Enklere rutiner øker effektiviteten

- Microsoft Dynamics NAV med bransjeløsning for entreprenører fra NaviCom har forenklet våre kontrollrutiner og økt effektiviteten, sier økonomisjef Lars Gunnar Berge i Berge Sag & Trelast. Han har store forventninger til intercompany-modulen i systemet. - Den vil forenkle den økonomiske informasjonen mellom selskapene i konsernet.

Berge Sag & Trelast har hovedkontor i Ølensvåg et par mil nordøst for Haugesund og er en del av konsernet Berge Sag Gruppen, som omsatte for ca 300 millioner kroner i 2010. De er regionens største og mest erfarne hytte- og boligleverandør og er også medlem av den landsomfattende Blink Hus-kjeden.

Gode erfaringer

I 2010 valgte Berge Sag & Trelast å gå til anskaffelse av Microsoft Dynamics NAV. - Prosessen startet våren 2009 og etter en grundig vurdering sto vi tilbake med to tilbydere. Valget falt på NaviCom som i samarbeid med flere entreprenører og byggefirmaer har utviklet en komplett bransjeløsning som passer med våre forretningsprosesser, sier Lars Gunnar Berge.

- Samarbeidet med NaviCom har pågått siden 1996. Erfaringene med bruk av deres tjenester har vært meget bra, sier Berge.

Han forteller at selskapet inntil nylig benyttet Concorde XAL som de har hatt lite å utsette på. Men da systemutviklingen opphørte, måtte de gå til anskaffelse av nytt system. NaviComs bransjeløsning for bygg og anlegg inneholder prosjektmodul for innkjøp, prosjektlevering, oppfølging m.m. I tillegg har de kasseløsning. En viktig forutsetning for prosjektet har vært bruk av EyeShare for skanning av fakturaer. Det gjør at byggeledere, prosjektledere og økonomiavdeling til enhver tid har oppdatert økonomisk informasjon.

- Vi har i størst mulig grad forsøkt å unngå spesialtilpasninger, sier Berge. Han legger til at selskapet har vært med på utformingen av NaviCom sin bransjeløsning for entreprenører og at de dermed har fått på plass det meste i standardløsningen. Berge Sag & Trelast gikk til innkjøp av Microsoft Dynamics NAV i samarbeid med bolig- og hytteleverandøren Hellvik Hus. De to selskapene hadde ganske like behov og de har derfor bevist unngått for mange individuelle tilpasninger.

Viktig forutsetning

I forbindelse med implementeringen av nytt forretningssystem skilte Berge Sag & Trelast ut byggevareavdelingene i eget selskap. Selskapet XL - Bygg Berge Sag utgjør nå butikkdelen, mens Berge Sag & Trelast er et rent entreprenørselskap. Målet var bedre fokus på det de to forretningsområdene drev på med.

- Microsoft Dynamics NAV var en forutsetning for å få til en rasjonell utskillelse, sier Berge. Han forteller at skanning av faktura og enklere tilgang på informasjon også har forbedret kontrollrutinene.

Forretningssystemet har en intercompany-modul som forenkler kommunikasjonen mellom selskapene i gruppen.

- Når byggeselskapet legger inn en innkjøpsordre, sendes det automatisk en ordre til XL Bygg Berge Sag. Deretter genererer systemet en faktura som går direkte inn i prosjektregnskapet hos byggeselskapet Berge Sag & Trelast. Dermed slipper vi føringer av fakturaer mellom selskapene, sier Berge.

Han mener det er vanskelig å anslå kostnadsbesparelsen med nytt forretningssystem. - Den største besparelsen vil vi oppnå med intercompany-modulen fordi tilgangen på data blir betydelig forenklet.

NaviComs bransjeløsning er integrert med databasen Norsk Byggevarebase (NOBB).

- Det gir oss til enhver tid oppdaterte priser fra leverandørene. Her er alle produkter/varer som byggevarebransjen benytter tilgjengelig for både byggherrer og utsalg, sier Berge.

Web-basert timefangst og rapportering

På tampen av fjoråret vurderte Berge Sag & Trelast web-basert timeregistreringsmodul, samt at det skal installeres en rapporteringskube koblet mot Dynamics NAV. Da kan de med enkle menyer hente ut ulike regnskapsrapporter. Rapportene vises enten i nettleseren eller eksporteres til ulike formater som Excel, pdf m.m.

- Vi har store forventninger til bruken av systemet. Til nå er det økonomiavdelingen som har sammenstilt data og utarbeidet rapporter til ledelsen. Med rapporteringskuben kan lederne selv trekke ut denne informasjonen, forteller Berge.

Godt samarbeid

- Samarbeidet med NaviCom har fungert meget bra. De har bidratt aktivt fra forprosjekteringsfase til ferdig implementering, sier Berge. Han mener det er en forutsetning at ERP-leverandører er med fra forprosjekt til systemet er operativt.

-Det er viktig ar de skaffer seg kunnskap om kundens organisasjon, rutineverk og prosesser. NaviCom har vist vilje til å fremskaffe den beste løsningen for oss. De har mye ressurser innenfor sine fagområder og lang erfaring med å se kundens prosesser og behov, avslutter han.

www.logistikk-ledelse.no © 2012