Reduserer kostnadene og øker montørkapasiteten

Med PocketSERVICE fra Giant Leap Technologies har Bautas redusert kostnadene og fått en sterk kapasitetsøkning på sine montører. - Tidligere levde vi med et skjemavelde som ble manuelt utfylt. Nå mottar montøren arbeidsordre på PDAen, utfører oppgavene og ferdigmelder oppdraget rett inn i forretningssystemet, sier IT-sjef Christian Børresen i selskapet.

Hallstein Vollan

Selskaper som benytter montører ute i felt har store utfordringer i administrasjon av personell. Hos mange av dem distribueres arbeidsordre ved personlig oppmøte eller via mobil og SMS. De som fordeler oppgavene har begrenset informasjon om hvor personellet befinner seg og status på oppdragene. Det brukes mye ressurser på manuell registrering av utførte oppdrag i skjemaer med dårlig lesbar håndskrift. I tillegg går det ofte lang tid fra oppdraget er utført til det blir registrert i økonomisystemet og fakturert.

Kravspesifikasjon

- Vi startet med å skissere dagens prosess og kartla hvordan papirflyten var organisert i Bautas. Vi så for oss en løsning som kunne benyttes i alle avdelinger og av bl.a. våre elektro- og stillasmontører, sier Børresen. Han forteller at Bautas raskt registrerte at løsningen kunne få stor betydning for hele virksomheten.

- Derfor var valg av leverandør avgjørende. Vi gikk selektivt ut i markedet og valgte fem som fikk tilsendt vår kravspesifikasjon. Etter en grundig gjennomgang av tilbudene gikk vi videre med to leverandører. Den ene hadde en standardløsning som ikke kunne tilpasses vår virksomhet. Vi trengte en med en overordnet profil og et system som kunne tilpasses våre behov i ulike deler av bedriften. Valget falt på Giant Leap og deres PocketSERVICE løsning. Selskapets programvareløsning og strategiske tankegang var forskjellig fra konkurrentenes. Vi gjorde et godt valg og har fått en løsning tilpasset vår forretning, sier Børresen, som forteller at den var nedbetalt i løpet av ett år.

Kostnadsreduksjon

- Før vi startet prosjektet satte vi opp noen mål på kostnadsreduksjon som var svært enkle å kalkulere. Bortfall av trykte skjemaer og lister med fire gjennomslag, utgjør årlig besparelse på flere hundre tusen kroner. I tillegg har vi rasjonalisert håndtering av all dokumentasjonen og punching av data inn i interne systemer. Disse ressursene benyttes nå til meningsfylte oppgaver og bidrar til økt omsetning og større kundetilfredshet i selskapet, sier Børresen. - Sist men ikke minst er informasjonsflyten styrket.

Forbedrer montørens hverdag

Når en kunde bestiller et oppdrag opprettes det en arbeidsordre som distribueres til montørens PDA sammen med sjekkliste og informasjon om oppdragets art.

- Når arbeidet er sluttført taster montøren inn timer og materiellforbruk. Deretter kvitterer kunden på PDAen for utført oppdrag hvorpå all data sendes inn i vårt sentralsystem og faktureres, sier Børresen. Han forteller at Bautas hadde flere skjemaer som ble sendt internt mellom avdelinger.

- Vi ønsket å gjøre dem elektronisk slik at kommunikasjonen ble enklere og feilkildene redusert. I starten konsentrerte vi oss om arbeidsoperasjonene til våre montører ute i felt. Vi ønsket å gjøre dem enklere for å øke kapasiteten med bestående mannskap. I etterkant har vi fått mange andre gevinster i form av forenklet rapportering og orden på papirflyten.

Bedre kontroll med oppdragene

- Med PocketSERVICE er papirhierarkiet satt i system og lagt over på elektronisk format. Vi har nå bedre oversikt og kontroll med våre oppdrag. Styringen av montører er blitt betraktelig bedre og har gitt oss en effektivitetsøkning, sier avdelingsleder og produksjonsansvarlig for elektro Lars William Bjørnbakken i Bautas på Skui. - Tidligere benyttet vi håndskrevne bilag på både materiell og timer, arbeidsordre og rapportering til lønn. Risikoen var stor for at lister forsvant fra biler før de ble innlevert. Nå er informasjonen tilgjengelig straks oppdraget er utført og kunden har signert. Det gir en raskere fakturering.

Skjemavelde

Arbeidsdagen besto tidligere av et skjemavelde og var frustrerende for montørene. Til hvert oppdag var det 5-6 skjemaer alt fra time-, materiell- og sjekklister.

- Disse ble gjennomgått av avdelingslederne i slutten av hver måned, noe som var en tidkrevende prosess for alle parter. De har nå frigjort tiden til administrative oppgaver. I tillegg har vi redusert reklamasjoner og kreditnotaer med påfølgende korrekt faktura, påpeker Bjørnbakken.

Avdelingen til Bautas på Skui i Bærum dekker hele Oslo-området. Tidligere måtte en medarbeider med bopel på Jessheim dra til Skui for å hente en arbeidsordre for deretter å reise tilbake til Oslo for å utføre arbeidet. Arbeidsordrer ble samlet opp hos montørene og skjemaer ble utfylt etter en eller to uker.

- Det ga mange feilkilder og risiko for at ordre ble glemt og ikke fakturert. Nå slår montøren på PDAen hjemme mandag morgen, mottar arbeidsordren og reiser rett til kunden. Den tiden vi tidligere benyttet til å kjøre frem og tilbake til Skui, kan vi nå benytte til fakturerbart arbeid. Tiden montørene benyttet til å fylle ut skjemaer brukes nå ute på anlegget, sier Børresen.

Mindre reklamasjoner

- Montørene slipper å sortere papir i arbeidstiden og passe på at de havner på riktig sted. Dette tar nå systemet seg av. Det er en generell effektivitetsøkning i å ha et verktøy som samler all informasjon. Alt utfylles i ett ordrebilde på PDAen. Når informasjonen er lagt inn er rapporteringen utført, sier Bjørnbakken. - Antall reklamasjoner har falt drastisk. Systemet gir oss mulighet til å måle effektiviteten i arbeidsstokken. Fordelen for de ansatte er at de kan dokumentere hva de bruker arbeidstiden til. Fakturerbar tid og annet tidsforbruk fremkommer i et kakediagram. Det innebærer at hver leder har oversikt over kapasiteten hos hver enkelt ansatt.

Innebygd kamera

PDAen er av typen Motorola med Windows Mobile og har innebygd kamera der montøren kan ta bilder av skader, feil på utstyr e.l. og legge det med servicerapporten.

- Dette skaper bedre dokumentasjon og forenkler kommunikasjonen med kunden på nye oppdrag, sier Bjørnbakken. Han legger til at arbeidsordre på PDAen styrker informasjon og reduserer misforståelser sammenliknet med telefonisk kontakt.

Systemet har vært stabilt etter at det ble idriftsatt. Noen barnesykdommer har Bautas hatt, men straks de ble oppdaget har Giant Leap utbedret dem. Systemet er selvinstruerende og opplæringen er enkel.

Integrering mot ERP

PocketSERVICE er foreløpig ikke integrert med ERP-systemet.

- Det skyldes at Bautas har besluttet å gå til anskaffelse av nytt ERP-system. Straks dette er på plass vil PocketSERVICE bli integrert, sier Børresen. - I en overgangsfase er det manuell punching mellom systemene for å få fakturert ordren. Denne operasjonen krever i dag en stilling. Tidligere var det to stillinger som arbeidet på full tid med punching av lister. Når PocketSERVICE er integrert mot nytt ERP-system kan vi overføre disse stillingene til andre oppgaver i selskapet.

Bedre styringsinformasjon

Etter innføringen av PocketSERVICE er styringsinformasjonen blitt forbedret. Hver avdeling ser resultatet av arbeidet de har utført. Tidligere var det store forsinkelser i datatilgangen slik at styringsinformasjonen ble to uker gammel.

- Nå er det lettere å justere kursen underveis. Vi vil få stor glede av dette når stillasdelen idriftsettes. Den har hatt store svingninger i fortjenesten fra prosjekt til prosjekt. Systemet vil gi oss bedre oversikt over utviklingen slik at vi kan endre innsatsen og styrke økonomien. Vi vet hvor mye timer og materiell som benyttes og kan dermed iverksette tiltak etter behov, avslutter Børresen.

www.logistikk-ledelse.no © 2010

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!