Full oversikt over ytelser og kostnader

- Standardprosessene i SAP er et resultat av vellykkede implementeringer i store globale virksomheter. Dette er noe vi drar fordel av, sier ass. direktør logistikk Rune Rørvik og teamleder IT logistikk Bernhard H. Olsen i Coop Norge Handel AS.

- Innføringen av ERP-system gir muligheten til å se hele verdikjeden samlet, sier ass. direktør logistikk Rune Rørvik og teamleder IT logistikk Bernhard H. Olsen i Coop Norge Handel AS. - Det gir oss full oversikt over ytelser og kostnader. Foto:?Trond Schieldrop

En SAP-implementering krever at egne prosesser og organisering evalueres. Ifølge Rørvik og Olsen har Coop Norge Handel fått en tilpasset løsning med de funksjoner selskapet har behov for.

- Våre logistiske utfordringer er å gi våre butikker best mulig service til lavest mulig kostnad. For å oppnå dette må vi ha informasjon om våre prestasjoner for beslutningsstøtte. Her spiller gode IT-systemer en sentral rolle.

- Innføringen av ERP-system gir muligheten til å se hele verdikjeden samlet, sier Rørvik. - Det gir oss full oversikt over ytelser og kostnader. Dermed kan tiltak iverksettes for å øke prestasjonen i virksomheten.

Alle data lagt i samme system

I 1997 vedtok Coop innføringen av nytt ERP-system som følge av år 2000 problematikken. Før dette ble identisk data lagt inn i mange systemer som var vanskelig å koordinere. Det ble nedsatt et prosjekt bestående av medarbeidere fra forskjellige forretningsenheter.

Sammen med PricewaterhouseCoopers ble systemkravene utformet og i 1999 gikk Coop live med retail versjonen av SAP R3. Selskapet har siden investert i en CRM- og portalløsning, datavarehus og logistikkmodul med automatisk varesuppleringsenhet mot butikk. Systemstøtte for transport gir bedre oversikt over utgående transporter. Selskapet er nå i ferd med å installere moduler for inngående transporter og grenseoverskridende fortollinger.

- Med ERP-løsningen blir alle data lagt i samme system slik at vi har full oversikt over verdikjeden. Samme stamdata benyttes fra innkjøp og prognose via lager og transport til sluttbrukere. Det sikrer at kundene får produktene som etterspørres med riktige spesifikasjoner, forteller Rørvik og Olsen. De legger til at medarbeiderne er godt fornøyd med valg av IKT-leverandør og det er bygget opp solid intern kompetanse på drift og forvaltning.

Oppgradering og videreutvikling

Selskapet er nå i ferd med å oppgradere og ta i bruk ny funksjonalitet. Rørvik forteller at Coop har i årenes løp investert betydelige beløp i SAP-systemet.

- På enkelte områder har vi tidligere foretatt tilpasninger etter brukernes behov. Resultatet er skreddersøm som kan skape vanskeligheter ved oppgraderinger og implementeringer. For IT-avdelingen som har administrasjonsansvaret er dette utfordrende. En endring i en del av systemet kan få vidtgående konsekvenser for andre områder av virksomheten. Når vi skal implementere systemstøtte på nye områder, må vi strekke oss langt for å unngå skreddersøm og heller benytte SAP- standard prosesser.

Nye byggeklosser

SAP gir systemstøtte på alle prosesser innenfor retail. De har også egne systemer for bank og finans, prosessindustri, Oil & Gas og luftfart. Leverandøren har 70 bransjespesifikke løsninger som er tilpasset de aller fleste industrisektorer. Hver løsning består av moduler som kan aktiviseres uavhengig av hverandre.

- Vi har tatt investeringen over flere år og har nå et ERP-system som brukes av alle våre butikker og lagre. Dette kommer Coops 1,2 millioner medlemmer til gode, sier Rørvik.

SAP støtter de fleste kjerne- og støtteprosesser hos Coop.

- På økonomi benytter vi finansmodulen FI i SAP ECC 6.0 Retail. Vi har også utstrakt bruk av datavarehus for å støtte opp om økonomirapportering med SAP BI. Logistikk benytter seg av Materials Management (MM) og Sales & Distribution (SD) i tilegg til Logistics Execution (LE) i ECC.

Warehouse Management

På Coops lagre benyttes SAP Warehouse Management som blant annet har sporing av hver enkelt pall, interne bevegelser og brukerprestasjoner. Det er i tillegg full integrasjon mot banesystem og stemmestyrt plukk.

- Vår nyeste SAP-modul er Supply Chain Management (SCM). Systemet er utviklet for retailvirksomheter med behov for avansert logistikkstyring. Vi har også tatt i bruk automatisk varesupplering til butikker (Forecast & Replenishment). Basert på varebeholdning i hver enkelt butikk, salg fra kasse og planlagte leveringstider, gir modulen automatiske bestillingsforslag for optimal etterfylling av varer. Coop er i ferd med å implementere SAP moduler som gir beslutningsstøtte for transportstyring, sier Rørvik, som legger til at Coop i tillegg er en av de første som tar i bruk SAP systemstøtte for fortolling.

- Med automatisk varepåfylling får vi bedre styring med varesortimentet i våre butikker. Våre butikkmedarbeidere slipper oppgavene med bestilling av varer og kan bruke tiden på å betjene kundene. Dette kan gi oss et reelt konkurransefortrinn, sier Rørvik.

Innkjøp

Til lagerinnkjøp benyttes SAP ECC 6.0 Retail som har egen prognosemodul.

- Det gir oss oversikt over hva som skal ut av lageret, sier Olsen. - Ved å nyttegjøre oss av informasjonen fra Forecast & Replenishment modulen, som gir automatisk bestillingsforslag til butikk, kan vi øke presisjonen i verdikjeden. Vi ønsker bedre oversikt over hvilke varer som går ut av butikk og spore dem direkte tilbake til våre leverandører. Vi får bedre prognoser og gjør det enklere for våre leverandører å levere riktig volum. Dermed får vi bedre kontroll med varestrømmen. Det er stor forskjell på dagligvareinnkjøp fra våre faste norske leverandører og innkjøp til faghandelen. Vi har etablert et nært samarbeid med Intercoop Ltd som kjøper internasjonalt. De er i direkte kontakt med produsenter i Fjerne Østen. Blant annet sykler som vi importerer derfra, krever en helt annen innkjøpsprofil enn dagligvarer. SAP understøtter begge prosessene.

Kategori og sortiment

SAP har egen sortimentsstyringsmodul som Coop benytter. Hver kjede har sine sortimentsprofiler.

- Tilgang på nye varer styres og vedlikeholdes gjennom sortimentsmodulene, sier Rørvik.

- Vi har flere kjeder som Coop Extra, Coop Prix, Coop Mega, Coop Marked Coop Obs! og Smart Club. Hver av disse har igjen undersortimenter alt avhengig av størrelse og organiseringen av butikkene.

Timer og sykefravær føres i HR-modulen til SAP. Vi vurderer nå å ta i bruk informasjonen fra HR-modulen for å understøtte andre prosesser i organisasjonen. Etter hvert ser vi for oss at alt som har med tidsregistrering skal inn her, sier Rørvik. Med denne byggeklossen er informasjonen i HR tilgjengelig i resten av SAP-systemet.

POS-system

- Salgsinformasjon fra samvirkelagene håndteres i vårt datavarehus SAP BI. Her blir dataene behandlet og sendt videre til andre prosesser for bl.a. rapportering, beholdningsstyring og supplering av varer til butikkene. Tidligere sto samvirkelagene fritt i valg av POS-system. I dag benytter vi POS fra leverandøren Lindbak som er integrert med SAP-systemer.

Business Objects

Søkemotoren SAP Business Intelligence har god funksjonalitet, men brukergrensesnittet er ifølge Rørvik komplisert og presentasjonsformen dårlig.

- Business Objects som nylig ble oppkjøpt av SAP gir derimot meget god grafisk presentasjon av rapporteringsdata. Med Business Objects er det mulig å definere grafiske standarder for presentasjon av nøkkeltall på hvert nivå i organisasjonen, sier han.

Master Data Management

Coop er nå i ferd med å implementere Master Data Management (SAP MDM). Hvert år oppretter faghandelen over 40.000 nye artikler. I dagligvaredelen importeres det meste av stamdataene fra leverandørene. På faghandel kjøper vi egne merkevarer der all data opprettes. Norsk dagligvarehandel har en felles produktdatabase som heter EPD. Den står for utveksling og kvalitetssikring av masterdata for det som selges og distribueres mellom leverandørene og kjedene i Norge. Det skjer innenfor Fast Moving Consumer Goods (FMCG), Service Handel (SH) og Hotell, Restaurant og Catering (Horeca). Alle dagligvarer til norske butikker blir registrert i EPD-basen, og herfra importeres stamdata hver natt som går inn i SAP ECC.

For mange spesialtilpasninger

- Vi var en av de første som gikk live med Retail versjonen, sier Olsen.

- Underveis har vi gjort en del endringer. Det er viktig å rydde opp i løsningen slik at fremtidige oppgraderinger gjennomføres problemfritt. SAP tilbyr en tjeneste for kunder som har benyttet systemet over lengre tid. Her får vi informasjon om hvilke kodeendringer vi bør fjerne og erstatte med standard prosesser. Vi forbereder nå aktiviteter på dette området. Prosjektet vil bli initiert for 2011 slik at vi forhåpentligvis kan sette av tid til å starte opprydningsarbeidet. Han legger til at Coop gjennomfører nå et stort oppgraderingsprosjekt.

- Vi har flere spesialtilpasninger som vi må ta stilling til. Vår forvaltningsstrategi pålegger oss å oppgradere eller legge inn feilrettinger hvert år. I år oppgraderer vi alle våre SAP-systemer til ny versjon. For tre år siden anskaffet vi SAP Supply Chain Management (SCM) og i fjor tok vi i bruk Online Knowledge Product (GTS). I år har vi investert i Business Objects. Vi ser en stadig forvaltning av porteføljen der en ny applikasjon kommer inn mens en annen tas ut.

Verktøykasse

På prosjekter benyttes støttesystemet SAP Solution Manager som dokumenterer alle prosjekter og prosesser. Test og verifisering av nye løsninger skjer gjennom HP Quality Center som er et produkt vi har brukt i lang tid. Håndtering av timer føres i SAP HR slik at vi har full oversikt over tidsforbruket i prosjekter. På reiseregning benytter vi leverandøren Current og på lønnskjøring har vi valgt Vivaldi, sier Olsen. Han legger til at 3. partssystemene er integrert og sertifisert mot SAP.

- Dette er avgjørende for oss når vi velger andre løsninger enn SAP.

Godt samarbeid

Både Rørvik og Olsen fremhever at samarbeidet med SAP fungerer meget godt.

- De har en kundeansvarlig som vi har regelmessig møter med og som sørger for at vi får den støtten vi har behov for. Vi involverer dem i nye prosjekter slik at de vet hvilke planer vi har. På den måten kan de komme med løsningsforslag/ideer. Denne kommunikasjonen er viktig for oss, sier Rørvik. Han forteller at Coops strategi er å satse mer på egen IKT-kompetanse.

- Vårt behov for å kjøpe konsulenttjenester blir dermed begrenset. Vi benytter konsulenter fra SAP til korte oppdrag. Ellers bruker vi lokale konsulenthus som er spesialister på SAP. Kompetansen i konsulenthusene kan i mange tilfeller være like høy som i SAP, avslutter Rune Rørvik.

---------

Coop er Norges nest største dagligvareaktør med butikker fra Svalbard i nord til Lindesnes i sør. Den består av 131 samvirkelag som er samordnet gjennom Coop Norge SA.

Coop Norge Handel AS er et heleid datterselskap som administrerer kjeder, innkjøp, sortiment og logistikk. Det er til sammen 1.200 butikker hvorav ca. 900 er dagligvare. Fem regionale lagre, ett sentrallager og ett faghandelslager leverer varer direkte til butikk. Konsernet omsetter for ca. 35 milliarder kroner.

www.logistikk-ledelse.no © 2010

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!