Orkels nye forretningssystem: Øker inntjeningen med 10 prosent
Øker inntjeningen med 10 prosent
- Vi har fått et moderne IT-verktøy tilpasset våre behov for enklere tilgang på riktige data. Felles register gjør at alle brukere sitter på samme informasjon. - I løpet av to år er målet at forretningssystemet skal øke inntjeningen med 10 prosent og redusere bruk av regneark med 50 prosent, sier økonomisjef Jan Arild Dahl i Orkel AS på Fannrem i Orkdal kommune.
Orkel er en betydelig produsent av landbruksmaskiner, og mer enn 80 prosent av selskapets rundballepresser eksporteres til Europa og resten av verden. Foto: Trond Schieldrop
Trond Schieldrop
Han får støtte av IT-ansvarlig Ola Bjørkli og logistikkansvarlig Bjørn Slupphaug. Innføringen av systemet har gått helt etter planen og er godt mottatt i selskapet. I tillegg til virksomheten på Fannrem syd for Orkanger er nå Østfold-avdelingen oppkoblet på løsningen. På landsbasis har selskapet 20 servicepunkter som på sikt kan bli integrert mot forretningssystemet.
Store på landbruksmaskiner
Orkel ble etablert for over 60 år siden og er en betydelig produsent av landbruksmaskiner. Mer enn 80 prosent av bedriftens rundballepresser eksporteres til Europa og resten av verden. Det som startet som en liten norsk smie, er blitt en stor internasjonal aktør. Det var orkdalingen Johan Gjønnes som i 1949 etablerte virksomheten. Intensjonen var å livberge seg på reparasjon av sparkstøttinger og sykler for naboer og kjente. Virksomheten utviklet seg til produksjon av leker, trehjulssykler og håndvogner for landbruk. På 60- og 70-tallet ble reparasjonene byttet ut med produksjon av landbruksrettet utstyr. I 1986 så den første Orkel-pressen dagens lys. Med rundballene åpnet verdensmarkedet seg og Japan ble kunde i 1991. Orkel er i dag representert i over 40 land.
Flere om benet
For to år siden sonderte Orkel markedet etter nytt ERP-system. Fem ERP-leverandører ble invitert til å presentere sine løsninger.
- Vi valgte å gå videre med Vitari, Oseberg Kompetanse og Amesto Solutions. I desember 2010 signerte vi avtale med Amesto, Nordens største Vismapartner, på grunn av kompetanse, pris og ytelse. Frem til desember 2011 var Orkel Compaction AS testpilot på løsningen. Her ble alle svakheter og fallgruver avslørt og opprettet. Fra desember 2011 ble systemet implementert i Orkel AS.
Omfattende forarbeid
Orkel utformet kravspesifikasjon sammen med prosjektleder Geir Harbak i Faveo Prosjektledelse AS.
- Først kjørte vi en prosessanalyse før kravspesifikasjonen ble definert. Orkel benyttet et DOS-basert system fra Multisoft med utstrakt bruk av Excelark. Kravet var å installere en brukervennlig Windows basert løsning. Målet var å halvere bruken av Excelark i løpet av to år, understreker han.
Faveo Prosjektledelse er et nordisk selskap innen profesjonell prosjektledelse med 350 ansatte i Norge og Sverige. Selskapet har hovedkontor i Trondheim.
- Mitt arbeidsfelt er IKT-prosjekter. Orkel har spart mye tid på oppfølging med oss som kontaktpunkt og prosjektleder mot Amesto.
Harbak opplyser at de utarbeidet en scoretabell for ERP-leverandørene hvor priser, leveranser og opplæring var sentrale elementer. Han forteller at utvelgelsesprosessen har mange likhetstrekk med offentlige anskaffelser.
Ingen daglig foreteelse
- Vi hadde ikke kapasitet til å kjøre et så omfattende forprosjekt samtidig med vår daglige drift. Skifte av forretningssystem er ingen daglig foreteelse. Bruk av Faveo ga oss trygghet for at prosessen ble gjennomført på en ryddig måte og sikret kvalitet i prosjektet. Vi ønsket ingen økonomiske fallgruver. Derfor satte vi krav til at alle kostnader inklusive reiseregninger skulle innbakes i tilbudet. For oss var det avgjørende at Amesto hadde avdelingskontor i Trondheim når vi gikk over i drift, sier Dahl. Han kan fortelle at innføringen av nytt forretningssystem med konsulentkostnader er holdt innenfor tilbudsrammen. Dialogen har vært meget bra i hele prosjektet og ikke skapt store utfordringer.
- Når det er sagt har testing og konvertering vært de svakeste punktene, og spesielt på konverteringen måtte vi selv bidra mer enn vi hadde forventet, sier Dahl.
Amesto Solutions dannet basis
Forretningssystemet fra Amesto Solutions var basis for Vismaleveransen. Som grunnfunksjonalitet har Orkel tatt i bruk Visma Business som inneholder regnskap, logistikk, rapportering og grunndata.
I tillegg har de implementert tilleggsfunksjonalitet i Visma Bank som automatiserer kontoavstemminger og reduserer tidsforbruk. Faktura godkjennes elektronisk i Visma Dokumentsenter og Visma Autopay (remittering) som utveksler automatisk all informasjon med bank uten manuell behandling. Bedriftsinformasjon og nyhetsovervåkning skjer gjennom Visma Bizweb. Kunderegisteret i Visma Business henter bedriftsinformasjon direkte fra Bizweb.
- Opprinnelig var planen å installere SuperOffice, men produktet tilfredsstilte ikke våre integrasjonskrav. Derfor falt valget på Visma CRM som også har en supportmodul, forteller Dahl. Visma CRM støtter salgs- og markedsføringsaktiviteter i tillegg til at support modulen håndterer henvendelser fra kunder om service og reparasjon.
Rapporteringsverktøyet Amesto Analyse er ikke tatt i bruk for fullt, men Dahl opplyser at det kommer på plass når de får mer brukererfaring og opplæring. Dette henter data direkte fra Visma Business og presenteres i Excel og Word.
Det er laget integrasjon mellom Visma Business og Orkels fraktsystemer. Det benyttes også monteringsordre mot produksjonsmodulen for utarbeidelse av blant annet chassisnummer.
Millionbesparelse
IT-kostnadene i prosjektet og blitt høyere enn forutsatt. Slik sett er ikke investeringen i nytt forretningssystemet innspart.
- Vi får nå mye mer ut av tilgjengelig data, og innsparingen kommer når systemet er i full drift. En systeminntjening på 10 prosent vil utgjøre flere millioner i sparte kostnader for Orkel. Vi forventer at systemet er nedbetalt i løpet av 4 til 5 år. Vi har ikke foretatt organisasjonsendringer i forbindelse med innføring av nytt ERP-system. Det har rasjonalisert funksjoner og drift og er mest synlig på dokumentbehandling. Inngående fakturaer ble tidligere sendt i postmapper, nå skjer all kontering og attestasjon elektronisk, sier Dahl.
Detaljert produksjonsplan
I produksjonen benyttes et annet planleggingsverktøy med detaljert produksjonsplan.
- Produktene produseres i serier. Våre innkjøpere inngår avtaler på underkomponenter fra våre leverandører slik at de er tilgjengelig når serieproduksjon startes. Det er et puslespill å få alle brikker til å henge sammen slik at rundballpressene er tilgjengelig for våre kunder om våren, forteller Dahl.
Krevende å endre gamle rutiner
Forretningssystemet til Orkel erstatter som nevnt et gammelt DOS-basert system.
- Det er lett å vokse inn i store Excelmiljøer. Det er krevende å ta i bruk et nytt system og endre på gamle rutiner, forteller seniorkonsulent Olav Anderskog i Amesto Solutions AS. Han legger til at Orkel nå arbeider smartere og slipper og punche samme data flere ganger.
- Målet med prosjektet var å gjenskape og bygge inn gamle rutiner i det nye systemet. Vi benyttet fleksibiliteten i Visma til å utvide datamodellen og tilgjengelig gjøre data. Vel så viktig er at Orkel har fått et system de kan vokse med.
- Vi har levert salgs- og lagerstyringssystem med Visma CRM. Det gjør at selskapet kan holde orden på økonomien, automatisere innkjøpsprosesser og oppnå bedre lagerkontroll (lagersaldo). Vi har ikke levert løsninger for produksjonsstyring men har utviklet et system for rapportering og riktig bruk av kalkyler på serienivå, sier Anderskog. Han berømmer ledelsens involvering i prosjektet, og mener dert har vært en viktig suksessfaktor for en vellykket implementering.
------------
Amesto Solutions er en av Nordens ledende leverandør av løsninger innenfor ERP, CRM, HR og BI. Selskapet tilbyr en komplett portefølje av produkter fra ledende programvareprodusenter og er Visma Softwares største partner i Norden. I tillegg utvikler og leverer det egne programvareløsninger innen områdene innkjøp, logistikk og produksjon. Selskapet har kontorer i Norge, Sverige og Danmark med til sammen 170 ansatte. Amesto Solutions omsatte for 188 millioner kroner for alle skandinaviske selskapene i 2011.
www.logistikk-ledelse.no © 2012
