Sparer millioner på mobil ordreløsning

Med innføringen av en ny mobil ordreløsning regner Volvo Maskin Service å redusere sine administrative kostnader med flere millioner kroner.

- Med SpeedyCraft drives virksomheten mer rasjonelt uten at vi har måttet ansette flere medarbeidere i administrasjonen, sier servicesjef Sven Ole Frønes i Volvo Maskin Service. Her sammen med Ruben Edna, daglig leder i Devinco AS som har levert SpeedyCraft.

Trond Schieldrop

Med 19 serviceverksteder, 155 servicebiler, 225 mekanikere og i alt 400 medarbeidere er Volvo Maskin Service landets største aktør innenfor ettermarkedet av anleggsmaskiner. Selskapet har et nært samarbeid med Volvo Maskin AS og utfører alle typer reparasjoner, service, klargjøringer og påbygginger på Volvo anleggsmaskiner og i tillegg til å selge reservedeler til disse.

Volvo Maskin Service er gruppe av frittstående selskaper som utad fremstår med en identisk profil. De har i dag en samlet omsetning på over 750 millioner kroner, men målet er å runde milliarden innen 2015.

- Dyktige medarbeidere og smarte dataløsninger er avgjørende for å nå denne målsettingen, forteller servicesjef Sven Ole Frønes.

Komplett system

Som en følge av at de manuelle systemene krevde stadig større administrative ressurser, forteller Frønes at de startet jakten etter et system som blant annet kunne ivareta ordre- og timeflyten. Valget falt på SpeedyCraft, et komplett system for mobil håndtering av arbeids- og serviceordre, som ble installert for ca. et år siden.

- SpeedyCraft er en standardløsning tilpasset Volvo Maskin Service gjennom integrasjon mot økonomisystemet Microsoft Dynamics NAV uten bruk av mellomløsning, sier daglig leder Ruben Edna i Devinco. - Registrering av arbeidsordre og faktureringen skjer elektronisk og reduserer svinn i form av glemte timer og varer. Resultatet er bedre dokumentasjon og kvalitetssikring av feltarbeidet. Sist, men ikke minst, får feltarbeideren tilgang på oppdatert informasjon på sin håndholdte terminal, forteller Edna, som mener Volvo Maskin Service er blant de første i sin bransje som har implementert mobile arbeidsverktøy.

- Dette blir lagt merke til blant konkurrenter i bransjen, påpeker han.

Enklere hverdag

Dersom Volvo Maskin Service skulle ha vokst med de tidligere manuelle rutinene, måtte man ha økt administrasjonsbemanningen. Det skal ikke mange ekstra medarbeidere til før lønnskostnadene raskt passerer flere millioner kroner i året.

- Nå drives virksomheten mer rasjonelt uten å ha ansatt flere medarbeidere i administrasjonen, sier Frønes. - SpeedyCraft har endret arbeidsrutinene og medført hurtigere ordreflyt. Det har lettet hverdagen for våre servicemekanikere og forbedret dokumentasjonen på utført arbeidsoppdrag. De fyller ut servicerapporter og skjemaer som er tilgjengelig i den håndholdte terminalen. Disse overføres elektronisk til økonomiavdelingen. Det gir oss god historikk på utført oppdrag. Med elektronisk ordrebehandling skjer kundefaktureringen omgående, noe som påvirker likviditeten, sier Frønes.

Automatisk kjørebok

Volvo Maskin Service bruker SpeedyCraft til materiell- og timeforbruk, billeddokumentasjon, sjekklister og servicerapporter.

- Vi knytter kjøreruten inn i arbeidsordrene for blant annet å få ned bompenge- og kilometerkostnader. Det gir oss riktig kostnadsfordeling mellom hver enkelt kunde, sier Frønes.

Han forteller at selskapet også har hatt stor nytte av den automatiske kjøreboken ViaTracks.

- Den tilfredsstiller myndighetenes dokumentasjonskrav til kjøring med våre firmabiler. Kjøreboken måler og gjengir turen nøyaktig slik den kjøres og stemmer overens med kilometerstanden på bilen. Som følge av ViaTrack har vi opplevd en markant nedgang i privatbilbruken, forteller Frønes.

Toveis kommunikasjon

- I ressursplanleggeren har service- og verkstedavdelingen full oversikt over ledig kapasitet og hvem som er ute på oppdrag. Systemet er helelektronisk og gir oss god ordreflyt. Med kun et tastetrykk kan vi omdisponere arbeidsoppdrag. I ressursplanleggeren er det en kalender med identisk speiling mot hver mekaniker. De kan booke og legge inn nye oppdrag. Hele tiden er det en toveis kommunikasjon slik at serviceleder har oversikt over mekanikernes hverdag, forteller Frønes. Han legger til at timelister og lønnsunderlag, genereres automatisk i systemet. Mekanikeren har også full historikk over utførte oppdrag og timeforbruk tilgjengelig på sin håndholdte terminal.

- Ressursplanleggeren i SpeedyCraft gir oss full oversikt over tilgjengelige ressurser, sier serviceleder Per Øyvind Skjervold i Volvo Maskin Service, avdeling Trondheim. - Med ViaTracks vet vi hvor servicebilene til enhver tid befinner seg og kan omdirigere dem til nye oppdrag etter behov. 80 prosent av våre kunder er lokalisert en halv times kjøring fra avdelingskontoret. Når våre servicemekanikere er ute på oppdrag kan de ta bilder av skader, forsikringssaker, taksere maskiner og lokalisere komponenter til dokumentasjon i ettertid. SpeedyCraft har frigjort mye tid til manuell inntasting av arbeidsordre og fakturaer, avslutter han.

www.logistikk-ledelse.no © 2013

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!