Forretningssystemer og datakvalitet: Garbage in, garbage out
Garbage in, garbage out
Etter en lang anskaffelsesprosess er det tid for organisasjonen å undertegne avtalen med leverandøren av forretningssystemet til understøttelse for Supply Chain Management aktivitetene. Det nye systemet oppfyller alle de tekniske kravene organisasjonen både ønsket og drømte om, da er det vel bare å høste fruktene av investeringen?
"In God we trust, all others bring data". W. Edwards Deming. Illustrasjon: Crestock
Terje Nilsen
Gode forretningssystemer er helt nødvendig for å henge med i konkurransen om kundene hvor investering i systemene kan gi betydelig kostnadsbesparelser ved å effektivisere forretningsprosessene. Men, systemene er bare en del av hva som må på plass for å gi organisasjonen den effekten som potensielt ligger i systemene. En annen del er interaksjonen mellom brukerne og systemene, og spørsmålet blir; hvordan skal systemene implementeres i organisasjonen for å ta ut potensialet? Så lenge det fremdeles er manuelle rutiner som må til for å få data inn i systemet f.eks. punche eller scanne, så gjelder fremdeles uttrykket: «Garbage in, garbage out», det vil si resultatene du får ut avhenger av kvaliteten på de dataene som legges inn i systemet.
Case: Engangskjøp av reservedeler
La oss ta et konkret eksempel hvor organisasjonens vedlikeholdsavdeling skal inngå en ny avtale om engangskjøp av reservedeler til eget lager for et allerede eksisterende system. Det første spørsmålet er; hva vil reservedelsbehovet for systemet være i den aktuelle tidsperioden fremover? Et naturlig sted å starte er å hente ut historiske vedlikeholdsdata fra forretningssystemet for å lage prognoser. En forutsetning for å lage gode prognoser er at disse dataene er av så god kvalitet som mulig. Men, hva hvis det har vært lite fokus på datakvalitet i organisasjonen, hvilke konsekvenser kan dette få?
Dårlig datakvalitet, hva så?
Konsekvensene av dårlig datakvalitet kan gi utslag i at det enten blir kjøpt inn for lite eller for mye reservedeler til lageret. Hvis det er for lite reservedeler tilgjengelig er det mulig at organisasjonen i all hast må gjøre en ekstra anskaffelse. En mulig utfordring ved hastekjøp er at det kan ta lang tid før leveransen finner sted av minst tre mulige grunner, det ene er at bestillingen må tilpasses en leverandørs produksjonslinje, det andre er i hvilken grad organisasjonen får prioritert hos den valgte leverandøren, og det tredje er at det kan være få leverandører på markedet for den ønskede delen. En annen utfordring ved et slikt hastekjøp kan være å bli stilt i en ugunstig forhandlingsposisjon. For mye reservedeler på lager vil medføre følgekostnader i form av kapitalbinding og et potensielt behov for større lagerkapasitet, og i tillegg kan det være at deler må kasseres på grunn av begrenset holdbarhet i tid.
Hvordan sikre god datakvalitet
For å ta ut potensialet til forretningssystemene f.eks. ved å bedre kvaliteten på vedlikeholdsdata, så må det legges vekt på rutinene og arbeidsprosessene rundt det å legge inn disse dataene. I tillegg må insentivstrukturen støtte opp under dette, for hvis det f.eks. kun er antall utførte skrutimer en mekaniker blir målt på, så er det ikke sikkert at fokuset på datakvalitet blir så mye bedre.
Ved å sikre at kvaliteten på data som blir lagt inn i forretningssystemet blir best mulig vil gjøre at organisasjonen får tatt ut mer av systemets potensial i form av kosteffektivitet, noe som igjen frigjør midler til andre virksomhetskritiske forretningsprosesser.
-----------
Artikkelforfatter er utdannet Cand. scient. i matematikk, samt Master of Management, og er rådgiver ved Inventura AS og eier av Terje Nilsen bedriftsrådgivning og kursvirksomhet. Han har mer enn 10 års erfaring innen fagområdet SCM/logistikk. Hans kjernekompetanse er innen operasjonsanalyse, prosessforbedringer, konseptutvikling og organisasjonsutvikling.Terje Nilsen
er et konsulentselskap med over 60 konsulenter som tilbyr strategisk, juridisk og operativ bistand knyttet til Supply Chain Management, offentlige anskaffelser, innkjøpsprosesser, Facility Management og endringsledelse. Selskapet har kontorer i Bergen, Oslo, Malmö, London og Edinburgh.Inventura AS
www.logistikk-ledelse.no © 2012
