Bedre kontroll med alt i ett system

- ERP-systemet Microsoft Dynamics NAV fra SI-Data har bidratt til bedre lagerfunksjon. Nå blir alle uttak registrert i ERP-systemet. Det har medført økt PC-bruk, men forbedret kontroll på salg, vareregister, innkjøp og varebeholdning, sier adm. direktør Terje Bredesen og logistikksjef Marita Lundberg i Auto-Maskin AS.

Hallstein Vollan

Auto-Maskin leverer kontrollutrustning for dieselmotorer til blant annet fremdrift av skip og strømaggregater. Bedriften ble grunnlagt i 1969 og opererte i starten kun på det norske marked. I dag utgjør ca 80 prosent av omsetningen eksport. Selskapet har 20 ansatte i Lillestrøm, i tillegg til salgskontor i Storbritannia og eget datterselskap i Göteborg med 3 personer.

- Vi har fått kjenne finanskrisen sterkere enn de fleste. I 2007 var omsetningen på 36 millioner mens vi i 2008 passerte 54. I 2009 falt vi ned til 34 millioner og regner med å ligge der i år også, sier Bredesen.

Redusert aktivitet

Verftene har i en periode levd på ordrereserve med lite nysalg og vil nå merke nedgangen.

- Vi bruker årlig 2,5 til 3 millioner kroner til utvikling og leverer produkter til de to største amerikanske dieselmotorprodusentene Cummins og Caterpillar. På hjemmemarkedet er Telenor og Forsvaret de største kundene. Våre produkter benyttes til styring av nødstrøm på alle de store teleanleggene (kringkastere og radiolinjesamband). Styringen installeres lokalt på anleggene og betjenes med fjernstyring fra sentrale kontrollrom, sier Bredesen. Han forteller at Auto-Maskin har endret strategi den senere tiden, og vil styrke industrisiden med økt satsing på hjemmemarkedet.

Systemer som ikke snakker sammen

Tidligere benyttet selskapet et regnskapssystem for styring av bedriftens virksomhetskritiske informasjon.

- I 2009 så vi behov for system til produksjonsstyring. I tillegg ønsket vi en bedre lagerstyring. Det var viktig for oss å samle all virksomhetsinformasjon i ett system, sier Lundberg. Hun forteller at Auto-Maskin hadde forskjellige systemer som tok hånd om ulike deler av forretningen uten at de snakket sammen. - Vi innhentet informasjon om forskjellige ERP-systemer og besluttet å ta i bruk Microsoft Dynamics NAV med SI-Data som leverandør.

Kravene til nytt system ble utformet av de ansatte i Auto-Maskin.

- Vi ville sikre at alle krav var grundig spesifisert slik at anskaffelsen passet inn i vår forretning, sier Lundberg, som legger til at den endelige kravspesifikasjonen ble utarbeidet sammen med leverandøren før avtalen ble undertegnet.

Flere tilbud

Fire tilbud med ulike alternativer ble vurdert. Auto-Maskin ønsket imidlertid ikke å diktere utformingen av systemet og pådra oss store utviklings- og vedlikeholdskostnader.

- Vårt krav var et standardsystem der interne prosesser kunne tilpasses. Vi har blant annet behov for styring av serienummer på det vi produserer og kjøper. SI-Data satte seg raskt inn i våre problemstillinger og spesifiserte våre behov, sier Lundberg og Bredesen. De legger til at Auto-Maskin har brukt mye tid på å redigerere innholdet og kvalitetssikre kravene i forhold til egen forretningsmodell. - Dette dannet grunnlag for implementeringen. Vi vurderte også Microsoft Dynamics AX, men oppfattet det som mer komplekst.

Opplæring

- Opplæring i bruk av systemet har vært minimal, innrømmer Lundberg.

- Vi overveide om vi skulle starte opplæring på forhånd og deretter implementere systemet eller rulle det ut samtidig med opplæring. Tiden gikk og plutselig hadde vi et nytt ERP-system med 16 lisenser uten at noen andre enn superbrukerne hadde fått opplæring. Det var vanskelig å frigjøre personell til opplæring før systemet ble installert, sier Lundberg og Bredesen. De forteller at SI-Data var tydelig på at Auto-Maskin på forhånd måtte gjennomføre opplæringen for å få en god start.

- Vi planla en ukes test før idriftsettelse og ser i ettertid at flere i organisasjonen burde ha deltatt på dette. Personell fra SI-Data var tilstede de to til tre første dagene etter oppstart og bistod med brukerstøtte. Etter at systemet ble idriftsatt har vi benyttet SI-Data til en del kursing der innholdet var beskrevet på forhånd.

Kursmateriell

- Den største mangelen har vært kursmateriell på norsk. Vi har fått flere bind med brukermanualer fra Microsoft som er kun på engelsk. Vi etterlyser blokkskjemaer som beskriver oppbyggingen av programvaren. Det er ikke like lett å få tak i innholdet når vi må pløye gjennom flere bind på engelsk. Derfor savner vi en enkel beskrivelse på norsk av de mest brukte funksjoner, sier Lundberg.

Testsystem

Auto-Maskin installerte først et testsystem der de ansatte fikk innblikk i oppbygging og funksjoner. ERP-systemet ble deretter satt i drift i midten av oktober 2009.

- SI-Data har laget en database for serienummerstyring med informasjon om hvert enkelt produkt, forteller Lundberg. - I tillegg er det utviklet en tegningsdatabase som ennå ikke er fullt utnyttet. Databasen er ikke knyttet til ISO-krav, men tilpasset våre spesifikke behov. Her er det lagt inn funksjoner som blant annet finner frem til tegninger i vårt tegningsprogram. I tillegg kommuniserer den med SharePoint som er vårt dokumenthåndteringssystem.

Bedre styringsinformasjon

Når Auto-Maskin sender faktura innhenter systemet valutakurser og sammenlikner med kursen som er benyttet i tilbudet.

- Løsningen er utviklet av SI-Data og sikrer fortjenesten, sier Bredesen og Lundberg. - De legger til at det fortsatt er funksjoner i Microsoft Dynamics NAV som ikke er fullt utnyttet på grunn av systemets kompleksitet. Det tar litt tid å lære seg alle funksjoner.

Systemet fra SI-DATA har kostet Auto-Maskin ca 1,5 millioner kroner.

- Microsoft Dynamics NAV har helt klare modeller for beregning av varebeholdningen. Det gir oss bedre lagerstyring, sier Bredesen. På grunn kort driftstid har de ikke regnet på tilbakebetalingstiden for løsningen. - Men, understreker han, - ser vi på situasjonen under ett har innføringen av nytt ERP-system blitt en suksess.

- Styringsinformasjonen er blitt betraktelig bedre. Nå tar vi ut rapporter med forskjellig informasjon som er viktig i den daglige driften, sier Bredesen og Lundberg. De legger til at både priser, selvkost, leverandører og systemdokumentasjon er nå lagt inn i systemet.

- Tidligere benyttet vi Excel for å kalkulere tilbud. Nå benyttes Microsoft Dynamics NAV slik at vi får ut kostpris på timer og andre kostnader. Her har vi lagt inn regler for hvordan prosjektprisen kalkuleres.

Beslutningsstøtte

SI-Data har utviklet en funksjon som måler ressursbruken i produksjon.

- Vi kan se belastningen og kapasitetsutnyttelsen på hver medarbeider, sier Bredesen og Lundberg. - Dette er et støtteverktøy som gir oss verdifull informasjon. Vi benytter flere av standardrapportene i systemet. I tillegg har vi laget en månedsrapport som gir oss informasjon om omsetning på alle varegrupper, spesifiserte kostnader og dekningsbidrag. SI-Data har hjulpet oss med utarbeidelse av rapporter som viser nøkkeltall. Rapportgeneratoren kunne vært bedre tilrettelagt med informasjon på tvers av organisasjonen for å få frem sammenliknbare tall. Fra å være i en situasjon med ett regnskapssystem der alle rapporter ble laget manuelt er dette likevel et stort fremskritt.

SharePoint

- SharePoint integrasjonen er vårt dokumentarkiv og benyttes i kommunikasjon med våre kunder og til prosjektstyring. Der har det vært noen utfordringer med åpning av filer på noen programmer. Dette skyldes at gammel programvare ikke er kompatibelt med dagens systemer, sier Lundberg. - Vi har en integrasjon mot Outlook for automatisk lagring av mail. Når en mail sendes, får vi spørsmål om den skal lagres i Microsoft Dynamics NAV. Løsningen sikrer sporing av e-post direkte til kundekortet, noe som er viktig for vår kortrespondanse mot våre kunder. Det er også laget en portalløsning, hvor våre samarbeidspartnere kan logge seg på for å få en begrenset tilgang til systemet.

Ny plattform

- Vi har fått en ny plattform der all informasjon er samlet i samme system. Når alle brikker er på plass vil det ikke være mulig å gjøre noe uten å åpne Microsoft Dynamics NAV og foreta handlingene der. Gevinsten er forbedret kommunikasjonen og at alle finner frem til hverandres dokumenter til enhver tid, avslutter Bredesen og Lundberg.

---------------------

Solid metodeverktøy gir trygg implementering

SI-Data benytter Microsofts eget metodeverktøy til implementering hos kunder. - Vi demonstrerer løsningen med kundens data og utarbeider tilbud der alle detaljer er beskrevet og priset, sier salgssjef Jon Fromreide i SI-Data.

SI-Data ble etablert på 80-tallet og er i dag et konsulenthus med 30 ansatte som leverer forretningssystemet Microsoft Dynamics NAV.

- Vi har deltatt i utviklingen og er den største forhandleren i Norge, sier Jon Fromreide.

Nedslagsfeltet er SMB-markedet hvor hovedtyngden ligger fra 20 til 200 ansatte. Han forteller at selskapet leverer bransjeløsninger innen bilbransje, industri og logistikk.

- Vi har fagkonsulenter med spesialkompetanse på hvert av disse områdene. I tillegg påtar vi oss utviklingsoppdrag for kunder som bl.a. går på spesialtilpasning av applikasjoner, sier han.

Forandringer underveis

Fromreide forteller at SI-Data arbeider mye med de interne prosessene sammen med kunden. Stikkord er lederengasjement og innsalg av løsning i hele organisasjonen. Gjennom en analyse og design fase utarbeider SI-Datas fagkonsulenter et systemdesigndokument som er selve byggetegningen for løsningen. Dokumentet godkjennes og signeres av kunden før prosjektet starter.

- Hensikten er å redusere kostnad og risiko i prosjektet, sier Fromreide. - Selv om dokumentet er signert er det rom for forandringer underveis. Da benytter vi endringsordre som inneholder ønskede tilpasninger til avtalt tid og estimat. Kundene er med på utviklingen av løsningen. Det er viktig at de oppnevner superbrukere på de forskjellige virksomhetsområder slik at de kan være med på å utvikle løsningen. I løpet av implementeringen gjennomfører vi kurs for de ansatte og bistår kunden i oppstartfasen.

Samarbeidspartnere

- Når systemet er ferdig implementert leverer vi vedlikehold, drift- og supportavtaler til våre kunder. SI-Data har flere samarbeidspartnere. Sammen med dem tilbyr vi løsninger innenfor e-handel, fakturahåndtering, prosjektstyring og rapporteringsløsninger som integreres mot Microsoft Dynamics NAV, avslutter Jon Fromreide.

www.logistikk-ledelse.no © 2010