Autoprising og fakturakontroll gir besparelser i millionklassen

Sammen med Elektroskandia Norge har Transportnett utviklet modulen tn:billing&invoice. Den nye TMS-applikasjonen vil spare elektrogrossisten for flere årsverk som kan brukes til annet kvalitetsarbeid. På sikt kan besparelsene fort beløpe seg til flere millioner kroner.

- Vi er en forlenget arm til WMS og ERP-systemene og vår rolle er å komplettere disse på det som skjer i fremføringskjedene, sier produktansvarlig Terje Hovland i Transportnett, som har vært med på å utvikle tn:billing&invoice. Foto: Trond Schieldrop

Trond Schieldrop

Produktansvarlig Terje Hovland i Transportnett forteller at Elektroskandia hadde behov for autoprising og fakturakontroll av all transport.

- Applikasjonen er laget ut fra et standard metodeverk som vil passe mange forskjellige virksomheter med et visst transportvolum, sier Hovland som har registrert at flere næringslivsaktører ønsker å ta i bruk tilsvarende løsning.

Rask tilbakebetaling

Investeringskostnadene i tn:billing&invoice vil være tilbakebetalt i løpet av kort tid.

- Et viktig element for Elektroskandia er riktig håndtering av transportfakturaer og kontroll med transportkostnadene, sier daglig leder Jan Ole Hansen i Transportnett.

Standardverktøy

Et av kjerneområdene til Transportnett er Log:nett. Programvaren er bygd opp av moduler tilpasset brukernes behov innenfor TMS. tn:billing&invoice er et standardverktøy for autoprising og fakturakontroll. I modulen kan transportkjøper legge inn transportavtaler og tillegg. Med utgangspunkt i transportør, postnummer (til/fra) og vekt på kolli, prises alle oppdrag automatisk. De tilbakeføres til kundens ordre- og ERP-system og sendes til transportøren via EDI.

- Løsningen behandler også innkomne fakturainformasjon fra transportør og sammenligner denne med pris i transportavtalen. Operasjonen skjer automatisk slik at kunden kan flytte fokus mot avvik, forteller Hansen.

Liten effekt

Hovland har utviklet applikasjonen tn:billing&invoice sammen med Elektroskandia for oppfølging av transportkjøp.

- Med standard grensesnitt er applikasjonen ideell for også øvrige bransjer. Vi registrerer at flere har problemer med å følge forsendelsene fra A til B og få oversikt opp imot fakturaer. Stikkprøver av store volum har så langt liten effekt, sier Hovland.

- Med modulen laster transportkjøper opp Excel-maler med prislister som gjenspeiler inngåtte transportavtaler og tilhørende tillegg. Hver sending som går gjennom systemet kalkuleres i henhold til avtale. Et nytt grensesnitt gjør det mulig å sammenlikne priser ved mottak av sending, filinnhold og faktureringsgrunnlag. Dette letter kontrollarbeidet, påpeker Hovland.

Store avvik

- Under uttesting av modulen ble det avdekket huller i transportavtaler, forteller Hovland. - Prismatrisen fra en betydelig norsk transportaktør ble lagt inn i den nye applikasjonen til Elektroskandia. Her manglet det priser på enkelte produkter. Vår applikasjon avdekket at man opererte med en standardpris som ikke eksisterte, påpeker han. - tn:billing&invoice er i så måte et viktig kontroll og revisjonsredskap.

Usikkerhet og tidsbruk

Det er ofte usikkerhet forbundet med fraktkostnader. Hva er fraktkostnadene når ordren registreres, og hva blir jeg faktisk fakturert. Kanskje har man avtale med flere transportører som kompliserer dette ytterligere.

- Med tn:billing&invoice legges alle dine avtaler inn i et system, du får enkelt svar på faktisk fraktkostnad ved ordreregistrering, og vi sjekker at dette stemmer når fakturaen kommer tilbake fra transportøren. På den måten kan du konsentrere deg om avvikene, og ikke de poster som er i henhold til avtalen. Vi har et klart inntrykk at det brukes mye tid på slike operasjoner. I mange tilfeller gjøres stikkprøver, mens hos noen er kontrollrutinene fraværende, sier salgssjef Ronny Westby i Transportnett.

Fakturaunderlag

Westby forteller at den enkelte kunde selv kan legge inn sine avtaler i Excel. På den måten er man ikke avhengig av vår hjelp for å vedlikeholde systemet om det skulle skje endringer, eller at man ønsker å skifte eller legge til transportører.

- Med andre ord så er man transportøruavhengig, og det er lett å se at det også er ytterligere muligheter i et slikt system.

Sparer tid

Selskaper som har flere daglige forsendelser til sine kunder, er avhengig av riktig håndtering av fraktkostnadene.

- Hvordan kan de oppnå kontroll uten å bruke altfor mye tid på slike operasjoner? - Vårt system underletter slike operasjoner og bidrar til at virksomheten sparer tid på daglige frakthåndteringskostnader, forteller Hansen. - Konkurransen innenfor TMS-området øker. Et fåtall grossister har investert i slike løsninger. Vinnerne på langsikt er de med god kontroll over standard leveranser fra EDI, etikettering og printing av dokumenter samt hører på sine kunder iht. nye behov. Stikkord er endringsvillighet. Det er avgjørende å være foroverlent i forhold til ny teknologi. Systemene som implementeres må automatisere arbeidsoperasjonene, sier Hansen.

Han mener lanseringen av tn:billing&invoice er helt avgjørende for Transportnetts videre vekst.

- Flere TMS-leverandører henter nå ut grunndata og priser fra samlasternes systemer. De som bygger de smarteste applikasjonene blir vinnerne. Med tn:billing&invoice ligger vi et hestehode foran våre konkurrenter. Vi videreutvikler nå løsningen med blant annet prising av fremføringstillegg og turlister. Det er ikke lenger bare avregning på postnummer som er gjeldene, men også prising av turer, avslutter han.

Sentral sporingstjeneste

- Vi er en forlenget arm til WMS og ERP-systemene og vår rolle er å komplettere disse på det som skjer i fremføringskjedene. Vi tar her en aktiv rolle og vår omsetningsvekst er en bekreftelse på at markedet ønsker slike løsninger, sier Hovland, som opplyser at Transportnett nå bygger opp en sentral sporingstjeneste tilpasset kundenes behov.

- Vi henter sporingsinformasjon fra alle samlastere og presenterer dem på en ensartet måte mot kundenes kunder. I tillegg lanserer vi nå en sporingsapp, forteller Hovland avslutningsvis.

www.logistikk-ledelse.no © 2012

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!