Av Nils Erik Langva 1. mars 2011 08:00

Dårlig logistikk gir for dyre reparasjoner

Av de desidert minst humørskapende fakturaer som kan forelegges økonomisjefen til en formentlig motvillig kontrasignering er de som følger av at et firmakjøretøy har vært en rask tur innom bilskadeverkstedet.

Nåja, rask og rask. Noen brukere kan vel saktens tenke som så, at tempoet ikke er svimlende i alle deler av bilbransjen, uten at faktureringen nødvendigvis er mer innbydende av den grunn. Bransjefolk vil knapt ha den slags oppfatning klebende ved seg. Men nå er noen av årsakene til lange verkstedopphold tilsynelatende likevel kartlagte og klare. Bjørn Arne Branden, daglig leder ved Lillehammer Bilskadesenter og formann i den stedlige industriforeningen peker eksempelvis på dårlig produksjonslogistikk og mangelfulle IT styringssystemer.

Daglig leder i Lillehammer Bilskadesenter AS, Bjørn Arne Branden, tegner og forklarer om moderne produksjonslogistikk og omorganiseringer i bilskadebransjen. Foto: Nils Erik Langva

Branden har sin yrkesmessige bakgrunn, blant annet, som tidligere innkjøpssjef og logistikksjef i produksjons- og servicebedrifter, konsulent på ERP-systemet SAP R3, og han kom til Lillehammer Bilskadesenter fra stillingen innkjøpssjef i Strålfors. Han har videre jobbet med prosjektstyring for Telenor. Tilsynelatende bred bakgrunn for egne meninger, det siste avgjort ikke tilsynelatende.

- Bilskadebransjen har endret seg dramatisk de senere årene, påpeker Branden. - Bilene er blitt mye mer komplekse å reparere, med mange forskjellig stållegeringer i samme bil og som skal behandles forskjellig. Vi har økt forbruk av deler og nye lakker som er tilpasset nye materialer. Kompleksiteten og endringene har kommet gradvis og nå hurtigere og hurtigere. Driftskompetansen og styringssystemer er ikke i takt med utviklingen. Vi snakker om manglende kompetanse, dårlig produksjonslogistikk, manglende programvare og manglende interface mellom systemene som inngår i «verdikjeden» enten firmabilen eller den private trenger til skadeutbedring.

Jeg har nå vært daglig leder her i 3,5 år, og jeg hadde en fordel ved å komme utenfra. Med min yrkesbakgrunn og erfaring så jeg problemstillinger, som var overmodne for revurderinger. Dette kunne jeg se på grunn av erfaring fra organisasjonsmessige prosjekter og prosesser som er nødvendige når man skal modifisere og forbedre produksjonslogistikken, men også den eksterne logistikken.

Alt for dyre

Konsekvensene av mangler på de områdene Branden har nevnt er lavere effektivitet enn ønskelig og dermed operasjoner som er alt for kostnadskrevende, slik at de nødvendige marginene ikke er til stede i bransjen.

- Hvilke utsikter kan du gi for økonomisjefer og andre som gremmes over at timesatser og -beregninger når for eksempel skadeverk på bilparken skal utbedres?

- Foreløpig er bransjens mest påtrengende problem at vi ikke har fått til den nødvendig strukturrasjonaliseringen. Vår egen økonomi må først og fremst bli sunnere. Mange balanserer på kanten på grunn av utilstrekkelig økonomi. Dårligere priser er hva vi trenger aller minst nå. Men vi kommer heller ikke utenom at antallet aktører må reduseres, en utvikling i den retning er trolig uavvendelig.

De som gremmes over prisene må ifølge Branden også ha klart for seg konsekvensene av for eksempel at bilene i dag har mer og mer innebygd sikkerhet. Dette er beltestrammere, airbager og annet.

Kostnadene formelig spretter i været, og inne i kupeen kan de fort kommer opp i 20 til 50 tusen. Dette igjen resulterer i hyppigere kondemnasjoner. Verkstedenes økonomi preges jo også av at reparasjoner faktisk ikke er noe økende marked, sett fra skadeverkstedenes ståsted.

Mange verksteder kan selvsagt klare seg selv om økonomien ikke alltid er den aller beste. Men bedriften har kanskje ikke så veldig mye å stå i mot med når den møter stadig økende krav til opplæring, offentlige krav, alt sammen noe som dessverre så langt har resultert i mangelfulle investeringer i oppdaterte dataprogrammer, og med en haltende og sendrektig bransjeutvikling som resultatet.

Alt henger sammen

- Dersom dårlig IT og organisering forøvrig er flaskehalsene må vel de beste kunne oppdatere og dyktiggjøre seg på egen hånd og komme i første rekke i konkurransen på den måten?

- Dersom det skal kunne sies at «alt henger sammen med alt» så er du kommet til rett bransje. Mange grunnlagsdata, som er effektviserende og informerende for produksjonen til det enkelte bilskadeverksted, befinner seg i databasene til forsikringsselskapene eller andre steder. Disse dataene har vært vanskelig å få tak i, men takket være press fra bransjen er de blitt tilgjengelig. Ytterligere kompliserende er det at de mange systemene og basene ikke er tilpasset hverandre og dermed ute av stand til å utveksle informasjon på en effektiv måte. Teknologisk sett er etterslepet dessverre langt større enn ønskelig, sier Branden og tar et illustrerende eksempel;

- Forsikringsselskapene har i sine databaser oversikter som blant annet forteller hvor lang tid ulike skader tar å utføre og den tilhørende timekost. Når denne typen informasjon er tilgjengelig for verkstedet, med full transparens, så vil vi ha bredere basis å stå på når egne målsettinger skal utarbeides. Vi vet at dette kan danne grunnlag for nøkkeltall, som er til stor hjelp. På alle nivåer av kvalitetssikring og HMS kan vi også høste fordeler om datainformasjonen ble organisert og anvendt på nye måter.

Helt annen kompetanse

- Et spørsmål melder seg for oss som ikke innehar noen spesiell innsikt i bilskadebransjens mangehånde problemer med produksjonslogistikken; hvor komplisert kan søket etter riktig skrutrekker egentlig være?

- Spørsmålet røper ingen dyptgående kjennskap til vedlikehold og reparasjon av dagens kjøretøyer. Jeg fristes nesten til å si at skrutrekkeren har mistet en del av sin betydning. Og ved siden av den rene produksjonslogistikken er transportlogistikk og innkjøp de to sentralområdene, som krever mye, mye mer oppmerksomhet. Slik de fleste opererer i dag kan vi snakke om fravær av logistisk tenking. Der har kanskje skrutrekkeren, enn så lenge, førsteprioritet som arbeidsredskap.

Et karosseri består gjerne av så mye som 12 ulike metallegeringer, der noen av dem rett og slett ikke kan rettes ut. Hele delen må skiftes ut. Dette kombineres med plastkompositter som i stadig økende grad er benyttet, slik det er blitt mer og mer vanlig for så mange andre høytekniske produkter.

- Delebestillinger krever nå mye mer oppmerksomhet. Dårlig ekstern logistikk øker ståtiden for kjøretøyet hos skadeverkstedet. Leveransene av nye deler og sporing av delene på vei til oss, er blitt kritiske parametre, på en mer gjennomgripende og omfattende måte. Kunnskap om hvor en del befinner seg påvirker rimeligvis organiseringen av vårt arbeid. Man trenger ikke spesiell innsikt for å ta det poenget. Manglende dataverktøyer gir oss ikke gode nok muligheter.

Men dersom nødvendig programvare kom på plass så ville bransjen, i tillegg til annet Branden har nevnt, trenge enn helt annen kompetanse i å styre disse, legge inn grunnlagsdata og ta dem aktivt i bruk i form av rutiner, oversikt over produksjonsgang og interne omorganisering. Det ene drar det andre med seg for dette betyr jo også en annen rekrutteringspolitikk.

Se hverandre i kortene

- Hvordan ser du for deg alle disse tingene kan bli dagligdags i bransjen, og kan noe slikt skje innen overskuelig fremtid?

- En eventuell tidsramme tør jeg ikke si noe om. Husk at dette, som er selvsagt i andre bransjer, ikke en gang er påtenkt hos alle som arbeider med skadeutbedring, selv om enkeltaktører naturligvis kan være høyst oppegående. Konkrete programvarevalg skal jeg ikke ha sagt noe om i denne sammenheng, men vi bør samle oss om brukervennlighet og god opplæring, slik at terskelen for å komme i gang ikke blir for høy, mener Branden.

I forbindelse med endret produksjonslogistikk mener han at de ellers må se nærmere på prosessene, så vel som organisering av funksjonene til de ansatte, og få til mer effektiv fremføring av kjøretøyene fra de kommer inn til kunden henter dem.

- Dernest må, som nevnt, verkstedene, forsikringsselskapene, leverandører, innkjøpere og andre kunne se hverandre i kortene, altså et IT systemer som kan snakke sammen, men funksjonelle brukergrensesnitt

Vekk med formannen

Hos Lillehammer Bilskadesenter har de gått ganske radikalt til verks ved at man har avskaffet den gamle formannstittelen og måten disse opererte på.

- Formannen var en som la opp arbeidet i for eksempel lakkavdelingen eller karosseriavdelingen. Vedkommendes ansvar stoppet innenfor denne avdelingen. I dag trenger vi driftsleder, med ansvar for hele reparasjonsprosessen i verkstedet, som kan sette inn resurser og utstyr på kritiske deler av produksjonslinjen. Driftslederen må ha kompetanse på prosesser og utarbeide konkrete, nøkkeltall og kvalitetsmål som styringsverktøy. Dette er en arbeidsform og nyorganisering som vi, i alle beskjedenhet, ser svært gode resultater av i vår bedrift. Faktisk ser vi fler steder i verdikjeden besparelser på rundt 20 prosent ganske kvikt.

Når en konsekvent logistikk gir oss gode analyseverktøyer og bedre rutiner så er resultatet rett og slett god butikk. Så kan jeg legge til at alle bestemmelsene som følger av HMS-lovgivningen faktisk er lettere å gjennomføre og mer håndterlige å administrere når de støttes av rutinene som kommer med mer bevisst gjennomføring av logistikken i en bedrift.

Prosessorientert produksjon

- Hvorfor ligger man så langt tilbake på utvikling av effektiv logistikk?

- Tendensen har nok i stor grad vært å satse på dyktige fagarbeider og ved det ikke prioritert prosessorientert produksjon. I den fremtidige rekrutteringspolitikken må vi være fremtidsrettet med ikke bare å knytte oss til de dyktige fagarbeiderne, men sikte oss inn mot personell med annen kompetanse, som er mer i takt med den som kreves i moderne produksjonsbedrifter.

I dag taper vi penger fordi logistikk og produksjon ikke er optimalisert til hverandre og fordi den nødvendige driftskompetansen er rettet inn mot interne funksjoner og operasjoner som ikke kan stå uendret.

- Kanskje noen skulle viske bransjeorganisasjonene et ord eller tre i øret?

- Vel, man må jo ikke nå tro at vi er den eneste bransjen som har noe å hente på mer økonomisk drift gjennom å forbedre logistikken. For min del har jeg vært glødende opptatt av disse problemstillingen i nesten 20 år.

Han mener et verkstedbesøk for å utføre en service er «peace of cake» i forhold til komplekse bilskadereparasjoner.

- Bilskadebransjen er utrolig spennende og krevende og jeg gleder meg over de utfordringene vi står overfor, sier Branden, alt mens han tegner og forklarer sine synspunkter på white board tavlen i kantinen.

www.logistikk-ledelse.no © 2011