SAP øker driftssikkerheten

For tre år siden gikk Coop i Sverige til anskaffelse av lagerstyringssystemet SAP EWM (Extended Warehouse Management). - Vi var avhengig av en stabil og driftssikker plattform i bunn og det har vi på våre tre gjenværende terminaler i Sverige, sier prosjektleder Per Högmark.

Coops terminal i Bro leverer tørrvarer og non food til rundt 750 butikker og 500 bensinstasjoner. Bro var en pionér i bruken av autotrucker som det finnes 32 stykker av. Arkivfoto: BT

Trond Schieldrop

SAP EWM prospektet ble utarbeidet i 2010. Fra før av benyttet Coop Sverige SAPs økonomimodul og Forecasting and Replenishment for å generere kundeordrer mot butikker.

- På forhånd vurderte vi leverandørens evne til å leve opp til våre forventninger til nytt lagerstyringssystem, og konklusjonen var positiv, påpeker Högmark. I forrige måned var han en av foredragsholderne på SAP business Week som i år hadde fokus på SCM og ble arrangert av SAP Norge og GS1 Norway.

Kort pilotfase

Högmark forteller at Coop gjennomførte en forstudie der relevante lagerstyringssystemer ble vurdert.

- Etter en nøye vurdering falt valget på SAP EWM. Vi konstaterte raskt at SAP var riktig løsning for oss. Innad i Coop var det mange som fremhevet SAPs leveringsdyktighet. Forecasting and Replenishment installasjonen var et eksempel på dette.

I april 2011 ble SAP EWM tatt i bruk på et avgrenset område (legemidler og drikkevarer) på terminalen i Bro.

- Frem til 1. mai samme år kjørte vi et pilotprosjekt på løsningen. Vi opplevde en del tekniske utfordringer spesielt i grensesnittet mot vår Pick-by-Voice-løsning. Systemet ble integrert mot systemet til Infor i 2004. Da SAP EWM ble tatt i bruk måtte stemmebruken være identisk med det gamle systemet. Våre lagermedarbeidere skulle ikke opplevde overgangsproblemer fra gammelt til nytt system. I en kort periode opplevde vi integrasjonsproblemer fra Voice-løsningen til SAP EWN.

Supportorganisasjon

Coop stilte som krav at leverandøren hadde en velfungerende supportorganisasjon.

- Det krevde at leverandøren og vårt implementeringspersonell var i stand til å samarbeide godt fra dag en. Det gamle ERP-systemet fra Infor ble ikke oppgradert siden 2003 og vi klarte ikke å utnytte leverandørens utviklingsressurser, sier Högmark. Han kan fortelle at dagligvarebransjen er i stadig endring med store utviklingskrav. I perioder opplevde vi ressursbrist i det gamle systemet. Vi var hele tiden bundet opp mot det engelske hovedkontoret og deres utviklere. Systemet krevde en rekke tilpasninger som leverandøren ikke klarte og supportere i den gamle løsningen. Derfor var vi avhengig av et lagerstyringssystem som bidro til lønnsom drift, kontinuerlig tilpasninger og bærekraftig vekst.

Vel anvendte penger

SAP EWM håndterer all vareflyt i terminalene fra inn- og utekspedering til vareforflytning.

- Det gir oss bedre oversikt over arbeidsbelastninger samtidig som vi kan styre ressursbruken langt blant våre lageroperatører. Systemet gir bedre oversikt over hvilke lagerprodukter som er tilgjengelige på lageret, påpeker Högmark, som mener SAPs supportavdeling har vært avgjørende for suksessen i prosjektet.

- Konsulenttjenestene er ikke gratis, men sammenliknet med vårt gamle og utrangerte lagerstyringssystem, var det vel anvendte penger for å unngå nedetid.

Ny terminalstruktur

Lenge før SAP EWM ble idriftsatt besluttet Coop-ledelsen sentralt å redusere antall terminaler i Sverige fra syv til tre. De tre gjenværende terminalene hos Coop er Bro, Västerås og Enköping. Systemet har forbedret lagerutnyttelsen. Reduksjonen i antall terminaler stilte krav til effektiv lagerutnyttelse. I Coops sentrale ledelse var det et ønske om å få dette til med det gamle lagerstyringssystemet. IT-avdelingen frarådet å investere i gamle og utrangerte systemer. Derfor valgte man SAP EWM som har forbedret funksjonene og prosessene i systemet. Det har igjen effektivisert lagerdriften på våre tre gjenværende terminaler.

Å redusere antall sentrallagre fra syv til tre krevde et nytt lagerstyringssystem som effektiviserte driften på de gjenværende.

- Kravet var en langt bedre intern lagerhåndtering, noe vi har oppnådd med SAP EWM, forteller Högmark.

IT-avdelingen outsources

- Hvordan har SAP EWM fungert fra det ble installert for drøyt tre år siden og frem til i dag?

- Det har fungert tilfredsstillende. Samtidig som vi reduserte antall terminaler ble IT-avdelingen i Coop outsourcet. All IT-aktivitet ble tatt hånd om av Accenture og Visma. Mesteparten av applikasjonsforvaltning, som tidligere var hos HP, ble Accentures ansvar. I dag er HP vår driftspartner. Infrastrukturen (integrasjonsplattformen) er flyttet fra en gammel datahall hos HP til to nye separate datasentre for å unngå nedetid.

Spare kostnader

Accenture har ansvaret for forvaltningen av Coops logistikksystem mens Visma har ansvaret for butikksystemet.

- Dette gjorde vi for å spare kostnader. Beslutningen ble fattet før SAP EWN implementeringen ble realisert. Når prosjektteamet i vår IT-avdeling ble oppløst og lagerstyringssystemet skulle tas i bruk, skapte det mye armer og bein i implementeringsfasen, sier Högmark. Han legger til at SAP EWM ble flyttet inn i datahallene for et halvt år siden, noe som har forbedret driftssikkerheten.

Stabilt lagersystem

Sveriges største dagligvaregrossist er avhengig av et stabilt og effektivt lagerstyringssystem.

- Det krever en supportorganisasjon som raskt kan hjelpe oss med uforutsette hendelser. Svikter systemet i Västerås får vi ikke levert varer til våre butikker i Sverige. Det får dramatiske konsekvenser for oss, klarer vi ikke å levere ferskvarer til våre kunder på en fredagskveld, sier Högmark.

- En systemkollaps er vårt verst tenkelige marerittscenario.

Tydeligere eierskap

På spørsmål om ledelsen i Coop tok eierskap til implementering av et nytt lagerstyringssystem, svarer Högmark at det kunne ha vært tydeligere.

- I prosjekterings- og implementeringsfasen gjennomgikk Coop store organisasjonsendringer og til tider var det uklare kommandolinjer. Ledelsens primære mål var å redusere antall terminaler, understreker han.

Safeguarding

SAP-teamet har vært en viktig del av Coops team fra forprosjektering, implementering, service og vedlikehold.

- For en tid tilbake valgte vi SAP Safeguarding hvor vi ble tildelt en Technical Quality Manager (prosjektleder) fra SAP. Vedkommende deltok i våre prosjektmøter og koordinerte SAPs engasjement mot oss. Vi ble tilbudt en Expert on Demand tjeneste med ekspertise fra fagområder i SAP. Tjenesten ble benyttet på området Labor Management med tilgang på flere tekniske tjenester, som Technical Feasibility Check (TCF).

Motiverte medarbeidere

Coop har dyktige og motiverte medarbeidere på sine terminaler. De bidrar til effektiv håndtering av varer inn og ut av lageret. På spørsmål om hvordan medarbeiderne ser på det nye SAP-systemet, svarer Högmark:

- Det avhenger av hvilket nivå i organisasjonen du befinner deg. Lagermedarbeidere som benytter Pick-by-Voice merker liten forskjell fra gammelt til nytt system. Fordelen med SAP EWM er at de kan plukke varer til flere butikker samtidig. Når lagermedarbeiderne nærmet seg sluttskiftet i det gamle systemet var det ingen ordremetodikk. Det medførte en omstendelig og kronglete plukkeprosess. Når de hadde en halv time igjen av arbeidsdagen kunne de få en plukkordre som tok én til to timer å klargjøre. I det nye systemet kan vi fordele ordrene raskere. For våre gruppeledere som styrer og administrerer ressursene på lageret er dette en klar fordel.

Tar miljøet på alvor

Coop tar miljøet på alvor og benytter togtransport fra Helsingborg til hovedlageret på Bro for å redusere CO2-utslipp. Her lastes det på 36 containere som fraktes dirkete til Bro.

- Toget går til fastsatt tidspunkt og venter ikke, oppstår det forsinkelser. Dette stiller helt andre krav til inn- og utekspedering av varer, sier Högmark. - Vi må til enhver tid forholde oss til rettidige togleveranser. Ved forsinkelser må vi betale fraktkostnadene for en tom jernbanevogn og frakte containeren på lastebil til for eksempel Helsingborg. Derfor har vi innarbeidet rutiner for å unngå slike hendelser. Med SAP EWM har vi fått bedre oversikt over utgående gods som skal med toget. Systemet prioriteter ordrene, tar hensyn til lastetider og når varene skal omlastes på tog. Med lagerstyringssystemet kan vi planlegge plukkingen tidligere og dermed overholder fastsatte tidsfrister, avslutter han.

---------------

Coop Logistik AB er ett av Sveriges største logistikkselskaper. Selskapet håndterer Coops vareflyt og er ansvarlig for distribusjon og terminaler. Coop Logistik gjennomfører 280.000 leveranser (ca. 6 millioner rullebur) pr år til ca. 750 interne kunder (butikker) og 500 eksterne (hovedsakelig bensinstasjoner). Selskapet har tre nasjonale hovedterminaler; Bro (tørrvarer og non food), Västerås (ferske varer) og Enköping (fryste varer). Coop Logistik har i tillegg syv omlastingsterminaler (Växjö, Göteborg, Båberg, Sundsvall, Gävle og Luleå) og to multifunksjonelle omlastingsterminaler (Malmö og Umeå).

www.logistikk-ledelse.no © 2013

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!