Kan gi store økonomiske og organisatoriske gevinster

Effektivisering av IT kan gi store økonomiske og organisatoriske gevinster. Erfaringsmessig er det et stort forbedringspotensiale ved bedre utnyttelse av eksisterende eller nye IT-systemer. - Det er beklagelig at ikke flere toppledere har større oppmerksomhet på dette området, sier Bård Strand Jacobsen, partner i Argon Consult AS.

Trond Schieldrop

Argon Consult AS bistår bedrifter med å få mest mulig igjen for sine IT-investeringer, og Strand Jacobsen ønsker at flere av bedriftene generelt tar opp sin IT-bruk i strategisk sammenheng.

- For mange bedriftsledere har IT vokst til et «flerhodet troll» som kun påfører bedriften store kostnader, som ikke benyttes som konkurransefortrinn og utnyttes både mht. kontroll og effektivitet. Teknologiutviklingen skjer i et rasende tempo og IT-bransjen bruker terminologi som ofte går langt over hodet på ledelsen, mener Strand Jacobsen.

Jungel av løsninger

Ofte bygges det videre på de systemer bedriften har. Resultatet kan bli en jungel av forskjellige løsninger, som er dyrt og komplekst å vedlikeholde. En av årsakene er at beslutning om kjøp delegeres ut til de enkelte avdelinger og alle får plukke «sin egen» løsning.

- Dermed kan det bli CRM-system fra Siebel, økonomisystem fra IFS, HR fra SAP og fakturering fra Oracle. På toppen plasseres ofte et datavarehus fra SAS Institute eller lignende, sier Strand Jacobsen.- Dette gir ingen god, integrert løsning med felles grunndata.

Man kan ikke forlange at toppledere eller IT-sjefer skal ha kompetanse til å se helheten i denne jungelen, og Argon tilbyr derfor bistand ved strategiske IT-valg, anbudsprosesser ved systemoppgradering eller i forbindelse med reorganisering av IKT-løsninger etter for eksempel oppkjøp eller fusjon.

Foredag på Norsk Logistikkforum

3. og 4. november arrangeres Norsk Logistikkforum 2011 i regi av NIMA og her vil Strand Jacobsen holde et foredrag om ERP-implementering og optimalisering.

- Jeg kommer til å konsentrere meg om organisasjonen rundt implementeringen. Både i forkant, under og etter, sier han. - Modning av både toppledelse, mellomledelse og de ansatte er viktig. Dette er generelt ikke godt nok ivaretatt i norske bedrifter. Mange ser på det som å kjøpe et nytt verktøy uten at nødvendig struktur og kompetanse for bruk er til stede.

Dypdykk

Han mener utfordringen for kunden er å gå dypt nok inn i sine egne prosesser og være villig til å vurdere hvordan de kan strømlinjeforme disse i forkant.

- Norske bedrifter har som regel ikke mye ressurser til å sette inn i et implementeringsprosjekt. Dersom det skal benyttes konsulenter har det en vesentlig høyere kostnad enn egne ansatte, og resultatet blir ikke like bra.

Hjelp i forberedende fase

Strand Jacobsen mener at veldig mange bedrifter også trenger hjelp i en forberedende fase for å få kartlagt behovet. Dette kan de få hjelp til fra alle som driver med tunge ERP-prosjekter enten det er på leverandørsiden eller fra frittstående konsulenter. Han hevder at det imidlertid kan være en fordel å gå til noen som ikke har spesiell tilknytning til et system, slik at prosesser/løsninger kan vurderes uten forhåndsbinding.

Å sette i gang uten å vurdere det reelle behovet kan medføre uoverstigelige kostnader. En ting er kostnadene med selve prosjektet. Noe helt annet er konsekvensene ved eventuelt å miste kontrollen når det nye systemet settes i gang. Slike kostnader er umulig å estimere, advarer Strand Jacobsen.

- Mange har erfart at det har gått flere måneder uten at de har hatt god nok kontroll etter implementering. Dette er lang tid og innebærer stor forretningsrisiko, mener han.

Dårlige forberedelser

Han forteller at bedrifter de kommer i kontakt med ofte ikke godt nok forberedt. Det finnes alle typer holdninger, fra de som ikke har tenkt tanken om at de skal ha et nytt system, til de som tror de har tatt hensyn til alt.

- Mange ser ikke det totale omfanget, men heldigvis ser vi også at det finnes store bedrifter i Norge som tar dette svært alvorlig og setter av ressurser internt til oppgavene, presiserer Strand Jacobsen.

Viktige elementer ved implementering

Ved implementering påpeker han to særdeles viktige elementer; Det ene er hva slags løsninger bedriften trenger nå og i overskuelig fremtid. Det andre er å finne en leverandør.

- Frittstående konsulenter har muligheten til å sette seg på sidelinjen og betrakte dette objektivt. På Norsk Logistikkforum vil vi få høre erfaringer fra implementering av M3 i flere selskaper. Et av dem er Optimera AS med mange butikker, åtte hovedlagre og kompleks virksomhet. Jeg vil benytte eksempler på metode for implementering og de risiki man skal passe seg for i prosjektet blant annet herfra, påpeker Strand Jakobsen.

I likhet med andre ERP-systemer er også M3 et komplekst system både å sette opp og drifte.

- Det krever en helt annen nøyaktighet i transaksjonene enn de fleste bedrifter er forberedt på. I Optimera ble kvalitetssikring av prosessene tatt svært alvorlig, poengterer Strand Jacobsen. Han skildrer likevel en del uforutsette hindringer som måtte forseres.

- Det var blant annet feilberegning av interne ressurser i prosjektperioden og forståelse for nøyaktigheten i alle prosesser. Det gikk mer av både tid og ressurser enn det som var beregnet på forhånd. Det er viktig at bedriften selv har kontroll på hva som skjer. Det innebærer en risiko dersom de blir avhengig av enkeltpersoner hos en leverandør, forteller han.

Organisasjonsprosjekt

Et annet eksempel han skal benytte i foredraget sitt er et selskap som arbeider på det internasjonale markedet. Det hadde benyttet et logistikksystem i to år uten å få særlig nytte av det, og valgte bistand fra Argon Consult.

- De stod dels foran en del organisatoriske endringer og ikke minst krav til bedre kontroll og effektivitet. Dette startet som et prosjekt «for å rette feil», men utviklet seg til et bredt organisasjonsprosjekt der vi gikk inn både på prosessene og opplæringen. Det illustrerer hvor viktig forarbeidet er når anskaffelse av nytt ERP-system planlegges. Hele organisasjonen må være involvert i prosessen, påpeker han.

Etablere gode kontrollsystemer

Strand Jacobsen påpeker at det er viktig å sette av nok tid på de beste ressursene internt og å etablere gode kontrollsystemer underveis i prosjektet. Bedriften må initialt bestemme hva man ønsker fra nytt system ved implementering, og hva som er et senere forbedringspotensial. Prøver de å legge inn alle forbedringene straks kan det oppstå problemer.

- Det kan ikke forventes at et system skal gå absolutt feilfritt fra første dag. Det vil gå noe tid før organisasjonen greier å utnytte det fullt ut og dette må tas høyde for i Business Caset, avslutter han.

www.logistikk-ledelse.no © 2011