Forsker Lars Groth:

Mangel på kompetanse truer riktig valg av forretningssystemer

- Kompetanse i egen organisasjon er avgjørende for valg av riktig forretningssystem, mener Lars Groth, forsker ved Institutt for informatikk på Universitetet i Oslo. - Systemene er så komplekse at medarbeidere må ha dyp fagkunnskap for å utnytte dem maksimalt.

- Alle kan kjøpe en ERP løsning, men det er ikke dermed sagt at de klarer å utnytte systemet maksimalt. Det krever en dyp forståelse i egen organisasjon og om løsningens oppbygging, sier forsker Lars Groth, Institutt for informatikk ved Universitetet i Oslo. Foto: Trond Schieldrop

Trond Schieldrop

Lars Groth er en av gjesteforeleserne på "Forretningssystemer 2012" som arrangeres av KAN Econa i Oslo 5. og 6. juni. Her vil han ta for seg forvaltningen av forretningssystemer, med utgangspunkt i om dette er et spørsmål om kompetanse. Fundamentet for en god forvaltningsmodell er organisasjonens evne til å forstå nytten av systemene.

Groth er fagansvarlig for et erfaringsbasert masterprogram i IT og ledelse ved Institutt for informatikk på Universitetet i Oslo og underviser på tre av de obligatoriske kursene. Han har over 30 år erfaring fra konsulentbransjen med innføring og anvendelse av IT. De siste 15 årene arbeidet han mye med kvalitetssikring av IT-prosjekter. Groth har også hatt oppdrag i forbindelse med organisering av IT-funksjonen i både offentlig og privat sektor.

Systemutnyttelse

Enkelte vil hevde at det ikke er mulig å hente ut konkurransefordeler med forretningssystemer fordi de er tilgjengelig for alle.

- Dette er en grunnleggende feil tankegang, sier Groth. - Systemene er så komplekse at nytteeffekten er forskjellig for hver enkelt bruker. Alle kan kjøpe en ERP-løsning, men det er ikke dermed sagt at de klarer å utnytte systemet maksimalt. Det krever en dyp forståelse i egen organisasjon og om løsningens oppbygging. Å utnytte denne kombinasjonen maksimalt er krevende.

Mangel på IT-kompetanse i offentlig sektor

Groth mener det er mangel på IT-kompetanse i offentlig sektor.

- Hele NAV-fusjonen forutsatte en systemportefølje og et systemsamvirke som ikke var på plass da prosessen ble igangsatt. Det tar år å få den til å fungere. For tre år siden passerte ny straffelov Statsråd. Fortsatt er den ikke satt i kraft bortsett fra ett kapitel om krigsforbrytelser og ulovlige våpen. Forsinkelsen skyldes at politiet ikke har nødvendige datasystemer, sier Groth og viser til Domstolsadministrasjonens direktør Tor Langbach som mener systemene nå ikke ser ut til å være på plass før i 2016-2017.

- Da har det tatt syv til åtte år fra loven ble vedtatt av Kongen i Statsråd til den settes i kraft. Trolig er dette Norgesrekord i forsinkelse. Vanligvis blir lover satt i kraft et halvt eller ett år etter at de har passert Statsråd.

Privat sektor er bedre skodd

I forbindelse med den nye straffeloven forutsatte man, ifølge Groth, tydeligvis bare at politiet skulle ta den nødvendige systemfornyelsen over driften, men det hadde de hverken midler eller kapasitet til.

- Det antydes nå en kostnad for nytt system for hele straffesaksbehandlingen på 1,8 milliarder kroner. Dette er ikke noe som uten videre kan tas over driften. Straffeloven ble behandlet siste gang i Stortinget i 2009, men arbeidet med loven ble påbegynt i begynnelsen av 2000-tallet. Hadde de kjørt et IT-prosjekt parallelt med utarbeidelse av loven og med tilstrekkelig midler i bunn, ville loven allerede vært på plass. Fortsatt er imidlertid IT-prosjektet i forprosjekteringsfasen. Når den er passert beveger det seg over i anbudsfasen. Dersom et privat selskap hadde fulgt en slik saksprosess, ville det for lengst vært konkurs. Privat sektor er vesentlig bedre skodd til å takle slike utfordringer, mener Groth. - De som ikke klarer det, forsvinner rett og slett.

Dras ut i langdrag

Konsekvensen er at stadig flere lover og reformer vedtatt i Stortinget ikke vil bli satt ut i livet slik lovgiverne forutsetter, sier Groth. Han mener Justisdepartementet ikke forstår hvilke systemforutsetninger de står overfor, kostnaden det innebærer og tiden det tar.

- Dette er kun toppen av isfjellet og jeg frykter at vi vil oppleve flere slike tilfeller på en rekke andre områder i offentlig forvaltning. Feilen ligger ikke i forretningssystemene, men er utelukkende et spørsmål om kompetansemangel. Går du fra saksbehandling med systemstøtte til saksbehandling med systemstøtte, medfører det høyere investeringskostnader. Dette er som å gå fra håndverksproduksjon til samlebåndsproduksjon med bruk av spesialverktøy. Omstillingstiden, risikoen og kostnadene øker dramatisk. Dette har verken forvaltningen eller Stortinget tatt høyde for, påpeker han.begrensetomfattende

Fraskriver seg ansvar

Groth mener at altfor mange norske ledere fraskriver seg ansvaret med anskaffelse av nye forretningssystemer.

- Linjekompetansen er generelt sett altfor dårlig i både offentlig og privat sektor. Når det er sagt, finnes det ledere med god systemkunnskap og som er i stand til å drive gjennom IT-prosjekter på en måte som tjener virksomheten.

System- og applikasjonskompetanse

Han mener det er avgjørende å kombinere forskjellige typer kompetanse for å oppnå størst mulig effekt med datasystemet.

- Det krever kompetanse om systemer og applikasjoner. Plattformkompetansen er ikke organisasjonsspesifikk og kan kjøpes. Men du må ha god kunnskap om applikasjonene som daglig er i bruk. Du må også ha medarbeidere som forstår både organisasjonen, forretningsmodellen og driften. Det er vanskelig å forene kunnskap over bordet i et møterom hvor alle bare er spesialister på sitt. Medarbeidere med slik tverrgående kunnskap får du ikke fra høyskolene og universitetene. Det fremste akademiet for å utdanne disse er store IT-prosjekter. Her ligger opplæringen for IT-medarbeidere med interesse for forretningsdriften. På samme måte kan du lære forretningsmedarbeidere om IT og bruken av applikasjoner. Det kreves en plan på hvordan disse fremtidige nøkkelmedarbeiderne skal videreutvikles etter at prosjektet er sluttført

Gal bedømming

I forbindelse med Altinn-problemene refererer Groth til næringsminister Trond Giske som uttalte at hans departement ikke kan sitte med kompetanse på denne typen IT-løsninger.

- Jeg mener det er en gal konklusjon. Alle departementer må ha IT-kompetanse, fordi teknologien blir stadig mer sentral for de områdene de har ansvar for. Det betyr ikke at staten skal ha store IT-kompetansesentre i hvert departement, men alle departementer må ha grunnlagskompetanse slik at de har forutsetning for å skjønne vedtakene som fattes. Regjeringen må dessuten ha en sentral kompetanseenhet som sørger for at departementene vet hva de holder på med slik at Stortinget får fornuftige innstillinger.

Groth mener Altinn er blitt en skandale og langt fra en noen fjær i hatten for systemleverandøren Accenture.

- Men vi vet ikke hvilke råd Accenture har gitt og hva som er sagt underveis. Det kan godt tenkes at Accenture har sett at plattformen er for dårlig, men ikke har fått gehør for sine synspunkter. Har du som leverandør av kompetanse sterke faglige innsigelser må disse markeres kraftig, mener Groth.

Nøkkel til suksess

Kompetanse er nøkkelen til suksess i anskaffelse av forretningssystemer og omfatter både implementerings- og bruksfasen. Den største nytteeffekten av datasystemet kan først tas ut når du har lært det å kjenne og kan se hvordan systemet kan utnyttes maksimalt og hvordan organisasjonen kan arbeide smartere.

- Et godt samarbeid mellom ledelsen og IT-avdelingen er avgjørende for suksess. Er du dyktig på dette vil du ta ut langt større nytteeffekter i de 10 til 15 årene systemet lever etter at det er satt i drift enn det du kan få til i forbindelse med innføringen, sier Groth.

Riktig grep

UDI har gått til anskaffelse av ny og avansert generasjon av saksbehandlingssystemer.

- I begynnelsen var det for dårlig kunnskap i ledelsen om datasystemene og hvordan de skulle oppnå bedre saksbehandlingskvalitet. Derfor innså de nødvendigheten av å innlemme IT-funksjonen i ledergruppen. Nå er UDI i ferd med å innføre en ny generasjon med systemer som knytter sammen hele utlendingsenheten og forvaltningen med UD, politiet og Utlendingsnemnda (UNE). På alle utenriksstasjoner utplasseres det nå PC-er for blant annet visumsøknader. Dette viser at UDI har gjort riktige grep for å styrke forretning og IT-funksjonen, sier Groth.

Styringsmodell

I virksomheter som har spesialisert seg på produksjon, varehandel og saksbehandling er forretningssystemet navet i hele organisasjonen og forretningsvirksomheten.

- Det er nødvendig med et godt samarbeid mellom de som er ansvarlig for forretningsdriften og de som sitter på IT-kompetansen. Samtidig må det etableres en god styringsmodell for den interne IT-driften. Sist men ikke minst må det bevilges tilstrekkelig med midler og foretas prioriteringer som tjener forretningssiden, avslutter Groth.

www.logistikk-ledelse.no © 2012

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!