Av Nils Erik Langva 1. juli 2012 08:00

Ny rolle for IT og mindre system-tro

- Jeg tror vi bør innrømme at enkelte har hatt et nesten religiøst forhold til teknologien og systemene innenfor IT, med tvilsomt resultat for bedrifter og organisasjoner. Når noen med stor begeistring forteller at nytt ERP-system er i hus, spør jeg ofte; ja vel, hva så, sier den nye IKT-sjefen i Ekornes-konsernet, Geir Balsnes.

Ikke tilfeldig at den nye IKT-sjefen i Ekorneskonsernet mer enn beredvillig lar seg avbilde ved konsernets alle tiders bestselger. Han ser nemlig ikke IT-avdelingens fremste oppgave i å dykke ned i binære mysterier av den mest ubegripelige og utilgjengelige typen, men å bidra til at Stresslessen fortsette å være førstevalget for mange som skal velge seg apparatur for den avspente hvilestilling. Foto: Nils Erik Langva

Nils Erik Langva

Ikke noe galt med kunderelasjonsprogrammer (CRM), men man kommer i grunnen langt også med Outlook. Selv i bedrifter med høyt oppdrevne salgsaktiviteter. For viktigst er holdningene, påpeker Geir Balsnes. Slik snakker en mann om IT, som har tøvet seg vekk med økonomiutdannelse, når ansvarsområdet så utvilsomt er virksomhetens hele elektroniske informasjonsstrøm.

Men så er bakgrunnen hans slik at Balsnes har lang yrkeserfaring nettopp med IT. Av den typen som ikke unnlater å gjøre inntrykk på oss som femdelers baler med innledningskapittelet på manualen til Outlook. Og ved de mer monetære betraktninger rundt det hele har han også et budskap til oss som ikke er kommet særskilt dypt i materien, som simpelthen fester mer eller mindre all oppmerksomhet rundt den av bankforbindelsen rubrikkførte summering, "De skylder oss":

Systemsikring er viktigst

- Det er nok noe med økonomi, som er lurt å ha med seg, uansett hva man sysler med i bedriften, nemlig at aktivitetene våre skal kaste noe av seg, fremholder Balsnes. - Innenfor IT må godta at betydningen av at informasjonssikring er viktigere enn systemsikring. Vi må også erkjenne at anvendelse av IT er livsnerven i de fleste bedrifter i dag. Derfor må informasjonsstrømmen behandles som en økonomisk størrelse i verdikjeden, der vi blant annet sørger for gjenbruk av all informasjon, der muligheten er til stede.

Informasjonen må administreres etter sedvanlige administrative kriterier.

- Men er ikke virkeligheten slik at bare kasseapparatet i en middels dagligvarebutikk generer nok rapporter og grunnlagsmateriale til å sysselsette samtlige analyseressurser i Statistisk Sentralbyrå, ekstrahjelp medregnet?

- Faktum er at det produseres enorme og økende mengder informasjon i dag. Vi kan ikke strukturere alt, og den totale informasjonsmengden kan ikke - ufiltrert eller uten bearbeidelse - gjøres tilgjengelig for alle til enhver tid. Vi må ta utgangspunkt i bedriftens kjerneverdier, for eksempel kvalitetsstandarder eller ønskede ledetider. Rutinesamlinger, hvilke rammevilkår som ellers følger av dette, må både selgere og produksjonsteam hente på samme sted, med identisk informasjoner, og eventuelle oppdateringer tilgjengelig for aktuelle brukerkategorier, samtidig. Alle slike effektiviserende og produksjonsfremmende faktorer må implementeres i alle deler av verdikjeden, på måter som letter og optimaliserer arbeidet og verdiskapingen til de forskjellige funksjoner.

Når så mye er sagt vil jeg også understreke at vi på mange vis snakker om "både og". Et konsern av størrelsen til Ekornes, med mange markeder å betjene, og samtidig produksjon på hjemstedet, så vil vi alltid ha behov for ekspertise som er i stand til å forstå teknologien og også av og til kunne utføre programmeringsoppgaver.

Sprøyt

- Men nettopp kompleksiteten du nevner, utløser jo fra programvareselgernes støyende latterutblåsninger dersom man påstår seg avhjulpet med en eller annen programvarepakke, som kan kjøpes i nærmeste elektrovarehandel. Så hevdes alltid den enkelte bedrift å være så spesiell at den må påføres en rekke omfattende, kanskje eiendommelige, tilpasninger av det nyinnkjøpte systemet. Med påfølgende konsulenthonorarer, regningsført til langt over smertegrensen for endatil den aller mest utholdende?

- At alle bedrifter har behov for de mest avanserte spesialtilpassinger, at de ikke kan klare seg med såkalt hyllevare når de skal velge programvare, er rett og slett sprøyt, sier Balsnes.

- Legg først ressurser i å kartlegge de viktigste parametere for markedsrelasjonene og salg, produksjonslogistikk og den eksterne logistikk, og prioriter dem i forhold til bedriftens kjerneverdier. Når du har fått god oversikt på verdikjeden din, satt noen alternativer for effektiv modellering på notatblokka, bestemt hvor og hvordan programvaren skal implementeres, så kan du faktisk komme veldig langt med rimelig enkle programvareløsninger. Men på de områdene som differensierer din bedrift fra andre både kan og bør man gjøre noe spesielt.

Han trekker frem Ekornes appen som allerede ligger på Appstore. Selv forutsetningsløse kunder, uten spesiell kunnskap om mobil- eller databruk, blar seg enkelt og greit gjennom den, og får kortfattet, relevant informasjon, som er lett og forholde seg til og bedrer basis for en kjøpsbeslutning.

- Slik må også bedriftsinterne løsninger være. Operatør eller selger skal hente frem hva som trengs, uten at de overhodet trenger å reflektere over at bedriver databehandling. Da har systemet en selvforklarende nytteverdi, som motiverer til aktiv bruk, i stedet for at de ansatte begynner som privatpraktiserende datamodellører, og lager sine egne løsninger, som bare kan fungere som sand i maskineriet. IT-avdelingene har en særlig betydningsfull rolle i å komme med de løsningene som drar utviklingen i denne retningen.

Selgerverktøy

- Siden CRM er nevnt så må vi ikke glemme at i vi i bunn og grunn snakker om et selgerverktøy, mener Balsnes. - Dersom selgerne føler seg komfortable med, og kompetente innenfor rammen av Outlook, så kan det være mye mer lønnsomt, i tillegg til og med mer effektivt, å lage gode løsninger for å bringe informasjonen derfra og inn i bedriftens andre systemer. Dette vil i regelen bli bedre og billigere enn å gjøre store investeringer i systemer som selgerne misliker eller mangler motivasjon til å bruke optimalt. I slike situasjoner fødes gjerne de mange, forannevnte uoffisielle, personlige systemene, gjerne bygd på av gule stick it-lapper, på alle ledige flater i nærheten av pc-en.

En ting er at de uformelle systemene samler informasjon på en usystematisk måte og gjør den lite tilgjengelig. Nytteverdien blir i tillegg veldig personavhengig. Når den som styrer et slikt uformelt system er ute av huset så er informasjonen i praksis ikke anvendbar for resten av organisasjonen. Derfor altså formuleringen min om ERP i innledningen. For hva som gjøres i et hvert ledd av verdikjeden, med informasjonen i et ERP-system, er av langt større betydning enn hvilket program bedriften anskaffer. Holdningene er altså viktigere enn systemet, også på dette området.

Industrialiseres

- Verdikjede, holdninger, informasjonsflyt og logistikk; hvordan kan en virksomhet få et overordnet blikk på disse begrepene og sørge for at de blir praktiske arbeidsredskaper i hverdagen?

- Svaret rommer i virkeligheten den nye rollen for IT-faget. I tillegg til det jeg allerede har pekt på, er det prinsipielle svaret, at informasjonsflyten må industrialiseres. Første steg er at IT-avdelingene på en gjennomgripende måte erkjenner at de ikke er en styrende avdeling, men en stabsavdeling med støttefunksjoner for de andre avdelingene. Samtidig som avdelingene i kjernevirksomheten tar aktivt eierskap til sin egen IT.

- En enkel anvisning. Men den som løser billett til virkeligheten vil kanskje få syn for et solid stykke endringsvei å tilbakelegge, i mange tilfeller.

- Jeg mener vi må være ærlige nok til å innse at det er lenge igjen til at alle kan si at vi alle sammen er fremme.

- Og så denne industrialiseringen av verdikjedens informasjonsflyt. Mange ordlegger seg på lignende vis om dagen. Serveres vi enda en gang mumbo-jumbo i forblommede vendinger?

- Her på Ekornes har de vært fabelaktig dyktige til å industrialisere produksjonen. Nå ser jeg frem til å gjennomføre prinsipper og metodikk, overført til IT. Her snakker vi overhodet ikke om kvasiløsninger.

Ingen garanti

Et produkt som Stressless-stolen er i seg selv ingen garanti for kommersiell suksess. Svikter salgs- og produksjonssiden, og deres støttefunksjoner, kunne man like godt sette seg ned i den til evig hvile, slik vi forstår Balsnes. Men hjørnesteinsbedriften på Ikornnes ved Sykkylven, har på nesten naturstridig vis skapt et merkenavn på verdensmarkedet. Fergetransport og gjenstridig logistikk til tross.

Når møringen skal briske seg med såkalt sunt og skapende bondevett, som noen av dem forsøksvis løfter til henimot stratosfæriske høyder, så er Ekornesnavnet av dem som lyser herligst og klarest på firmamentet. Er det ikke "sjølve provet" for en region som forsyner Kongeriket med eksportinntekter store nok til å brødfø halve eller hele befolkningen øst for Langfjella? Så får det vel heller våge seg om virkelighetsbeskrivelsen ikke tilfredsstiller kravene til den såkalt matematiske nøyaktighet.

Ikke desto mindre har den eleverte og urbane økonomielite, tilnærmet måpende, sett konsernet reise seg med ny styrke etter martrende tilbakeslag, deretter innføre avansert automatisering og robotisering i produksjonen, gjøre smidige markedstilpassinger og innføre personalpolitikk og bonusordninger som har sikret rimelig arbeidsfred - selv under nedbemanninger. Og alle endringer er gjennomførte, uten å gjøre kål på merkenavnet. De har tjent penger også, som mer enn antydet foran.

Informasjonsanalysen

Den senere utviklingen av suksessen til konsernet, som forholdsvis nyansatte Balsnes ikke har vært med på, ser han slik:

- Nils Fredrik Drabløs var i sin direktørtid veldig flink til å fokusere på analyse av produksjonsflyten. Den ble delt inn seksjoner, der alle operasjoner ble kategorisert og fikk måltall som gjorde at fremgang og tilbakegang kunne vurderes objektiv, med tanke på forbedringer.

Produksjon er altså ikke bare et spørsmål om å presse et eller annet gjennom produksjonslinjen på kortest mulig tid, men også vurdering av hvem som gjør hva, og hvorfor. Å optimalisere dette ved hjelp av rutiner, standardkomponenter og produksjonsutstyr, er industrialisering av produksjonen. Etter sin natur produserer den enorme mengder produksjonsdata eller informasjon, som vi nå må ta for oss på en ny måte.

Nå må vi, med andre ord, gå løs på informasjonsanalysen, nemlig hvor er informasjonen lagret, hvordan kan den stilles til rådighet og gjøres anvendbar for det produksjonsavsnittet som trenger den og hvordan vi får til best mulig gjenbruk av informasjon. Ikke bare i selve produksjonen, men også i hele verdikjeden for øvrig.

Brukes til noe

- Informasjon skal brukes til noe, sier Balsnes gjentatte ganger. - Den er ikke bare en ubestemmelig størrelse som flyter rundt for enhver til å plukke ned etter eget forgodtbefinnende. Et mye skarpere fokus på informasjonsflyten i en verdikjede er ikke et motelune. I og for seg har gode industrialister alltid forholdt seg til den, men ikke på en systematisk måte.

Han mener bevissthet og gode rutiner rundt disse tingene er mye, mye viktigere enn hvilken programvare som behandler infostrømmen, for å feste oppmerksomhet på dette, nok en gang.

- Forutsigbarhet og nøyaktighet kan man skape på mange måter, verktøyet er ikke alltid det viktigste. En god snekker reklamerer ikke med den nye, fine hammeren sin, men med produktene som er resultat av kreativiteten hans, helt uavhengig av hvilken type hammer som var i bruk. Tankene om hva som skal oppnås er altså viktigst, og slike holdninger er av de klareste forutsetningene for en bedre fungerende logistikk, mindre feil og kortere ledetider.

Slik er det også med god automatisering, mener han. Men uten relevant og god informasjonsflyt kan den bli lite effektiv. Et CRM-system har for eksempel liten verdi dersom det utelukkende gjøres til et rapporteringssystem. Det skal også brukes til å forbedre kunderelasjonene

- En uhyre vesentlig side av automasjon og industrialisering av produksjonen har Ekornes i høyeste grad høstet frukten av ved at vi er blitt i stand til å beholde stor produksjon lokalt. Prosessene er dyre, men lønnsomme. Dessuten fører de til at lønn ble en stadig mindre del av samlet produksjonskost, slik at outsourcing ikke er noe som tvinger seg frem, nærmest med lovmessighet.

Jeg vil legge vekt på at IT spiller en avgjørende rolle, helt sikkert også når vi Ulstein-området, ikke langt fra Ikornnes, ser at store skipsverft er i ferd med å hente hjem igjen den rene produksjonen av skipsskrog, i stedet for å bygge i Litauen eller Østen. Den hjemlige arbeidskraften har så god kompetanse, er blitt så flinke til å administrere egen verdikjede og styre IT-systemene selv, at vi kanskje ser en økende tendens til at det er mer lønnsomt, mer effektiv og like greit å gjøre en større del av jobben på "heimebøen".

Må ha en klar informasjonsstrategi

- For å ta industrialiseringen til neste nivå må vi tenke på industrialisering av informasjon i hele verdikjeden på samme måte som vi har gjort med industrialisering i produksjonen. Med industrialisering av informasjon mener jeg at vi må ha en klar informasjonsstrategi. Vi må vite hvilke informasjonselementer som er viktig for vår verdiskapning og hvordan den forvaltes. Disse informasjonselementene må standardiseres og vi må ha absolutt kontroll på hvor denne informasjonen oppstår, brukes og forvaltes. Resultatet av et slikt arbeid vil gi oss bedre kunnskap om flyten i vår verdikjede og ikke bare hvordan ressursene utnyttes best mulig. En god balanse mellom ressursoptimalisering og flytoptimalisering vil knytte hele verdikjeden vår bedre sammen. Kundens behov og vår leveranse- og produksjonskjede vil henge ennå bedre sammen, avslutter Geir Balsnes.

www.logistikk-ledelse.no © 2012