Sparer tid og penger

I kjølvannet av finanskrisen har utbredelsen av videokonferanser økt betraktelig på bekostning av reisevirksomhet. Videokonferanser som alternativ til reiser gir store kostnadsbesparelser, forklarer Flemming Graversen som leder Polycom i Norge.

I følge Gartner ( ) øker det årlige globale videokonferansesalget og tjenester knyttet til dette med 17,8 prosent mellom 2008 og 2013, og vil komme opp i 8,6 milliarder dollar i 2013.Gartner september 2009: Video Conference Products and Services Market Forecast, Worldwide 2007 to 2013

Betaler seg raskt

Polycom er ved siden av Tandberg, nå kjøpt av Cisco, verdens største leverandør av videokonferanser, fra de enkleste løsningene basert på videotelefoner til store, spesiallagde videokonferanserom, såkalt telepresence. Utover noen mindre leverandører, deler de to selskapene nærmest markedet mellom seg.

Videra, som forhandler Polycoms løsninger i blant annet Norge, har regnet ut at kostnadene per måned ved å anskaffe en videokonferanseløsning for en middelstor bedrift erstatter én reise med én overnatting i måneden fra Norge til annet nordisk land.

- Vår utregningen er basert på at kunden leier overføringssystem etter behov fra oss, og ikke på kjøp av installerte overføringssystemer, sier Ernst Berggren som leder Videra i Norge.

Redusert tidsbruk

Besparelsene er ikke bare store i direkte sparte kostnader. Videokonferanser øker også effektiviteten i betydelig grad, hevder Graversen i Polycom.

Ved bruk av videokonferanser går deltakerne inn på hvert sitt møterom på sine respektive arbeidsplasser, skrur på systemet, og møtet er i gang. Når møter er slutt, kan han eller hun gå tilbake til egen arbeidsplass og fortsette det daglige arbeidet umiddelbart.

Alternativet er å stå opp om morgen, rekke et fly eller tog, dra til møtestedet og returnere igjen. Tidsbruken er stor og bruken av arbeidstid inneffektiv, selv når vi kan anta at det inn i mellom er mulig å arbeide på bærbare datamaskiner og mobiltelefon.

- Hadde vi foretatt en beregning over hvor mye tid som går til spille for norsk næringsliv og offentlig sektor på denne måten årlig, ville vi fått en stor overraskelse, sier Graversen, som mener det er snakk om et innsparingspotensial i milliardklassen.

- Beslutningsveiene blir også både kortere og raskere, sier han.

Sparer miljøet

- Alle fysiske møter kan ikke erstattes med videomøter. Ofte er fysisk tilstedeværelse nødvendig, også for oss som arbeider i bransjen, men det er nok av eksempler på møter som like gjerne kan gå over nettet, sier Graversen. Han mener at videokonferanser også gir betydelige miljøgevinster, med mindre energibruk, lavere utslipp enn ved reisevirksomhet, og dermed et bedre miljø.

- Det er åpenbart at energiforbruk og forurensing blir lavere hvis reisevirksomheten reduseres, sier han.

Enkelt og godt

Videokonferanser, etter sin spede begynnelse på 1990-tallet er over sine barnesykdommer med dyre installasjoner, komplisert teknologi som krevde egne eksperter, og ikke minst dårlig overføringskapasitet og dermed dårlig kvalitet på møtene.

I dag går konferansene over IP, med godt utviklede komprimeringsteknologier og lave bredbåndsbehov som gir god kvalitet med krystallklare bilder og lyd.

- Brudd eller forstyrrelser i overføringene er i dag nærmest historie, sier Graversen.

Forutsetningen er at brukerne har en båndbredde som har nok kapasitet, men kravene er ikke større enn hva de aller fleste hjemmekontor, bedrifter og organisasjoner har med eksisterende infrastruktur.

Dagens videokonferansesystemer finnes i alle størrelser, fra enkle videokonferansetelefoner på skrivebord eller i små møterom beregnet på tomanns kommunikasjon, til store systemer som dekker hele vegger og som kan omfatte møtedeltakere på mange steder samtidig.

I samme virtuelle rom

Slike store løsninger omtales som telepresence. De er normalt beregnet for større organisasjoner spredd på mange lokasjoner og med høye krav til tilstedeværelse.

Strekker du ut armene, skal de ikke kuttes av skjermskillene. Reiser du deg opp, skal du være synlig i full størrelse - ikke bare i magepartiet. Øyekontakt er viktig. Det får du bare når kameraet er midt i bildet, forteller Graversen.

- Slike forhold gir deg en følelse av å være i samme rom som de andre møtedeltakerne - som er hensikten med telepresence. For de fleste er det naturlig med mindre systemer, sier Graversen som på sitt kontor benytter et enklere system basert på en mer normal tv-skjerm.

- Lyd og bildekvalitet er ikke avhengig av størrelsen på anlegget, sier han.

Mer enn tale og bilde

En videokonferanse består ikke bare av en overføring av bilder og lyd av deltakerne. Alle systemer som går ut over videokonferansetelefoner, har automatisk oppkopling mot andre funksjoner, som felles deling og jobbing med dokumenter, bildebehandling, presentasjoner, øyeblikksmeldinger, e-post og kalender. - Alt selvfølgelig i sanntid, sier Graversen.

Dagens systemer har samme muligheter og kvaliteter som om møtedeltakerne befinner seg i samme rom, påstår han.

- Videokonferanser er løsninger som er basert på det ypperste av hva moderne teknologi kan gi oss, svarer på dagens krav til kostnadsreduksjoner, høyere effektivitet og bedre miljø, og tilfredsstiller våre behov for kommunikasjon og arbeidsmiljø, avslutter Flemming Graversen.

www.logistikk-ledelse.no © 2010