Bør vi legge bort de gamle systemene og tenke nytt?

- Mange av dagens systemer er laget slik at brukeren må endre sin adferd. Skal du automatisere rapportering, må du fange informasjonen der den finnes - og kun én gang, mener Espen Andersen, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI og en av gjesteforeleserne på konferansen. ERP-systemer 2011

Trond Schieldrop

Da ERP-systemene kom på markedet skulle alle operasjoner i bedriftene knyttes sammen gjennom hele verdikjeden. Dette fungerer ifølge Espen Andersen godt for produksjonsprosesser, men ting ble fryktelig tungrodd. Når systemene nå får en mer sentralisert arkitektur med Cloud Computing og webgrensesnitt, betyr det at mer og mer av administrative funksjoner kan gjøres som en automatisert del av primæraktiviteter. Dermed unngås dobbeltarbeid - at de ansatte bruker mer tid på skrive inn reiseregningene enn på selve reisen.

- Da PC´ene kom på markedet var det store protester fra IT-avdelingen fordi de ville at alle brukte stormaskinen. PC´er var verktøy medarbeidere kjøpte på reisebudsjettet og utvekslet informasjon på diskett fordi det var enkelt og forståelig. Det ble en trussel både mot leverandørene av stormaskiner og mot IT-avdelingenes makt. Nå er vi i ferd med å få akkurat samme diskusjonen - men nå dreier det seg om Cloud Computing, sier Andersen.

Enklere systemer

Investering i nytt ERP-system utgjør store kostnader for selskaper.

- Store ERP-leverandører som SAP og Oracle får større konkurranse fra Cloud Computing-baserte systemer, noe som på litt sikt kan bli en disruptiv innovasjon, sier Andersen. - Mamut, for eksempel, er et lettvekter ERP-system for småbedrifter. De får som regel kundene i det de starter opp bedriften, og beholder dem til de går konkurs eller blir oppkjøpt av et større selskap, med et annet regnskapssystem. Flere små og mellomstore bedrifter kan greie seg med relativt enkle systemer. Med Cloud Computing vil etter hvert de små og enklere systemer gradvis spise seg oppover i verdikjeden og tilpasse seg stadig større virksomheter, forteller Andersen.

- Kjøper du for eksempel SAP, innbefatter det store og kostnadskrevende installasjoner med høyt priset konsulentbistand. Dette vil endre seg med Cloud Computing og blir da mer eller mindre tvunget til å standardisere grensesnittene. For kunden vil maskinvare være usynlig og det blir uvesentlig hvor datakraften kommer fra.

Andersen mener likevel at det hører med til sjeldenheten at bedrifter skifter ut tunge og avanserte systemer med lettvekterløsninger.

- Ett eksempel er DNB Nor, som byttet ut store deler av sine bank- og tradingsystemer med systemer utviklet for deres internettbank.

Økt funksjonalitet

De store selskapene må møte konkurransen fra Cloud Computing gjennom økt funksjonalitet. De må ifølge Andersen forenkle sine egne systemer og gjøre dem mer brukervennlige, og den brukervennligheten må kunne leveres via et web-grensesnitt.

- I stadig større grad vil kundene selv velge hva slags PC, tablet eller smartphone de vil bruke. Et nytt begrep her er «Bring Your Own Computer», som går ut på at du som bruker bestemmer hvilken datamaskin du vil benytte på jobben. Ofte kjøper du den inn selv, uten å bry IT-avdelingen. Bedriftens egne systemer forholder du deg til gjennom webgrensesnitt.

Sparer administrative ressurser

- Problemet med de fleste administrative systemer er at de er konstruert for å spare administrative ressurser, sier Andersen. - For å få det til, eksporteres administrativ kompleksitet til sluttbrukeren. Det som må gjøres er forenkling. Folk vil forlange at det blir like lett å fylle ut en reiseregning som det er å kjøpe en bok fra Amazon eller betale en parkering med Easypark. Faktisk bør det ikke være reiseregningsutfylling i det hele tatt. Med dagens elektroniske betalingsløsninger burde systemet kunne tracke hva du gjør og automatisk rapportere dette, uten at du skal behøve å gjøre noe som helst utover jobben din, mener han.

Tidkrevende

Andersen forteller at BI har fått nytt økonomisystem.

- Det fungerer fint, men krever at brukeren lærer seg forskjellige koder for bokføring av utgifter. Tidligere var ansvaret med å fylle ut slik informasjon tildelt en administrativ person. Dette er eksport av kompleksitet. ERP-leverandører kan ikke i fremtiden bare pushe ut et grensesnitt til brukerne. De må forenkle systemene - og rapporteringsrutinene - slik at den administrative kompleksiteten blir usynlig for brukerne.

- Er du selvstendig næringsdrivende må du føre ditt eget regnskap og svare på en rekke spørsmål som omhandler alt fra skatt til moms. Det mest rasjonelle hadde vært et system som samler opplysningene og vet hvilke regler de faller inn under.

Budsjetteringssystem

- I det personlige budsjetteringssystemet Qicken som er utviklet i USA (Microsoft Money er et liknende system) kan du skrive inn opplysninger om ditt personlige forbruk. Systemet henter transaksjoner fra min bankkonto og klassifiserer dem der de hører hjemme. Du kan få oversikt over leie-, mat- og strømutgifter i løpet av året. Ved å registrere transaksjonene, gis instrukser om at ulike regninger skal betales på ulike tidspunkt.

- De fleste nordmenn som har vært i USA har en mening om amerikanske banker som gammeldags og treige. Det de ikke vet er at flere bankkunder benytter Quicken og lignende systemer som sitt grensesnitt mot de sentrale banksystemene. Systemet er mer brukervennlig sammenliknet med andre banksystemer og for brukerne spiller dette ingen rolle så lenge de får tjenesten levert. Om det er implementert på en litt mer gammeldags plattform spiller i denne sammenhengen mindre rolle, påpeker Andersen.

Administrativ person

Mange av IT-løsningene som benyttes i dag ble utviklet lenge før Internett, smarttelefon og leserbrett så dagens lys. Spørsmålet er når bør vi legge bort de gamle systemene og tenke nytt?

- Mange gamle systemer tenderer til å se på brukerne som en administrativ person som har til oppgave å registrere inn i systemet. Det er ERP-leverandørenes oppgave å snu på dette og gjøre hverdagen enklere for brukeren. Hver gang jeg skal ta i bruk et nytt system må jeg fylle ut navn og adresse og gi fra meg en rekke tilleggsopplysninger som i utgangspunktet burde være veldefinert.

Frie tøyler

For fire fem år siden gjennomførte BP Exploration et pionerprogram for sine 20.000 ansatte. De fikk bestemme hvilken datamaskin de ville benytte ut fra et gitt budsjett.

- Det eneste kravet var at maskinen skulle ha et godkjent virusprogram, kjøre browser og tilstrekkelig funksjonalitet til å aksessere bakenforliggende systemer. I tillegg var kravet en treårig fullservice garanti fra leverandøren. Dette er IT-avdelingens måte å si at du ikke får spre virus og at de ikke vil ha ansvar for hardware reparasjonsproblemer. Vil du ha en Mac, IBM eller en Linux maskin er det en sak mellom deg og din nærmeste sjef og ikke en sak mellom deg og IT-avdelingen, sier Andersen.

Dette medfører at IT-avdelingene kan benytte tiden på andre områder enn å sitte og se på om serveren fungerer eller ikke.

Andersen mener det i de fleste tilfelle er tull at norske bedrifter skal eie egen hardware. Dette kan for eksempel settes bort til infrastrukturleverandører som Basefarm som er spesialist på dette. Et fåtall selskaper kjører i dag sine websider på egen server. Det settes bort til en eller annen ISP som laster websiden på deres server og tar ansvaret for at den er tilgjengelig. Når Microsoft utplasserer kjempemessige serverparker for å selge Microsoft Windows Azure vil en operatør alene kunne betjene mer enn 3.000 servere.

Dårlig utnyttelse

Andersen mener at de fleste bedrifter utnytter IT i for liten grad. Eksterne Cloud-systemer bidrar til å frigjøre ressursene som kan benyttes til økt verdiskapning.

- Fortsatt er det mange som ikke benytter avanserte, men billige kommunikasjonssystemer som Skype, eller for den saks skyld telefonmøter. Jeg kjenner selgere i USA som for eksempel betjener flere store selskaper innen finansbransjen gjennom kontinuerlige, daglige telekonferanser på Skype fra sitt hjemmekontor, sier Andersen, som selv har kjørt tele- og videokonferanser siden 1993 i alle sine internasjonale aktiviteter med gode resultater.

- Mange norske bedrifter blir rådville når de hører om dette. De får panikk hvis en medarbeider ikke kan være fysisk tilstede på et møte og har ikke engang peiling på hvordan de skal koble opp slike systemer.

Deling av dokumenter

Han mener tilgjengelige systemer i skyen er flere hakk bedre enn de som benyttes internt. Ett eksempel er medarbeidere i forlagshus. I dag er det umulig å dele regneark på interne systemer. Går du inn på Google Docs kan du legge inn et regneark slik at alle deltakere kan redigere i det. Det tar under 30 sekunder å sette det opp på Google med passord slik at du er tilgjengelig i skyen.

- Nå bruker mange en IPad, IPhone, SmartPhone eller NoteBook og deler dokumenter via Google Docs og fører diskusjoner via et eller annet diskusjonsforum utenfor bedriften. Ledelsen i selskapene er informert om dette mens mange IT-avdelinger ikke skjønner hvor medarbeiderne er blitt av, sier Andersen.

Enkelt brukergrensesnitt

- Trege regnskapssystemer fra ERP-leverandører må levere samme intuitet. De må bli like enkle å bruke som Facebook og Twitter. Hvorfor skal jeg ikke kunne levere mine reiseregninger gjennom for eksempel Foresquare? Hvorfor skal jeg måtte levere papirkvitteringer i det hele tatt?, spør Andersen, som mener det vil ta lang tid før de store systemene klarer å henge med på dette kappløpet.

Fremtiden

- Hvordan vil informasjonsteknologien prege moderne bedrifters hverdag i årene fremover?

- Utviklingen vil gå i retning av at interne systemer vil bli lik de konsumentene bruker til daglig, sier Andersen, som skildrer en fremtid der alle er vant til å dele sine kommentarer på Facebook eller sine dokumenter på Google Docs. Dette er noen av temaene jeg vil berøre på ERP-konferansen, avslutter Espen Andersen.

www.logistikk-ledelse.no © 2011