Alle tjener på omleggingen

De er skjønt enige begge to; daglig leder av Data Pro AS i Ålesund, Randi Asbjørnsen og Torbjørn Krogen, driftssjef ved dagligvaregrossisten, H. I. Giørtz Sønner AS utenfor Ålesund. Trynefaktoren er avskaffet. De kan presentere prestasjonsbasert avlønning, som behandles av en aldeles nyutviklet modul til programvare for logistikk. Etter en prøveperiode ønsker alle avdelinger hos H. I. Giørtz samme system. Og alle tjener på omleggingen, ingen ansatte har stilt seg utenfor, sier de.

- Grundig forarbeid er nødvendig, påpeker daglig leder av Data Pro AS i Ålesund, Randi Asbjørnsen og driftssjef ved dagligvaregrossisten, H. I. Giørtz Sønner, Torbjørn Krogen, med tidligere generasjoner Giørtz på veggen bak. Foto: Nils Erik Langva

Innledningen her er ikke å forstå slik at grossistfirmaet og de ansatte så og si har slentret seg til resultatene, i et slags tilbakelent omleggingsprosjekt, der «ta det med ro» er viktigere enn tempo. Snarere tvert om. Under utviklingen av den nye programvaremodulen for resultatbasert lønn er en rekke parametre målt, notert og innkorporert. Så som spisepausens varighet, uproduktive distraksjoner, varigheten av gjennomsnittlige toalettbesøk og andre uartigheter, skreddersydde for konflikteskalering når endringer i arbeidsrutiner er på tale. Den som kan huske debatten om de såkalte tidsstudier for noen tiår siden ser instinktivt etter styrthjelm og vernesko. Kan det være helsefremmende å utbe de ansatte om en kommentar, mon tro?

Alle tjener

- Alle tjener på nyordningen, ingen går ned i lønn. Vi har nå prøvd ut systemet på lageret. Konklusjonen er klinkende klar, til tross for økende omsetning klarer vi å opprettholde produktiviteten uten å måtte ansette flere folk, noe som er spesielt gunstig i tider hvor vi kan ha vansker med å rekruttere nye medarbeidere, sier Åge Rimstad, som har ansvaret for den daglige oppfølgningen av systemet.

- Men humørskapende effektiviseringstiltak er like sjeldne som juletrær på badestranden, vil noen mene. Hva er haken?

- Der er ingen hake, sier Rimstad.

- De viktige poengene for oss ansatte er at vi har vært med hele veien, vi har hatt anledning til å påvirke, og datafirmaet har lyttet. Så er jo virkeligheten slik at vi alle sammen lever av innholdet i lønningsposen. Arbeidsgiveren har en realistisk virkelighetsforståelse av økonomien til den enkelte og garanterte at ingen ville få redusert lønn som resultat av nyordningene. Denne garantien, og de positive erfaringene med innføringen av stemmebasert plukk, sikret oppslutningen blant oss ansatte. Utviklingen er faktisk blitt slik at de andre avdelingene nå etterspør den samme datamodulen og løsningen.

- Overhodet ingen protester?

- Noen er skeptiske, og vi ser at de gjerne er de samme som var skeptiske til innføringen av stemmebasert plukk for et par år siden. Men disse meningene må også høres og tillegges vekt, for å sikre mot at vi hengir oss til urealistiske målsettinger. I dag har ingen reservert seg, selv om anledningen til å jobbe på «gamlemåten» er til stede. Da er man uansett garantert tarifflønn, sier Rimstad.

«Husk de er sunnmøringer»

Han forteller videre at de som ligger under normene på sitt arbeid ikke trekkes i lønn, mens innsats som er bedre enn normen gir positive resultater direkte i lønnen.

- Du må huske at vi snakker om sunnmøringer her, smiler sogningen, Øyvind Rørvik, som kommer til pause etter nylig avsluttet økt, og parkerer trucken. - Utsiktene til mer i lønningsposen har naturligvis uimotståelig kraft på disse kanter. Men for min egen del vil jeg si at nyordningen faktisk oppleves som veldig positiv. Etter at alle arbeidsoppgaver ble analyserte og alt ble tallfestet så har vi et veldig godt grunnlag å bli vurderte på. Mitt inntrykk er at de aller fleste nå opplever at innsatsen de gjør blir mer rettferdig bedømt.

- Hvordan føler du at arbeidssituasjonen er når alle gjøremålene dine vurderes mot en «standardmal» for tidsbruk?

- Jeg tror ikke noen av oss føler oss overvåket eller presset, selv om noen har hatt skepsis, og fryktet overvåking hele arbeidstiden. Men dersom organiseringen og gjennomføring er som nå fungere alt greit, i alle fall er min opplevelse slik. Tenker i grunnen ikke så mye på systemet når jeg kjører rundt på rundene mine.

System som sikrer kvaliteten

Når man vandrer blant vel 16.000 kvadratmeter lager hos H. I Giørtz faller man litt i tanker om her ikke skulle være plass nok for den litt foretaksomme å lure systemet, rett og slett snike seg vekk blant hyllereolene, eller «stjele» seg til de enkleste rutene.

- Jeg kan faktisk ikke se hvordan systemet skal kunne settes ut av spill, selv om ønsket skulle være til stede fordi alle instruksjoner og beskjed til plukkerne kommer gjennom headset. Ingen kan selv velge oppgaver eller hvordan rutene på lageret skal kjøres, kommenterer driftssjef, Torbjørn Krogen. - Prestasjonsbasert lønn krever et system som sikrer kvaliteten og gjennomføringen, og samtidig gir optimal plukkingen og objektiv og korrekt bedømmelsen av utført jobb. Den stemmebaserte organiseringen gir oss trygghet på alle disse områdene, men også i forhold til korrekte leveranser til kundene. Denne delen av logistikksystemet vårt er den kvalitetssikringen som gir oss trygghet for at prestasjonsbasert lønnstillegg fungerer etter intensjonene og at arbeidsevalueringene er korrekte og rettferdige.

Han påpeker at for dem er de viktigste kriteriene at rett vare plasseres på rett pall til rett tid.

- Kjøpmenn, storhusholdninger og andre kunder har ikke råd til unødig store og kostbare lagre, og er følgelig avhengige av at leveransene skjer på rett måte fra oss. Våre kunder er i sterk konkurranse hver time på dagen. Vi kan ikke tillate oss å være bremse for dem i kampen om kundene. Rent praktisk må feilplukkprosenten tynes nedover så langt som mulig. Den var veldig god allerede, og ble bedret betraktelig da stemmebasert plukk ble innført i 2009.

Sterk nedgang

Da H. I. Giørtz etablerte systemet med stemmebasert plukk oppnådde de hele nitti prosent nedgang i feilplukk i løpet av forholdsvis kort tid. Ledelsen uttalte den gang (Logistikk & Ledelse nr. 5/2009 red. anm) at systeminvesteringer på to millioner kroner ble tjent inn på bare seks måneder. Og om vi får sitere oss selv fra den gang, sa de videre: «Til nå har vi målt en effektivitetsforbedring på lageret på mellom 10 og 15 prosent. Mer nøyaktige tall tar vi når systemet har et helt driftsår bak seg. Likevel kan vi slå røpe, at så langt er plukkfeilene senket med hele 90 prosent, mens mankoen er senket med 40 prosent».

Allerede i utgangspunktet opererer selskapet med feilfrekvenser som andre bransjer hadde vært svært fornøyde med. Feilplukk var helt nede på 1,2 promille, og manko på knapt 0,3 promille.

- Man har vel lov å anta at firmaet ikke utelukkende gikk videre med prestasjonsbasert lønn utelukkende basert på godhjertet altruisme, spør vi Krogen?

- Personalpolitikk basert på tiltak som sikrer at vi er her i morgen også, og kan tilby konkurransedyktige betingelser, er ganske sikkert til fordel for alle ansatte. Både stemmeplukk og prestasjonsbasert lønn bidrar i den retning, etter min mening. I tillegg til et svært viktig forarbeid, der vi måtte være veldig detaljert og konkret på mål, tiltak og handlingsplaner, så la vi også veldig stor vekt på opplæringen, slik at alle forsto systemet, og hvordan de selv kan ta ansvar for optimal bruk, men også slik at de fikk god innsikt i hensikten med omleggingen og hvilken betydningen den har for dem selv og firmaet.

Økonomiserende tiltak

Videre understreker Krogen at et hvert firma sørger for at omorganiseringer og nyinvesteringer bedrer både drift og økonomi.

- Vi er i bransje med veldig små marginer, og økonomiserende prosjekter og tiltak er helt nødvendige. Kapasitetsøkningen er ikke gjennomført med pisken. La meg understreke at her er fred og ro, ingen har tapt på ordningen. De fleste er i praksis gått opp i lønn, og likevel har firmaet spart penger. En veldig klar vinn-vinn-situasjon, hvis jeg noensinne har sett en.

- Hvilke anstøtssteiner krasjet dere mot i planlegging og implementering?

- Forprosjekt og forankring i organisasjonen er de to stabbesteinene som alltid sperrer veien hvis ikke disse to områdene er dårlig avklarte.

Nitide målinger

Randi Asbjørnsen, daglig leder i Data Pro AS, understreker flere ganger, at i tillegg til forholdene Krogen nevner, så er målbåndet en viktig ingrediens på veien mot god utvikling av systemet.

- Opplevelsen av rettferdighet er avgjørende for brukernes bedømmelse av systemet. I forprosjektet la vi derfor opp til måling av koordinater som avstand til varelokasjonene, hvilken høyde trucken må hente dem fra, men også oppgavens kompleksitet, for å nevne noe. Den siste verdien er langt på vei skjønnsmessig og er derfor en god illustrasjon på vurderinger der de ansattes medvirkning er særlig viktig.

Asbjørnsen forteller videre at neste viktige punkt var å vekte de forskjellige oppgavene.

- Noen ting er mer kompliserte enn andre. Noen varer ligger kanskje i forseglede forpakninger som må forsegles på nytt etter plukk. Systemet må ta hensyn til slike saklige grunner til plukk fra to paller som ligger ved siden av hverandre har tidsmessige avvik. Lunsjpauser, toalettbesøk, eventuelle møter og andre forbruk av tid, som ikke er direkte plukk, må også gis gjennomsnitts mål og legges inn. Alt dette er tuer som kan velte hele lasset dersom ikke de ansatte slipper til med sine vurderinger. Nitide målinger, vurderinger og samhandling er nøkkelbegrepene.

Ettersom alle oppgaver nå har fått en vektet gjennomsnittsverdi måles den enkeltes daglige arbeid mot disse og resultatet går rett inn i lønnssystemet, siden den nye softwaren «snakker» med alle deler av bedriftens øvrige datavare, der slik kommunikasjon er nødvendig.

Motiverer for bruk

- Dere har laget hele logistikksystemet for Giørtz. Hva er egentlig hyllevare og hva er nyskapende?

- Så vidt jeg vet er vi alene om modulen for prestasjonsbasert lønn, integreringen mot resten av logistikksystemet og direkte oppkobling til økonomisystemet, med lønn og fakturering. Den opprinnelige tanken om en slik modul kom fra oppdragsgiveren, som hele tiden har bidradd med konstruktive innspill i utviklingen, sier Asbjørnsen.

- Mang en programvare lider av en alvorlig skavank ved at de ikke motiverer til nøyaktig og omfattende innlegging av grunnlagsdata. I mer enn ett skrekkeksempel har vi alle sett personlige og manuelle systemer som lever side om side med nylig implementert programvare og nyutviklede rutiner.

- Samarbeid om systemet og direkte utslag på lønnsslippen på en måte som er akseptert, anser vi for gode motivatorer til nøyaktig bruk. Systemet fungerer ved at de enkelte melder seg opp mot systemet ved arbeidstidens begynnelse. De får med headset og blir tildelt rode og plukklokasjoner gjennom dette. Underveis melder de fra når plukket er ferdig. Ingen kan velge rutene sine selv, og på den måten unngås forfordeling. Og siden lokasjonene er vektet gir ingen roder bedre lønn enn andre, selv om de for eksempel kan gjøres raskere unna, sier Asbjørnsen som påpeker at de ansatte selv gir uttrykk for at trynefaktoren er forsvunnet på grunn av disse systemene.

- Jeg tillater meg nesten å kalle et slikt resultat for epokegjørende, avslutter hun.

---------

H. I. Giørtz Sønner AS på Eidsneset i Sula kommune leverer varer til dagligvarebutikker, storkjøkken og servicemarkedet i området fra Nordfjord i sør til Romsdalsfjorden i nord, med leveranse av rundt 35.000 ulike produkter. Bedriftens lager er ca. 16.000 kvm fordelt på tørrvarelager ved siden av tempererte soner til frukt, kjøl og fryste produkter. Bedriften ble etablert i Ålesund i 1891 av Hans Joachim Giørtz d.y. og idag sitter femte generasjon i ledelsen. H. I. Giørtz har en årlig omsetning vel halvannen milliard kroner og har NorgesGruppen inne på eiersiden.

DataPro AS i Ålesund har utviklet programvaren til den nye modulen for prestasjonsbasert lønn, etter en forespørsel fra H. I. Giørtz, som i sin tur fikk ideen fra et lignende system i NorgesGruppen. Systemet H. I. Giørtz benytter for stemmebaserte plukksystem er levert av Optiscan Group, mens DataPro har hatt ansvaret for de lokale tilpasningene.

www.logistikk-ledelse.no © 2011

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!