Millionbesparelse med nytt ERP-system

- Konkurransen i bilbransjen er knallhard. Daglig overbyr bilimportørene hverandre med store rabatter på titusener av kroner. Det er ingen lett match å være bilimportør. Skal vi overleve må vi være i forkant av utviklingen. Investering i nytt forretningssystem har automatisert våre økonomi-, logistikk- og lagerfunksjoner, sier finansdirektør Leif Madsberg i Subaru Norge AS.

Lagersjef Vilmar Nilsen (t.v.) og finansdirektør Leif Madsberg i Subaru Norge er skjønt enige om at vrakingen av et 15 års gammelt system til fordel for noe fundamentalt nytt, skapte frustrasjon i en organisasjon som var lite bevandret i moderne datateknologi. Foto: Trond Schieldrop

Trond Schieldrop

ERP-systemet som ble installert i fjor har så langt gitt Subaruimportøren besparelser på over én million kroner. Besparelsene har vært størst på lageret. Det nye systemet har medført høyere automatiseringsgrad og bedre sporbarhet.

- Det har redusert behovet for to ansatte og forenklet hverdagen for lageroperatørene, sier lagersjef Vilmar Nilsen i Subaru Norge. - Ikke minst gjør bruk av hånd- og truckterminaler hverdagen enklere. Det har effektivisert lagerdriften, plukk- og varetellingsrutinene. Vi får delene raskere ut fra lager og har redusert feilplukk og feilforsendelser til et minimum. Våre lageroperatører har vært flinke til å løse utfordringene med innføring av nytt ERP-system.

Moderne logistikkfunksjoner

For en liten bilimportør med 30 ansatte er moderne og effektive administrasjons- logistikkrutiner avgjørende. Subaru Norge implementerte nytt forretningssystem i april 2011. To måneder etterpå var det idriftsatt.

- Tidligere benyttet vi AS400 fra IBM. Systemet var gått ut på dato og var modent for utskiftning, sier Madsberg. Han forteller at AS400 er karakterbasert og med klare begrensninger.

- Det hadde flere omkringliggende pekere for innhenting av informasjon. Løsningen krevde mye manuell bearbeiding. Når vår IT-sjef pensjonerte seg smuldret løsningsfundamentet bort og vi var tvunget til å tenke i nye baner.

Intern vurdering

For ikke å sakke akterut agerte Subaru Norge raskt, og foretok en intern vurdering der de kartla aktuelle forretningssystemer. Madsberg forteller at de fleste fabrikkeide bilimportører har utviklet egne ERP-systemer.

- Som privateid aktør var dette uaktuelt. Per i dag finnes det ingen standardiserte bilimportsystemer, men i samarbeid med Peritus AS skreddersydde vi en løsning tilpasset vårt behov. Den baserte seg på deres Auto Solution som blant annet Motor Forum Gruppen har benyttet med stort hell. Systemet ivaretar i dag alle våre transaksjoner på dele- og utstyrssiden.

Uten driftsstans

Madsberg innrømmer at det for en liten organisasjon er utfordrende å investere i et helt nytt forretningssystem.

- Implementeringen krevde tid og ressurser. Å vrake et 15 års gammelt system til fordel for noe fundamentalt nytt, skapte frustrasjon i en organisasjon som var lite bevandret i moderne datateknologi. Når det er sagt, har systemet levd opp til sin forventning. Vi har så langt ikke hatt noen driftsstans. Men, påpeker Madsberg, skepsisen blant våre medarbeidere var stor til å ta det i bruk. I etterkant burde vi nok brukt mer tid på forprosjekteringsfasen. En investering i nytt ERP-system til fem millioner kroner krever mer innsats fra vår side.

Enhetlig løsning

I år forventer Subaru Norge å selge 4.000 biler. På delesiden har importøren 27.000 artikler hvorav 10.000 er aktive.

I produktvarekatalogen har vi delevarenummer 10 år tilbake i tid. Systemet må fange opp alt på dele- og utstyrssiden, sier Madsberg. - Vi har fått en enhetlig løsning som har økt sporbarheten på våre transaksjoner. Det forenkler prosessen med å trekke data inn i regneark og skreddersy rapporter.

Bransjeløsning

Peritus Auto Solution er en bransjeløsning som er tilpasset import av biler og deler. Den baserer seg på ERP-løsningen Microsoft Dynamics AX og er integrert med blant annet Microsoft Sharepoint, Microsoft Dynamics CRM og rapporteringsapplikasjonen Targit.

Bransjeløsningen er innført i administrasjonen og ute hos forhandlerne.

- En viktig besparelse er automatisk utfakturering. Fordelen med systemet er at vi stadig kan hekte på nye moduler som øker automatiseringsgraden. Den store bøygen har vært billogistikken fordi vi må innhente informasjon fra forhandlere, transportører, tollvesenet, Statens Vegvesens database AutoSys og fra vår japanske produsent som har egne krav til rapportering. Her har det vært en del plunder og heft, innrømmer Madsberg. - Dette er en pågående prosess som Peritus har løst rimelig greit.

Komplett leasingløsning

Peritus har også utviklet en komplett leasing-løsning for Subaru Norge i Dynamics AX.

- Våre forhandlere benytter vårt 100 prosent eide datterselskap AILease ved leie av nye biler og demobiler. Tidligere skjedde disse posteringene i Subaru og i AILease. Nå er vi to juridisk selvstendige selskapsenheter der det skjer automatisk uttak av bil fra Subaru til leasingselskapet, sier Madsberg. - For oss har dette medført betydelige besparelser.

SharePoint mot forhandlerne

Subaru Norge har tatt i bruk SharePoint teknologi mot sine forhandlere som logger seg på løsningen via en nettleser. Via nettportalen får de tilgang til ordre, faktura, lister m.m.

- 99 prosent av bil-, dele og utstyrsbestillinger skjer via vårt nettbaserte bestillingssystem. I startfasen var påloggingsprosedyrene for forhandlere kompliserte. Nå er de forenklet og tilpasset deres behov. Tidligere benyttet vi en enkel nettside uten support og backup. Systemleverandøren gikk konkurs og vi hadde ikke tilgang på kildekodene, sier Madsberg.

CRM

Microsoft Dynamics CRM har funksjonalitet for salg, markedsføring og kundeservice.

- Vår salgs- og markedsavdelingen benytter CRM til vedlikehold av forhandlerdata og til utsendelse av markedsrelatert materiale, sier Madsberg.

Foreløpig ikke Compello

Han forteller at Subaru Norge ennå ikke har idriftsatt Compello for elektronisk dokumenthåndtering.

- Løsningen gjør det mulig å skanne alle inngående fakturaer og vil bidra til å redusere intern papirflyt. Ved bruk av bl.a. elektronisk arkiv kan vi oppnå besparelser.

Targit gir fullt overblikk

Targit BI Suite gir fullt overblikk over store mengder data som er lagret i virksomhetens forskjellige IT-systemer. Løsningen har et intuitivt brukersnitt hvor det kan det lages intelligente dashboards, analyser og rapporter.

- Vi kjører regnskapsrapportering og salgsanalyse i Targit. Tilgangen til daglige salgrapporter øker tilgjengeligheten for våre ansatte, forteller Madsberg

Halvert utpakkingstiden

Warehouse Solution er en utvidet logistikkløsning for hånd- og truckterminaler.

- Håndterminalene er online med forretningssystemet slik at utpakking tar halvparten så lang tid sammenliknet med det gamle systemet, sier Vilmar Nilsen.

- I startfasen var det stor skepsis til å ta i bruk terminalene. Nå er det ingen av våre lageroperatører som kan være dem foruten. Løsningen utvikles kontinuerlig. Vi vurderer nå å ta i bruk vareheiser for å bedre vare- og lagerflyten.

Manglende brukerstøtte

Nilsen er derimot mer kritisk til Peritus´ opplæring og brukerstøtte.

- Den var mer eller mindre fraværende. Flere av våre operatører hadde mange spørsmål i forbindelse med bruk av hånd- og truckterminalene. Opplæring og bruk av terminalene skjedde på egenhånd. Etter at ERP-systemet kom på lufta har det ikke vært noen nedetid.

- «On the Job Training» er mer virkningsfullt enn å gå på leverandørkurs, mener Madsberg. - Peritus er en liten leverandør med begrensede ressurser. De gjorde det vi kunne forvente av dem. Å gå på lufta med nytt forretningssystem i alle deler av virksomheten i løpet av noen få måneder, krever store ressurser både hos oss og programvareleverandøren. Lageret var oppe og gikk samme dag som det ble idriftsatt og frem til i dag har vi ikke hatt noen driftsstopp.

Godt samarbeid

- Samarbeidet med Peritus har fungert bra. Vi valgte en liten leverandør fordi det ga oss større påvirkningskraft. Vi har hatt god dialog med leverandøren. De har vært lydhøre for endringer underveis i prosjektet. Til tross for stramme tidsfrister har det fungert tilfredsstillende. Ulempen er at Peritus beveger seg videre og er avhengig av flere nye kunder. Da blir kampen om ressurser til nåværende og nye prosjekter tøff, avslutter Madsberg.

www.logistikk-ledelse.no © 2012

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!