i kast med strikketøyets mer intrikate utfordringer kan fortone seg som en fjerntliggende problemstilling innenfor produksjonslogistikk. Ved Gudbrandsdalens Uldvarefabrik AS i Lillehammer opplevde de at flere av de mest gjengse programmene for logistikk, ERP m.m., simpelthen tok kvelden da de ble gransket med tanke på større omlegginger ved bedriften.
- Veldig bra oversikt med det nye systemet, mener Ann Britt Kolloen og Ivar Magne Johannessen. Foto: Nils Erik Langva
Økonomisjef Gunvald Berget forteller at en av de mer kjente leverandørene falt ut og ga opp hele anbudet for levering av en av de mest kjente programvareapplikasjonene.
- De mente at våre krav var for kompliserte, forteller Berget. - Insourcing og kravspesifikasjoner og atter kravspesifikasjoner ble løsningen da vi kjøpte ny programvare. Med insourcing mener vi å beholde alt grunnlag i eget hus og styrer alt selv. Nå bruker vi mindre penger og færre mannskaper på dataadministrasjon enn noen gang. Likevel er produksjonslogistikk og ekstern logistikk blitt mer kostnads- og produksjonseffektiv. Bare en mindre, relativt ukjent leverandør var i stand til å møte kravene, som har gitt disse resultatene, sier Berget.
Den som ikke har tilknytning til tekstilbransjen kan naturligvis fundere på hva som er så spesielt med et tøystykke eller to, at logaritmene mister tråden, i programvare som betjener resten av norsk industri, tidvis bortimot problemfritt.
Økonomisjefen forklarer, forhåpentligvis oversatt til begripelige termer for dem som aldri har lagt to strikkepinner i kors i sakens anledning.
Strekk i tøyet
Vi blir forklart at den ønskede programvaren på helt spesielt vis må holde orden på antall meter stoff som hver enkelt vevstol produserer i rasende fart, med tilhørende fargesjatteringer, mønstre, lagerlokasjoner, kunde- og produksjonsnumre og alt annet som kreves. En for datasystemene kjedelig egenskap ved et tøystykke og garnene som inngår i dette er nemlig stadig krymping og utvidelse og fargedivergens på vei mot lager. Men også etter lager. Så er også situasjonen slik at ikke alle kunder skal ha like mange meter som må løpe gjennom maskinene i hvert parti. Ergo må kostnadsoptimaliseringen løpe side om side med stoffer som endrer viktige egenskaper gjennom hele prosessen.
Rammebetingelsene rundt produksjonen tatt i betraktning, skulle man anta Gudbrandsdalens Uldvarefabrik som klar kandidat for outsourcing av datastyringen. La rett og slett andre ta hånd om beregningene og bekymringene.
Ledelsen var inne på tanken. Men tre ting gjorde at de la den vekk for aldri å plukke den opp igjen; løpende leiekostnad for serverkapasitet og drifting, utgifter til support og konsulenthjelp, og tap av kontroll med egne produksjonsdata.
Færre ansatte - bedre kontroll
- Jeg kan bare gjenta; insourcing er løsningen, ikke bare for oss. I dag har vi bedre kontroll og styrer mer optimalt, med færre ansatte involvert på datasiden. Som en bedrift med 68 millioner kroner i omsetning, 63 ansatte, som produserer hele 400.000 meter med møbel- og bunadstoffer i en temmelig komplisert produksjonsgang, skulle man kanskje tro at dataadministrasjon ville kreve minst en fast ansatt, med konsulenthjelp attpå. Men Berget er eneste ansatte som administrerer systemene, dog med noe innleid IT-bistand fra tid til annen. Vel og merke i tillegg til oppgavene som økonomisjef. Kombinasjonen går veldig greit, også til hans egen overraskelse, sett i forhold til antagelsene da vi startet prosessen med nytt system.
- Administrasjon av IT krever i dag altså færre mennesker, faktisk helt minimalt siden jeg er alene, og samtidig er kontrollen over produksjonslogistikken langt, langt bedre enn noen gang.
- Mange vil spekulere på om du tegner et glansbilde, solid på siden av virkeligheten?
- Jeg kan fortelle mer, men også da med utelukkende realistiske beskrivelser. For effektiviteten er blitt så god at vi har fått økonomi av å gå inn på nye markeder vi tidligere ikke fant lønnsomhet i. Vi har fått våre første kontrakter på leveranser til forbrukermarkedet, i praksis dem som produserer hjemmemøbler. Vi har i årtier vært alt for dyre for dette kundesegmentet. Vi har til nå hovedsakelig levert til brukere som krever for eksempel ekstra kvalitet for slitasje. For vår del vil det blant annet si kontraktsmarkedet som til kinosaler, konsertsaler, hoteller samt til tog og til mange av de største og mest moderne cruiseskipene i verden.
Eksterne grossister
På grunn av den kompliserte produksjonen var heller ikke kundebehandlingen optimal med de gamle systemene, forteller Berget videre.
- Kundene visste ikke så veldig mye før varene en dag lå på dørstokken. Selv om vi ikke har full gjennomsiktighet, slik at innkjøpere kan se hele vår lagerbeholdning eller spore sin bestilling i produksjonslinjen, så er vi likevel inne i en ny verden, både internt og eksternt. Her på huset har vi omorganisert oss for å strømlinjeforme den ansattes funksjoner i forhold til mulighetene som følger av mye bedre oversikt i hele verdikjeden.
På kundesiden er de blitt mye flinkere til å håndtere de salgene som går gjennom eksterne grossister, ved leveringer direkte til bruker, uten å gå om lageret til grossisten.
- Videre kan vi med det nye systemet tilby ekstern kundeordreintegrasjon med mottak og avlevering av frakt- og fakturainformasjon i XML-format. Her har vi samarbeidet med den største kunden vår, som er en dansk grossist. Takket være omleggingene knytter vi eksisterende kunder sterkere til oss på denne måten ved av vi kan yte en langt bedre kundeservice enn før.
- De sedvanlige fortredeligheter ved implementeringen, hvordan har de artet seg?
- Vi er simpelthen positivt sjokkerte. I dag kan jeg innrømme at jeg i mitt stille sinne hadde gjort noen overlegninger om akseptabel nedtid. Leverandørenes optimisme virket i overkant, tross grundige gjennomganger av mulige fallgruver. Vi har praktisk talt ikke hatt driftsstans med bakgrunn i implementeringen, tro det eller ei. Tingene ruller og går. Systemleverandøren kunne videre tilby en ferdig oppsatt integrasjon mot et av markedets standard økonomisystemer, som også kom seg pent opp og stå, sier Berget.
Et liv i sorg
En svært fremtredende industrileder, som er ledende i en av våre mest kompetansekrevende bransjer, der stor datakraft oppfattes som nær en livsnødvendighet, tilvisket oss i et øyeblikk, der konsernets servere hadde gitt seg hen på aktiviteter godt til siden for hva som var ønskelig: «Data er i grunnen et liv i sorg».
En annen toppleder, som er presentert her i bladet og andre steder, overdrysset med priser og positiv oppmerksomhet formedels datastyrt logistikk, som har vakt oppmerksomhet også utenfor Kongerikets grenser, sa med dypets mulig alvor om innkjøp av datasystemer: «Velg ikke hyllevare, aldri hyllevare».
Men så har altså Gudbrandsdalens Uldvarefabrik valgt nettopp standard butikkvare, som omfatter produksjonslogistikk, ERP og økonomi, for å nevne de viktigste modulene. Og som tidligere nevnt ble valget et av de enkleste systemene på markedet, i alle fall etter deres egen vurdering. Ingen rådyre spesialtilpassinger eller konsulenter i huset i månedsvis. Det norske systemet har i dagens «drakt» vært på markedet i Norge i nærmere 10 år.
Hjemmeleksen er viktigst
Økonomisjefen legger på bordet en bunke papirer, som viser å være en intern rapport, som graver dypt i bedriftens programvarebehov, men som likevel er rimelig kort og oversiktlig:
- Her er forklaringen på et vellykket valg, enkel implementering og nesten 100 prosent oppetid etter at vi trykte på startknappen. Her ser du hjemmeleksen vår, og den er det viktigste delprosjektet frem mot innkjøpet, sier Berget.
Han forteller at også de tidligere har gått i den fella og invitert selgere til å presentere sin programvare og deretter prøve å finne ut hvordan den kunne brukes hos oss.
- Som følge av at vi har ventet på presentasjonene hadde vi i realiteten ikke skaffet oss nok innsikt i eget bo, det vil si alle detaljer i hvilke krav vår egen virksomhet setter til programvaren. Denne typen innkjøpsprosedyre fører lett til at selgeren legger føringer for valgene. Resultatet er at vi kun i ettertid så hvilke løsninger og tilpassinger som skulle vært med. Deretter har vi i tillegg gjort samme erfaring som så mange andre, at løsninger i etterkant er blitt både svært dyre og sjeldent optimale.
Da vi i 2005 skjønte at tiden var moden for generalopprydding gikk vi frem på helt andre måter, men først etter at jeg tilfeldigvis hadde hørt om den leverandøren vi valgte på et seminar. Vi bestemte oss for å gå frem som om vi skulle innføre ISO eller andre kvalitetsstandarder, før eventuelle leverandører kom inn i bildet.
Løsningsevne og brukervennlighet
Gruppene tok så for seg prosessområdendes detaljer, som produktkalkyler, produksjonsplanlegging og utarbeidet kravspesifikasjoner, og videre oppsettet for de grunndata, som måtte registreres, eksempelvis kundedata, artikkeldata for råvarer, leverandøroversikt og database for ansatte. På alle områder satte de krav til datasystemets grad av løsningsevne og brukervennlighet. Et enkelt skjema ble satt opp for registreringen der også leverandørene fikk sin egen kolonne. Den registrerte løsningsevnen til et datasystem, basert opp leverandørens vurderinger.
Skjemaet sikret en uniformert kravspesifikasjon der alle tilbud ble helt sammenlignbare, sier Berget:
- Denne nitide gjennomgangen hadde mange utilsiktede fordeler. Leverandører som ikke kunne levere i henhold til spesifikasjonene bakket ut ganske fort. Vi snakker om seriøse og store tilbydere med vel kjente programvareløsninger. Vi sparte tid og satt igjen med dem som var verdt å bruke tid på, i denne sammenheng.
En av dem som skulle gi anbud for eventuell outsourcing ordla seg omtrent slik: «Nå har dere så god oversikt at vi ikke kan gjøre den bedre, og dermed har dere også grunnlag for å styre alt billigere på egen hånd enn utenforstående kan».
- Denne konklusjonen var vi begynt å nærme oss selv. I ettertid er vi helt sikre på at dette er veien å gå. Insourcingen, som er vår betegnelse, har gitt som resultat at kontroll og oversikt på alle prosesser er blitt en helt annet, og kostnadene mye lavere. Alt er blitt enklere, eksempelvis er kalkyler mye lettere å sette opp og mye mer treffsikre enn tidligere.
- På to viktige salgsområder har den forbedrede oversikten gitt oss innsikt som har åpnet for nye forretningsområder. I tillegg til at vi er gått inn i forbrukersegmentet, via produsentene, så har vi begynt med netthandel for produsenter, grossister og andre næringsdrivende. Vi har ikke hatt nødvendig kompetanse eller sett hvordan vi kunne skape gevinst på denne måten.
Berget forteller at de begynte netthandel i august i fjor, og allerede nå skjer 30 prosent av handelen deres på web.
- Jeg antar utviklingen kan betraktes som svært bra. Her på huset bidrar weben til ytterligere kostnadsreduksjoner og enklere logistikk. Av andre rosiner i denne pølsa vil jeg også nevne oppdateringer og nye versjoner. Andre systemer vi har hatt har vært slik at oppdateringene har samme innhold for alle brukere. Men alle trenger ikke alt, så vi må gjennom til dels omfattende prosedyrer med å legge inn bare den delen av oppdateringen som er aktuell, og hvilke som ikke skal inn. Alle som har vært gjennom en slik jobb vet at den kan være ganske stor. Systemet vårt er registrert i en egen database med oversikt over hver eneste installasjon som er gjort, og hvilke moduler den enkelte virksomhet har. Oppdateringene er knyttet til lisensnøkkelen, slik at vi alle får spesialtilpassede oppdateringer som går rett inn i systemet på et minimum av tid.
- Hvilken hovedkonklusjon munner denne utilslørte begeistring ut i?
- Ta kontrollen selv. Fra første stund, avslutter Gunvald Berget
Økonomisjef Gunvald Berget opplyser at ERP-løsningen til Gudbrandsdalens Uldvarefabrik er basert på mps-systemet Spektra A3 utviklet av SYSteam Norge samt økonomisystemet Visma Global med SYSteam som forhandler. SYSteam Norge er senere blitt kjøpt opp av ErgoGroup, og Spektra MPS er i dag en av flere ERP-løsninger som ErgoGroup tilbyr. Foto: Nils Erik Langva
Les hele artikkelen i Logistikk & Ledelse nr. 12/2010
www.logistikk-ledelse.no © 2010
