e-innkjøp gir lavere kostnader

ISS Facility Services har tatt i bruk e-sourcing på deres anskaffelser. - Elektroniske innkjøp er definitivt veien å gå, og bidrar til at vi sparer mye tid og kostnader samtidig som vi fremstår som seriøse og skikkelige innkjøpere, sier innkjøpsdirektør Knut Bjørånesset.

Konsernets innkjøpspolicy tilsier at alle anskaffelser med en verdi på over 50.000 som hovedregel skal konkurranseutsettes med skriftlig forespørsel, tilbud og avtale.

- Med en liten innkjøpsavdeling er det en utfordring å gjennomføre konkurranser på det som til enhver tid skal anskaffes, forteller Bjørånesset.

Det er derfor inngått et samarbeid med Mercell, for å gjennomføre konkurranser på deres innkjøp. Mercell bistår i anskaffelsesprosessen, og sikrer en bred dekning i leverandørmarkedet. Særlig ikke-kritiske anskaffelser har blitt løftet opp på konsernnivå, for bedre å ivareta bedriftens omdømme i leverandørmarkedet, redusere kostnadene og minske risikoen.

- For ISS er det viktig at anskaffelsesprosessen er godt dokumentert og gjennomført i samsvar med selskapets retningslinjer for innkjøp. Vi har erfart at vi oppnår en profesjonell konkurransegjennomføring i Mercell, hvor vi sikrer rettferdig behandling av alle deltakende leverandører, sier Bjørånesset. Han legger til at selskapet ønsker å være tydelige og presise i kravspesifikasjonen, og tydelige på hvilke forutsetninger som gjelder for leveransen.

- Vi ser også at manglende konkurranse kan være til hinder for smarte løsninger og innovasjon. Rettferdige konkurranser og dokumenterte prosesser sikrer integritet og gjør det enklere å foreta innkjøp i henhold til ISS etiske regelverk. Alt dette er med på å styrke vårt omdømme som en seriøs aktør i markedet, som virkelig etterstreber å behandle våre leverandører på en skikkelig måte.

Tilbakemeldingene fra leverandørene er at de sparer mye tid på å levere tilbudene elektronisk, samt at de føler de har en fair sjanse til å vinne oppdraget når alle får samme informasjon.

- Vi ser også en klar fordel ved at man kan gjenbruke informasjonen og samle alle dokumenter på en plass, forteller Bjørånesset.

ISS har allerede gjennomført eller har i prosess et femtitalls anskaffelser på denne måten, og har store forventninger til hvilke resultater denne innkjøpsprosessen vil gi. Tilbakemeldingene fra brukere i ISS-organisasjonen er svært gode. Løsningen man har valgt er enkel og brukervennlig og gir høy kvalitet i prosessen. ISS vil øke bruken av elektronisk konkurransegjennomføring, spesielt innenfor eiendomstjenester. Erfaringstall viser at man ved effektiv bruk av e-sourcing i snitt oppnår besparelser på rundt 15 prosent - noen ganger mindre, noen ganger mer.

Mange fordeler også for leverandørene

Leverandørene må levere tilbudene elektronisk når innkjøper utlyser konkurransene elektronisk.

Trond Holland fra Datarekvisita Norge forteller at fordelene er mange for dem som leverandør.

- Vi har bare gode erfaringer med innlevering av elektroniske tilbud. Vi sparer utgifter til frakt, og sparer store kostnader ved å slippe sende tilbudspermer som post. Vi sparer mye tid med å slippe utskrift av alle dokumenter, og sette dette i system i permer. Elektronisk levering gir også en større trygghet på at tilbudet faktisk kommer frem innen tilbudsfristen, og vi får en elektronisk bekreftelse med en gang. Vi har enda ikke hatt behov for å endre tilbudet etter det er sendt, men dette gir en trygghet hvis vi ser at vi har glemt å legge ved noe før tilbudsfristen er utgått. Vi ser gjerne at flere innkjøpere ber om elektronisk levering, og håper dette blir den vanlige leveringsformen i tiden som kommer, forteller Holland.

--------

ISS ble grunnlagt i Danmark i 1901 som et lite sikkerhetsselskap med 20 ansatte. Selskapet har i dag mer enn 520.000 ansatte i 53 land, noe som gjør ISS til en av verdens største private arbeidsgivere. Den globale omsetningen var i fjor på 74 milliarder DKK

ISS Facility Services AS er Norges ledende leverandør av facilitytjenester innenfor kategoriene renhold, catering, eiendomsdrift, kontorstøtte og sikkerhet. Selskapet har 14.000 ansatte og et samlet årlig innkjøpsvolum på over 2 milliarder kroner.

www.logistikk-ledelse.no © 2011