Mye kan spares med bedre elektronisk flyt i forsyningskjeden

Ifølge TØI overstiger de årlige samlede logistikkostnadene i Norge 250 milliarder kroner. - Store deler av disse kostnadene kan elimineres med bedre elektronisk flyt i forsyningskjeden, sier Asgeir Eliassen, Manager i Team EDI Visma Services Norge.

Trond Schieldrop

EDI automatiser, akselererer og kvalitetssikrer dataflyt mellom systemer i alle ledd i forsyningskjeden, og eliminerer feil, forsinkelser og merarbeid. Ifølge Eliassen angriper dette først og fremst kostnader forbundet med kapitalbinding, lagerhold og administrasjon.

Han viser til ferske studier fra England (GS1 UK Sept 2010) som peker på at dagligvarebransjen sparer nesten 1 milliard GBP årlig på redusert administrasjon alene, som følge av elektronisk flyt av ordre, bekreftelser, fakturaer og pakksedler.

- I dag er EDI-utbredelsen i England på ca 80 prosent, men norsk dagligvarebransje har kommet enda lenger. Den omsetter årlig for 140 milliarder kroner, og behandler over 2 millioner ordrer, ca 2 millioner varefakturaer, 2,5 millioner ordrebekreftelser og ca 1,5 millioner pakksedler elektronisk. Dette er en EDI-utnyttelse på ca 90 prosent, opplyser Eliassen.

- Tar vi med besparelsen som elektroniske varekataloger utgjør, samt tjenestefakturaer, snakker vi om kostnadsreduksjoner på over 2 milliarder kroner. Dette er besparelser før vi tar med spart kapital og lagerholdskostnader, som ofte utgjør mye mer, legger han til. Eliassen viser også til Sverige hvor EDI gir en årlig besparelse ca 10 milliarder svenske kroner, fortsetter han.

Kraftig vekst i andre bransjer

Mens altså 9 av 10 transaksjoner innenfor norsk dagligvare går elektronisk, har ikke EDI samme utbredelse i andre bransjer. Totalt for Norge går 2 av 10 bestillinger via EDI, men den er i kraftig vekst. Ifølge Norsk Logistikkbarometer 2009 øker EDI sterkest av alle bestillingsmetoder, opp nesten 400 prosent på bare to år.

Internasjonale studier viser at de beste i klassen på effektivisering, halverer logistikkostnadene sammenlignet med gjennomsnittet (Kilde: PRTM/ The Performance Measurement Group).

- En halvering av logistikkostnadene som gjennomsnittlig utgjør ca 14 til 15 prosent av omsetningen, gir store besparelser for bransjene. Dette reduserer prisene til forbrukerne og øker lønnsomheten for bedriftene, understreker Eliassen.

EDI har for lengst tatt steget fra vareflyt til eksempelvis effektivisering av rutiner innen tjenesteproduksjon.

- Den norske stat mener det kan spares 1,3 milliard over 10 år med bruk av EDI og elektronisk fakturamottak. Personlig synes jeg det er et forsiktig estimat. Vi snakker tross alt om 55 millioner fakturaer i denne perioden, (tall fra Direktoratet for forvaltning og IKT) og Fredrikstad kommune har regnet ut at de alene vil spare 100 millioner pr år i samme periode, forteller Eliassen.

Årlig behandles det 400 millioner fakturaer i Norge. 90 prosent av dem utføres manuelt. Mange selskaper har stort volum av bestillinger og fakturaer som sendes ut. Automatisering av manuelle rutiner gir store kostnadsbesparelser, påpeker han.

- Enkelte virksomheter har redusert arbeidsmengden 80 til 90 prosent ved å gå bort fra manuell inntasting. Kostnaden ved registrering av ordrer, ordrebekreftelser, fakturaer og pakksedler koster fra 100 kroner og opp til 1.500 kroner pr transaksjon avhengig av kostnadsnivå og effektivitet i bedriften.

Flere fordeler

Fordelene med EDI kan ifølge Eliassen grovt sett deles i tre deler. For det første forbedres datakvaliteten. Dataene som mottas som en bestilling inn i systemet er feilfri. Studier viser at manuell inntasting inneholder fra 4 og opp til 25 prosent feil. Og korrekte leveranser gir økt servicegrad for kundene. Det finnes leverandører som har økt sin kundeservice samtidig som de har halvert leveransetiden. Kostnaden ved å være utsolgt må heller ikke undervurderes. I tillegg reduseres administrasjonskostnadene. Enkelte bedrifter har doblet omsetningen uten å øke antall medarbeidere ved å fjerne manuelt registreringsarbeid. Det siste og viktigste er de sykliske forbedringene.

- Årsaken er at bedriftene oppnår en hurtigere og mer pålitelig effektuering av bestillinger, og rapportering om salg og lagerendringer som hjelper leverandør å supplere riktige varer til riktig tid. De ansatte får data lagt rett inn i systemet og kan sjekke tilgjengeligheten av varen på lager og bekrefte det overfor kunden online. Eller enda bedre, kundene kan via elektroniske ordrebekreftelser få bekreftet leveransen automatisk. De som benytter pålitelige informasjonssystemer gjennom hele forsyningskjeden får en større forutsigbarhet om markedets bevegelser og kan ha mindre lagervolum, sier Eliassen.

Det er et fåtall norske selskaper som åpent snakker om hva de har spart med innføringen av EDI.

- For mange oppfattes dette som konkurransesensitiv informasjon. Samtidig tar det mye tid og krefter å lage tidsstudier for å kartlegge besparelsene. Eliassen opplyser at selskapet Procter & Gamble har hatt en økning i omløpshastigheten på 400 prosent etter innføringen av EDI og har redusert lageret til 25 prosent av kapasiteten som ble benyttet i et regime med manuelle rutiner mellom deltakerne i forsyningskjeden. For en bedrift med kapitalbinding i lager på 10 millioner kroner, vil den da kunne reduseres til 2,5 millioner, sier Eliassen.

Tilbyr EDI til «massene»

Løsningen var tidligere forbeholdt de store og mellomstore selskapene som hadde betydelige midler å investere i sin logistikk. Små og mellomstore selskaper har til nå vært forsiktige i bruk EDI på grunn av høye investeringskostnader, fastslår Eliassen. Han legger til at Visma har tatt erfaringene fra de bransjene som er langt fremme på EDI.

Les hele artikkelen i Logistikk & Ledelse nr. 12/2010

www.logistikk-ledelse.no © 2010