Fem nye buzzord du må kunne

Nye teknologier, endret psykologisk forståelse og kulturforandringer skaper spennende endringer i prosjektverdenen. Har du fått grepet på de nyeste trendene og de siste buzzordene? Hva med å sette av litt tid til å lese deg opp på og forstå de sosiale prosjektbegrepene. Da blir du godt forberedt til de nye prosjektene i 2013.

Mattias Hällström, gründer og leder av forsknings- og utviklingsavdelingen i Projectplace, gjort et dypdykk ned i fem konsepter som skaper buzz i prosjektlederkretser. Arkivfoto: Trond Schieldrop

Begrepsjungler er som regel omfattende - så også innen prosjektfaget. Projectplace, som er den ledende leverandøren av nettbaserte prosjekt- og samhandlingsløsninger i Norge, Norden og resten av Europa, oppfordrer alle som jobber med prosjekter til å benytte de siste ukene av året til å forstå de nyeste og heteste buzzordene innen bransjen.

Derfor har Mattias Hällström, gründer og leder av forsknings- og utviklingsavdelingen i Projectplace, gjort et dypdykk ned i fem konsepter som skaper buzz i prosjektlederkretser. Hvorfor er disse viktige, og hvilken forskjell vil de gjøre for hvordan vi jobber med prosjekter i dag og i morgen?

1. Rolling-Wave planning

Rolling-Wave Planning omhandler prosessen der planleggingen av et prosjekt går i bølger eller faser ettersom prosjektet skrider frem, fremfor å ferdigstille en detaljert plan for hele prosjektet før det starter. Konseptet er basert på oppfatningen om at for mye planlegging utenfor prosjektet er unyttig.

- Bare forestill deg å planlegge hver eneste arbeidsoppgave for et seksmåneders-prosjekt som involverer 20 prosjektdeltakere. Det er naivt å tro at det er gjennomførbart, om ikke vellykket! Planleggingen er avhengig av spekulasjoner, og jo lenger tidsrom man planlegger for, desto tidligere vil planen bli overflødig ettersom forholdene som påvirker prosjektet endres, sier Mattias Hällström. - I Rolling-Wave Planning bygger man prosjektplanen over tid, etter hvert som detaljene omkring prosjektet fortløpende tydeliggjøres og avklares. Rolling-Wave Planning blir derfor i stadig større grad den foretrukne tilnærmingsmetoden til effektiv prosjektplanlegging, og er definitivt kommet for å bli i prosjektlederverdenen.

2. Lean & Agile

- Konseptene Lean & Agile har sitt utgangspunkt i beste-praksis fra produktutvikling og prosjektledelse, og er blitt utviklet over de siste 30 til 40 årene. Målet innen Lean & Agile er å maksimere effektiviteten gjennom å øke eller opprettholde den oppfattede kundeverdien, men med mindre arbeid. Disse konseptene faller innenfor en bredere kategori, Nonlinear Management (NLM), som er definert som teknikker og strategier som legger til rette for at prosjektene kommer i orden, gjennom at organisasjonen får mulighet til selvorganisering, utvikling og tilpasning, forteller Hällström.

Til tross for at disse konseptene allerede har vært kjent i flere tiår, er de på listen over de heteste buzzordene på grunn av at den moderne atferdspsykologien først de siste årene har kunnet forklare hvorfor de er så effektive. Det handler rett og slett om å skape mer engasjement og forsterkning mellom de som samhandler i prosjektene.

Nøkkelkomponenter innen Lean & Agile inkluderer;

Resultatet er en transparent, åpen og samhandlingsbasert planlegging som styrker ansvarligheten til den enkelte prosjektdeltakeren, og samtidig legger til rette for individuelle initiativ.

3. Customer-Centric

Det teoretiske rammeverket for prosjektledelse er generelt sett fokusert på et triangel bestående av kostnad/ressurs - plan/tid - omfang/kvalitet. Men, å redusere et prosjekt til disse tre komponentene tilsier at prosjekter er ikke annet enn et mekanisk system som kan bli optimalisert gjennom fininnstilling i et programvareverktøy; man tilfører ressurser, og prosjektet blir ferdigstilt raskere. Men, vi vet alle at det i virkeligheten ikke er slik det fungerer.

- I dag beveger både akademikere og praktikere innen prosjektledelsesfaget seg i retning av å definere vellykkede prosjekter etter den oppfattede kundeverdien prosjektet gir. Tross alt, prosjektinteressentene er de som avgjør hva "verdien" egentlig omfatter og betyr. Dersom alle interessenter anser at prosjektleveranser har høy verdi, og de løpende leveransene møter deres forventninger, er prosjektet per definisjon vellykket. Dette kalles Customer-Centric prosjektledelse, og omhandler å kontinuerlig engasjere interessentene. Uavhengig av hvordan du optimaliserer tiden, kostnadene eller kvaliteten, vil kundeservicen du tilbyr hver dag øke den oppfattede verdien av prosjektet, sier Hällström, og fortsetter;

- Om man inviterer interessentene inn i prosjektet, og lar dem få se hva prosjektgruppens medlemmer jobber med, vil man oppleve et større engasjement fra prosjektmedlemmene, samt at det gir flere diskusjoner rundt formålet med prosjektet og de tilknyttede leveransene. Moderne samhandlingsteknologi er sterkt bidragsytende til dette nivået av transparens i prosjektarbeidet. Det kan gjøre noen prosjektledere nervøse, men forskning viser faktisk at om at man inviterer interessentene inn i prosjektet, vil det bli mer vellykket.

4. Activity Streams

- Nye teknologier skaper en kultur bygget på sanntids informasjonsdeling, tilbakemelding og transparens, som tidligere kun eksisterte i den fysiske verdenen. Innen atferdspsykologi er dette forklart som osmotisk kommunikasjon og Ambient Awareness, men er enkelt fortalt mer populært kjent som tyvlytting. La oss si at du jobber i et åpent kontorlandskap, og du hører en diskusjon rundt et problem. Du oppfatter at du kan bistå, og fordi du er menneske er du fra naturens side utstyrt med et behov for å hjelpe og dele, så du velger å komme med dine innspill og tilbakemeldinger. Nå gjør moderne teknologi det mulig å også observere og delta på samme måte i samtaler som foregår overalt rundt deg i den virtuelle verdenen, forteller Hällström.

Verktøy som Activity Streams i Projectplace gir prosjektlederen løsningen for en mer effektiv og samhandlingsbasert måte å jobbe på, å kommunisere på og løse problemer på.

 

5. Social

- I løpet av de siste 10 årene har vi lært mer om den menneskelige hjernen og mennesket som art enn hva vi har i løpet av de siste 1000 årene tilsammen. En vitenskapelig revolusjon har funnet sted; "Den andre opplysningstiden". Vi vet nå hvordan mennesker lærer. Og hvordan mennesker blir motivert. Hvordan vi former effektiv atferd i høy-ytelsegrupper. Og hva som er kritisk for å skape opplevd kundeverdi gjennom koordinasjon av forpliktelser for å lykkes med prosjektene.

I samfunnet ser vi dette som det siste steget i forståelsen av den menneskelige naturen. Atferdspsykologi møter nevro-vitenskap, og vi begynner å forstå viktigheten av ny teknologi og hvordan den er relatert til måten vi kan organisere arbeidet på. Vi har lært at:

- Dette er fem prosjektkonsepter alle som jobber prosjektbasert bør ha kjennskap til. Det dreier seg om å kjenne forutsetningene som ligger til grunn for å gjennomføre et vellykket prosjekt, og vite hvilken tilnærming og metodikk som er riktig i de ulike prosjektene man til enhver tid er involvert i.

- Det er ingen vei tilbake til de tradisjonelle synene på prosjektledelse. I fremtidens prosjektledelseteori og beste-praksis vil stadig mer være basert på menneskelig atferdspsykologi og tilgjengelig samhandlingsteknologi. Og selv om det ikke er gitt merkelappen "sosial", vil det være mer sosialt enn noen gang før, sier Hällström.

Tiden er kommet for å gjøre opp status for året som er gått, og forberede året som kommer. Med økt innsikt og forståelse for hvordan disse fem prosjektkonseptene - sammen med de riktige prosjekt- og samhandlingsverktøyene - bidrar til å øke effektiviteten og motivasjonen i prosjekter, stiller man godt forberedt for å gå i gang med de nye prosjektene. Lykke til!

www.logistikk-ledelse.no © 2012

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!