Leserinnlegg: Hemmelighetene på skriverrommet
Hemmelighetene på skriverrommet
Skrivere kan påføre bedrifter unødige kostnader, svekket sikkerhet og unødvendig miljøbelastning. Kostnader kan reduseres, sikkerheten bedres og miljøet bli mer bærekraftig med enkle midler.
Moderne skrivere utfører flere oppgaver, som utskrift, kopi, scann og faks, og utgjør en viktig del av selskapenes daglige arbeidsrutiner. Her ligger også noen utfordringer.
Det er tallrike eksempler på kaotiske og kostbare skriveroppsett. Etter en enklere analyse kunne et kjent, middels stort norsk selskap gni seg fornøyd i hendene. Antall skrivere var redusert med 90 prosent, årlige skriverkostnader mer enn halvert med rundt 2,9 millioner kroner som slo rett ut på forbedret bunnlinje.
Dette resultatet ble oppnådd ved å samkjøre brukere og bruk med antall og plassering av maskiner. Eksempelet over er spesielt bra, men de fleste selskaper vil kunne spare inn minst 30 prosent av sine skriverkostnader ved bedre samkjøring. De fleste organisasjoner har en betydelig mismatch på dette området - det vil si for mange og for mye feil bruk av maskiner ut fra faktisk behov.
De færreste selskaper tenker på at moderne skrivere er sofistikerte datamaskiner koplet opp mot nettverk. Skriveren er som PC-en utsatt for sikkerhetstrusler. I maskinens hjerne ligger fortrolige dokumenter som de færreste har laget systemer for å beskytte. Senest 18. desember meldte Regjeringen om et alvorlig dataangrep gjennom en e-post kamuflert som et internt skannet pdf med virus øyensynlig sendt fra en skriver til ansatte.
Ved enkle grep og kjøreregler kan man hindre innsyn og forhindre at viktig informasjon kommer på avveie. Den enkleste og mest åpenbare sikkerhetstrusselen ligger ofte utenfor skriveren, og er høyst manuell. Sjekk selv ved å gå inn på skriverrommet. Sannsynligheten er stor for at du finner nedslående mange uavhentede utskrifter. Det kan enkelt stanses ved å kreve personlig passord ved skriveren for å få ut akkurat din utskrift.
Miljøet kan enkelt også bedres, ved å redusere antall utskrifter, bruke svart i stedet for farger der dette ikke er nødvendig, og ved å skrive på begge sider av arket. Maskinene kan være bygget av mer miljøvennlige materialer, og dyrt og delvis giftig blekk kan erstattes. Vinneren blir miljøet.
De fleste bedrifter kan ved enkle midler redusere sine skriverkostnader, som ofte er betydelig høyere enn man tror. Parallelt kan man ved enkle programmer og adferdsendring fjerne en sikkerhetsrisiko de færreste er klar over. Miljøprofilen kan endres i positiv retning. Vinneren blir i alle tilfeller den organisasjonen du jobber for.
Jens Petter Ørjansen Adm. dir. Xerox Norge
www.logistikk-ledelse.no © 2013
