Samhandling I: IT-sjefens tid som IT-politi er over
IT-sjefens tid som IT-politi er over
For å sikre din organisasjons effektivitet og konkurransekraft, må du sørge for å skape de riktige forutsetningene for samhandling i vår moderne tid. IT-sjefens tid som IT-politi er over. Nye generasjoner krever åpenhet, nye verktøy og nye arbeidsmetoder, sier Tobias Andersson, daglig leder i Projectplace International.
- Som IT-sjef gjelder det å forstå hva dine medarbeidere og eksterne partnere trenger for å skape en fungerende plattform som svarer til deres behov, sier Tobias Andersson (t.v.). Her sammen med Jonas Ariansen, markedssjef for Projectplace i Norge.
Omlag 1.000 IT-folk var samlet på Software2013 som ble arrangert av Dataforeningen Østlandet i midten av februar. Tobias Andersson og flere av hans kollegaer i Projectplace deltok for å presentere aktuelle trender og utfordringer for IT-beslutningstakere og for å bistå norske IT-avdelinger og -beslutningstakere med effektiv og sikker sosial samhandling gjennom nettbaserte og mobile verktøy.
Smidige og forretningsorienterte løsninger
- Etter 15 år som skybasert IT-selskap ser vi selv en rekke av mulighetene og utfordringene som IT-folk må forholde seg til - både i dag - og i morgen. Den underliggende trenden er at IT i stadig større grad skal og må understøtte de sentrale forretningsprosessene og kjernevirksomheten på en integrert og gevinstskapende måte. Dette er virkeligheten til IT-sjefer og -beslutningstakere i dag, og derfor er det også viktig å velge løsninger som er smidige og forretningsorienterte, slik at samhandlingen og prosessoppfølgingen både internt og eksternt i virksomhetene blir smartere, mer moderne og mer effektiv, mener Andersson.
- Moderne prosjektsamhandling i dag dreier seg om å skape og utløse motivasjon, glede og energi innenfor prosjektets definerte rammer, tilføyer Arild Falck, Norgessjef i Projectplace. - Det gjøres blant annet gjennom bruk av mobile og sosiale prosjektverktøy som gjør oss bedre i stand til å håndtere forretningskritiske utfordringer og muligheter ved å bruke sosiale plattformer som engasjerer medarbeidere, kunder og partnere til å arbeide og samhandle sammen. For oss er dette de mest sentrale trendene innen moderne prosjektarbeid - og det er kanskje verdt å få med seg for den ønsker å se et glimt av fremtidens måte å jobbe prosjektbasert, sier Arild Falck.
IT-sjefens rolle endres
Sikkerhetsutfordringer, økt forbruk av IT, økt internasjonal åpenhet, kostnadskutt og en helt ny verden av skybaserte IT-tjenester topper IT-sjefens agenda i 2013. Det neste store paradigmeskiftet kan øke produktiviteten med 20-25 prosent, om IT-sjefen tar grep, mener Tobias Andersson.
- IT-sjefer har hatt en enorm betydning i all teknologidrevet organisasjonsutvikling de siste tiårene. For å kunne håndtere den endrede IT-sjefrollen er det viktig å innse at det skaper store gevinster når medarbeidere og kunder kan samarbeide på den måten de selv foretrekker. Som alltid er IT-sjefens rolle parallell med samfunnets utvikling. For å sikre din organisasjons effektivitet og konkurransekraft, må du sørge for å skape de riktige forutsetningene for samhandling i vår moderne tid. IT-sjefens tid som IT-politi er over. Nye generasjoner krever åpenhet, nye verktøy og nye arbeidsmetoder. Som IT-sjef gjelder det å forstå hva dine medarbeidere og eksterne partnere trenger for å skape en fungerende plattform som svarer til deres behov. Store verdier skapes når alle kan samarbeide i et miljø som gir mulighet for å utveksle ideer, kunnskap og engasjement, sier Tobias Andersson.
---------------
Med Kanban-tavler på mobilen
Den mobile jobbhverdagen endres - nå skal vi levere vi overalt, hele tiden. Med Projectplace-appen på mobilen og nettbrettet, har man som prosjektmedarbeider og -leder tilgang til all nødvendig informasjon på ett sted. Helt nytt i siste versjon av samhandlingsappen er Kanban-funksjonalitet.
Innen 2015 vil verdens mobile arbeidsstyrke nå 1,3 milliarder, noe som representerer 37,2 prosent av den totale arbeidsstyrken, i følge analyseselskapet IDC. Samtidig er det de samhandlingsbaserte arbeidsmetodene som er drivende. Samhandlingen går fra å være avdelings- og bedriftsinternt til å bli åpen og helhetlig, noe som omfatter eksterne brukergupper som partnere, kunder og konkurrenter. Alt samles i ett verktøy på tvers av organisasjoner. Med mobile apper basert på smidig og velprøvd Kanban-metodikk åpner nå Projectplace opp jobbhverdagen, slik at det blir mer synlig hva du leverer.
- Prosjektarbeidet, slik vi tradisjonelt kjenner det, får nå testet sin styrke ved at arbeidsstyrken i dag frigjøres gjennom balansering av fleksibilitet og produktivitet i en spredt arbeidsstyrke der en økende andel deltar i flere team og ulike prosjektsammensetninger. Løsningen er imidlertid svært enkelt, sier Tobias Andersson. - Alle som har jobbet med prosjekter og samhandling tidligere, vet at verdien av åpenheten og transparensen rundt prosjektfremdriften er avgjørende for at alle yter sitt beste. Før har man imidlertid ikke hatt mulighet til å jobbe så smidig, åpent og effektivt som man ønsker fra andre steder enn prosjektkontoret. I moderne prosjekter sitter jo faktisk de færreste på kontoret, og vi jobber i stadig større grad desentralisert og mobilt, noe som gjør at vi behøver teknologi og løsninger som gjør det mulig å koordinere arbeidet med de andre prosjektmedlemmene fra de enhetene vi har med oss, der vi til enhver tid er.
Kanban på mobilen
- Med Projectplace-appen på mobilen og nettbrettet, har man som prosjektmedarbeider og -leder tilgang til all nødvendig informasjon på ett sted. Helt nytt i siste versjon av samhandlingsappen, er Kanban-funksjonalitet, tidligere forbeholdt prosjektkontorer med store vegger, der hele prosjektets fremdrift er blitt organisert ved hjelp av dedikerte oppgaver fordelt på de enkelte involverte, i eksempelvis kategorier som under planlegging, under arbeid og utført, sier Andersson.
Action Boards heter den nye funksjonaliteten appen, som tar Kanban-metodikken ut fra prosjektkontoret, og inn i den mobile jobbhverdagen. Med dette hevder Projectplace at alle som er involvert i prosjektet kan få oversikt over hva alle andre jobber med, hvilke oppgaver som står for tur, hva man selv skal levere og fremdrift for prosjektet generelt.
- Samtidig har man nå mulighet til å kommentere på hverandres aktiviteter, dersom man eksempelvis har innspill eller spørsmål. Det bidrar til at prosjektmedlemmene kan hjelpe hverandre med å nå målet gjennom kunnskaps- og informasjonsdeling - der det har størst verdi for alle - nemlig i prosjektet, påpeker Andersson.
- Vi har rett og slett flyttet den analoge Kanban-tavlen fra prosjektkontoret, til en digital Kanban-inspirert aktivitetstavle. Først gjorde vi det tilgjengelig i web-løsningen, noe som ga svært positiv gevinst for de som tok funksjonaliteten i bruk, i form av økt effektivitet, økt samhandling og økt engasjement. Deretter gjorde vi det tilgjengelig også på nettbrett. Med dette ble aktivitetstavlen mobil, og dermed også med bedre tilgjengelighet for prosjektmedarbeidere som ønsker å holde seg oppdatert, og orientere andre involverte om egen fremdrift, på farten. Nå er aktivitetstavlen også tilgjengelig på smarttelefoner med iOS- og Android, slik at alle kan jobbe smidig og effektivt på farten, også fra telefonen. Dette gir helt nye muligheter for bedrifter og prosjektmedarbeidere som ønsker å utnytte mulighetene som ligger i den nye, mobile arbeidshverdagen.
- I det neste store paradigmeskiftet, Social Business, tas det utgangspunkt i medarbeidernes naturlige drivkraft for å samhandle og dele informasjon. Her tar organisasjonen hensyn til hvordan medarbeidere, kunder og andre interessenter foretrekker å kommunisere rundt det daglige arbeidet. I dag er mobilitet og tilgang til informasjon og dialog fra alle enheter og plattformer avgjørende for de fleste av oss, avslutter Tobias Andersson.
www.logistikk-ledelse.no © 2013
