Hvordan forholde seg til den nye mobile virkeligheten?

Hvordan skal man så forholde seg til den nye, mobile virkeligheten? Det er på høy tid å omfavne mer moderne og effektive måter å planlegge og gjennomføre prosjekter.

Her er 7 måter å lede prosjekter med en fragmentert og mobil arbeidsstyrke.

Tilpass deg endringen

For å møte den stadig økende frekvensen av endringer må du adoptere en smidig tilnærming til hvordan du vil lede prosjektene dine. Hvorfor? Fordi når leder mobile team er du ikke alene om å kontrollere din vei til suksess. Fleksibilitet og finjustering underveis bør være dine nye mantraer. Detaljene rundt prosjektet følger du opp på veien videre ved hjelp av såkalt Rolling Wave-planning. Det finnes flere verktøy tilgjengelig for å tilrettelegge dette. Det handler likevel om mer enn et teknologisk problem. Løsningen er et kulturelt skifte.

Sett mennesket i sentrum

Psykologisk forskning har avdekket hvordan mennesker lærer, hvordan vi motiveres og hvordan man former effektiv atferd i høy-ytelsesteam. Dette har helt forandret forutsetningene for hvordan vi best organiserer arbeidet for å oppnå økt effektivitet. Prosjekter bør ledes ut fra et sosialt perspektiv. Dra nytte av funnene ved hjelp av planleggingsverktøy som stiller menneskene i sentrum for arbeidsprosessene, og som inkluderer de viktigste elementene for effektivitet og engasjement, som eksempelvis synlighet, klarhet, tilbakemeldinger og roller.

Introduser samhandlingsbasert planlegging

Tradisjonelt har prosjektledere satt opp innledende planer som teamet har fulgt til punkt og prikke. Glem planleggingen som en fast, etablert fase, og begynn heller å se på planleggingen som en pågående, levende prosess. Det innebærer å også involvere alle. Et prosjekt er ingenting mer enn et midlertidig system der deltakelsen og engasjementet blant de involverte avgjør suksessen. Ta i bruk "last planner"-regelen, og la de best egnede ta beslutningene. Dette tilnærmingen fjerner også det håpløse arbeidet med å holde prosjektplanen oppdatert.

Gjør informasjonen synlig...

Øk det individuelle ansvaret ved å gi alle gruppemedlemmer 24/7-adgang til den samme informasjonen gjennom en etablert, felles plattform med samhandlingsverktøy. Dette gjelder også for alle prosjektteam, men bør være obligatorisk når det kommer til team som jobber desentralisert og over flere tidssoner. Fordelene? Aldri mer vil du høre "Jeg har ikke fått de dokumentene", samtidig som du øker sannsynligheten for at prosjektmedlemmene vil oppfylle sine oppgaver.

...og gjør den lett tilgjengelig

Ettersom informasjon og oppgaver er vanskeligere å spore med prosjektmedlemmer som sitter spredt, må du øke klarheten, synligheten og tilgjengeligheten. Sett opp en prosjektinfrastruktur som kan nås sikkert fra ulike enheter, som smarttelefoner, nettbrett og laptoper. Aktiver samhandling i sanntid, uavhengig av ansikt-til-ansikt-møter, ved å tilby virtuelle steder å møtes, diskutere, gi tilbakemeldinger og utveksle kunnskap. Vurder også å innføre digitale Kanban-tavler (et visuelt kort-på-tavle-konsept som hjelper prosjektmedlemmene med å forstå hvilke oppgaver som skal utføres av hvem, og når), som gir den nødvendige synligheten og samhandlingen i sanntid. Kanban-tavlen gjør det enklere å prioritere og arbeide effektivt fremover, både som individ og team.

Innse at engasjement er konge

Nivået av engasjement blant prosjektmedlemmene bestemmer egentlig alt, og er et viktig element for å skape en følelse av tilhørighet i en fragmentert gruppe. Likevel er ansattes lojalitet på det laveste på syv år, med en av tre ansatte som vurderer å forlate sin nåværende arbeidsplass. Hvordan takler du det problemet? Ved å etablere en prosjektplattform som gjør arbeidet mer transparent, og samtidig øke bevisstheten rundt egne og andres prestasjoner. Når interaksjonen er synlig for alle, øker også nivået av engasjement.

Slutt å administrere, begynn å gjøre

I en åpen arbeidskultur med full åpenhet, er det ikke behov for at prosjektledere deltar i endeløse fremdriftsmøter. Sørg heller for at ledelsen er støttet av et verktøy som legger til rette for et fugleperspektiv over prosjektenes status. Det letter også prosjektteamets selvorganisering og evne til å prioritere. Det vil gjøre det mulig for deg å overvåke heller enn å delta i detaljplanleggingen, og frigjør tid til å fokusere på å forme den positive prosjektatferden og fjerne unødige barrierer for at teamet skal nå det endelige målet.

www.logistikk-ledelse.no © 2013

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!