Øker effektiviteten og styrker konkurransekraften

NTE Elektro AS har oppnådd store gevinster ved å benytte det mobile ordresystemet SpeedyCraft og den elektroniske kjørebok ViaTracks. - Løsningene har økt effektiviteten til montørene og styrket selskapets konkurransekraft, sier kontorleder Elisabeth K. Tronstad.

- SpeedyCraft har forbedret kundehåndteringen og bidratt til vår sterke vekst, sier kontorleder Elisabeth K. Tronstad i NTE Elektro AS på Steinkjer.

NTE Elektro AS er Midt-Norges største elektroentreprenører med over 60 prosent markedsandel i sitt område. Hovedvirksomheten er installatøroppdrag i Nord-Trøndelag og Trondheim. Selskapet sysselsetter 200 medarbeidere hvorav 160 er montører, og omsatte i fjor for 230 millioner kroner.

Endret strategien for kundehåndtering

NTE Elektro har i over fire år benyttet det mobile ordresystemet SpeedyCraft med gode resultater. I 2007 utarbeidet selskapet en ny strategi for kundehåndtering. Målet var å profesjonalisere kundekontakten i flere kanaler. - I 2008 etablerte vi et kundesenter for elektro som har gitt god oversikt over tilgjengelige montører, forteller Tronstad. Hun legger til at kundesenteret årlig håndterer 23.000 inn- og utgående telefonsamtaler og at alle montører, service- og prosjektmedarbeidere nå benytter SpeedyCraft.

- Vi kan booke oppdrag via mail eller telefon, opprette ordre og gi kunden eksakt tidspunkt når oppdraget skal utføres. I service- og prosjektmarkedet er SpeedyCraft i kombinasjon med Schedule viktige verktøy for våre montører. De oppretter ordrer, markerer på ledig tid i sin kalender, fører timer og materiell og ferdigstiller arbeidet for fakturering, sier Tronstad. Hun kan fortelle at produksjons- og prosjektledere benytter Schedule i forbindelse med ressurs- og ordreplanlegging.

- SpeedyCraft har forbedret deres arbeidshverdag. I kundesenteret har vi profesjonalisert kundedialogen og betjener alle telefoner uansett pågang, understreker hun. Systemet har derfor forbedret kundehåndteringen og bidratt til vår sterke vekst, mener Tronstad.

Tilpasningsdyktig

Ordresystemet er levert av Devinco som også har tilpasset det til selskapets forretningssystem på svært god måte. Kjøring, timeforbruk og materielluttak som registreres i PDAen, styres direkte mot ERP-systemet.

- Devinco er en relativt liten aktør men har høy kompetanse på håndholdte løsninger. Oppstår uforutsette hendelser, løser supportavdelingen i Devinco det omgående, sier Tronstad. Hun legger til at Devinco sammen med NTE kontinuerlig videreutvikler SpeedyCraft, og at medarbeidere benytter de Androidhåndholdte terminalene Samsung Galaxy SII og Samsung XCover.

Elektronisk kjørebok

Tidligere leverte montørene manuelle kjørebøker, men nå føres timene inn på PDAen og overføres elektronisk til forretningssystemet.

- Hovedargumentet for valg av Devincos elektroniske kjørebok ViaTracks, var å tilfredsstille skattemyndighetenes krav til dokumentasjon. All kjøring spesifiseres i boken samtidig som montøren beskriver formålet med turen. Når kundeoppdraget er sluttført fremkommer kjøringen som en del av ordren. Deretter faktureres oppdraget i henhold til våre rutiner. Kjøring til for eksempel lager eller kontor blir også dokumentert, sier Tronstad, som mener ViaTrack er markedets mest presise elektroniske kjørebok.

Riktig måling av turer

ViaTracks er enkel å installere og måler turen nøyaktig slik den kjøres. Det gir brukeren en korrekt kjørebok overensstemmende med kilometerstanden på bilen.

- Sammen med våre kunder har vi testet løsningen grundig, sier daglig leder Ruben Edna i Devinco AS. - ViaTracks gir også rask oversikt over tidligere kjørte turer. Det omfatter alt fra kjørte kilometer til oppholdstid på prosjekter/arbeidssteder. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan enkelt hente ut informasjonen i forbindelse med utarbeidelse av fakturaunderlag.

God oversikt

Saksbehandler Andreas Haugan i NTE Elektro mottar daglig mange henvendelser fra kunder i Nord-Trøndelag og Trondheim på telefon eller Internett. Han tildeler arbeidsoppdrag til montører i kalenderfunksjonen Schedule.

- Med SpeedyCraft registrerer vi ledig kapasitet og booker oppdrag til montører som overføres elektronisk til montørens PDA. Verktøyet har forbedret arbeidsprosessene i serviceavdelingen og styrket kommunikasjonen med montørene.

Forenkler arbeidsprosessene for montørene

- Med SpeedyCraft kan jeg bestille varer og føre timer direkte inn på min håndholdte terminal. Med kjøreboken ViaTracks slipper jeg å fylle ut manuelle skjemaer som både er tid- og ressurskrevende. Nå kan jeg konsentrere meg 100 prosent om mine arbeidsoppdrag, sier montør Anders Nyborg. Han forteller at oppdrag og kontaktdata tildeles av serviceavdelingen. - Jeg ringer kunden og avtaler når arbeidet skal utføres. Når det er sluttført fyller jeg ut samsvarserklæring, sluttkontroll, risikovurdering, time- og materiellforbruk på PDAen.

Kontroll over ressurstilgangen

- Det mobile ordresystemet gir oss full oversikt over montørenes ressurstilgang. Kundesenteret legger arbeidsoppdrag i Schedule slik at vi vet hvem som skal utføre oppdrag til fastsatt dato og tid. Arbeidsordre opprettes i Agresso. Når kunden bekrefter oppdraget med dato og klokkeslett, dras ordren fra Agresso inn i montørens timeplan, sier avdelingsleder Service Roar Aalberg. Han forteller at NTE Elektro i løpet av kort tid vil automatisere faktureringen.

- Når oppdraget er utført signerer kunden ordren i montørens håndholdte terminal hvorpå fakturaen sendes omgående, avslutter han,

www.logistikk-ledelse.no © 2012

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!