Vil spare dagligvarebransjen for flere titalls millioner kroner

En ny standard for utveksling av transportinformasjon i dagligvarebransjen ble vedtatt tidligere i år og er nå klar. STAND012 vil bidra til å øke fyllingsgraden og presisjonen, samt bedre kontrollen og sporingen i inngående transport.

- Vårt ønske er å få standarden på plass så raskt som mulig, men siden den innebærer en del endringer hos leverandør, ser vi at det kan ta noe tid før alle møter de nye kravene til meldingene, sier prosjektleder Hege Schytz Andersen i Sentral logistikk utvikling hos Coop Norge Handel AS. Foto: Trond Schieldrop

Trond Schieldrop

Hege Schytz Andersen, prosjektleder i Sentral logistikkutvikling hos Coop Norge Handel AS, forteller at bransjen daglig bestiller feil transportkapasitet. På årsbasis utgjør det et tap på flere titalls millioner kroner. Den nye standarden for utveksling av transportinformasjon ble vedtatt i februar i år.

- Nå er det opp til partene i bransjen å implementere den så raskt som mulig, sier Schytz Andersen.

Hodebry

Den nye standarden beskriver hvordan informasjonsflyten mellom leverandør, grossist og transportør skal være.

- Transport blir booket på grunnlag av den informasjonen vi har om mengde som skal hentes. Når denne informasjonen ikke er god nok, blir kvaliteten på bookingen dårlig. Dette fører til forstyrrelser og ekstra kostnader hos leverandør, transportør og grossist, forteller Schytz Andersen.

Transportkostnaden fra norske dagligvareleverandører til grossistlagrene er på over 1 milliard kroner. Med en servicegrad på ca. 95 prosent, betyr dette alene en ekstrakostnad på flere titalls millioner årlig dersom bookingene ikke korrigeres.

- Dersom det ikke blir informert om dette avviket i tide, betyr dette alene at det bookes 5 prosent for stor transportkapasitet fra leverandør til grossistlager. Det antas at tilsvarende tall gjelder for resten av bransjen, sier Schytz Andersen. - I tillegg til dette er det i dag en del tilfeller av feillasting som vi søker løst ved bedre informasjon til sjåfør. Her er det flere «Missing Link» som i dag skaper hodebry for dagligvarebransjen.

Skjerper kravene

Standarden, som går under navnet STAND012, baseres på eksisterende standarder og meldinger i bransjen, men den skjerper kravene til bruk og tidsfrister. I tillegg skal to nye elementer inn i pakkseddelmeldingen.

Den er utarbeidet av en arbeidsgruppe nedsatt av Standardiseringsutvalget for Norsk Dagligvarebransje (STAND) som består av Dagligvareleverandørenes Forening (DLF) og Dagligvarehandelens Miljøforum (DMF). Målet er å oppnå effektivisering og kostnadsreduksjoner i vareflyten fra produsent og frem til forbruker. Det er vesentlig for effektiviteten i bransjen at man har samme rutiner uavhengig av hvem man jobber mot.

Arbeidsgruppen som startet i august 2012 bestod av prosjektleder Hege Schytz Andersen fra COOP, Kai Just Olsen fra ASKO, Benno Graser fra Rema, Christian Melbye fra Jensen & Co, Petter Allum fra Cederroth, Bjørn Johansen fra TakeCargo, Sigmund Berle Jensen fra GS1 Norway og Tradesolution og sekretær Jan Frode Aspevik fra GS1 Norway. Prosjektet skulle utvikle en standard for håndtering av informasjon som muliggjør optimal transportavvikling fra leverandør til handelens varemottak. Standarden skulle være uavhengig av systemløsning og transportøruavhengig.

Tar standarden på alvor

Ledelsen i Coop har lenge sett behovet for å få en ny standard for utveksling av transportinformasjon på plass.

- De er opptatt av å komme problematikken rundt dårlig informasjon til transportør til livs, sier Schytz Andersen. - Vårt ønske er å få standarden på plass så raskt som mulig, men siden den innebærer en del endringer hos leverandør, ser vi at det kan ta noe tid før alle møter de nye kravene til meldingene. I mellomtiden er det viktig at informasjonen oppdateres manuelt på web. For vår del er det viktig at dette er på plass før vi åpner vårt nye automatlager på Gardermoen 1. september i år.

Sentral plass

GS1 Norway har hatt en sentral plass i prosjektgruppen. De har hatt oppgaven med å tilrettelegge malen og føre standarden i pennen. Organisasjonen har god oversikt over definerte og gjeldende standarder i varehandelen.

- For GS1 er standarden viktig fordi den omhandler prosesser som til nå kanskje ikke har vært så godt dokumentert og forankret i den totale verdikjeden, og utfyller på en glimrende måte de eksisterende standarder som vi til daglig opererer med, sier sekretær i arbeidsgruppen, Jan Frode Aspevik, som til daglig arbeider som Fagspesialist datadeling i GS1 Norway.

Han forteller at dette spesielt gjelder DEDIP2-standardene for utveksling av handelsmeldinger som ordre, ordrebekreftelse og pakkseddel.

- I tillegg er transport og logistikk et viktig satsningsområde for oss. Med denne standarden har vi lagt ytterligere vekt på betydningen av å bruke de etablerte meldinger.

To meldinger er spesielt sentrale. Den ene er ordrebekreftelsen som skal være en ekte/fullverdig/reell ordrebekreftelse hvor eventuelle avvik fra bestilling angis, og med frist for når den skal sendes. Den er ikke kun en kvittering på mottatt ordre slik noen bruker den i dag. Dette vil forenkle transportbookingen. Den andre er pakkseddelen hvor tidsfrister for avsendelse er innskjerpet slik at informasjon om hvilke paller som skal hentes kommer til transportøren før bilen sendes.

- Dette muliggjør også at pakkseddelen kan brukes som underlag for et elektronisk fraktdokument. Når den i tillegg også er utvidet med informasjon om hvor mange pallplasser leveransen består av, sikrer det riktig transportleveranse, påpeker Aspevik.

Transportbooking og transportplanlegging

Prosessen begynner med varebestilling til en leverandør. Leverandør skal reservere i sin beholdning og sende informasjon om hva som vil bli levert i en ordrebekreftelse til grossist. På bakgrunn av dette beregnes antall pallplasser, og det sendes transportbooking til transportør. Den nye standarden presiserer at det skal være en reell ordrebekreftelse, i tillegg stilles det krav om at ordrebekreftelsen sendes senest en time etter ordrestopptid. Ved hjelp av bookingen planlegger transportøren leveransen, og bekrefter tilbake hvilken bil og sjåfør som skal hente godset.

Varelevering

Leverandøren plukker og identifiserer varer, og sender en pakkseddel med kolliidentifikasjon til grossist.

- Informasjonen fra leverandøren sendes videre til transportøren. Sjåføren benytter dette ved innskanning av informasjonen på bil. Dette skal brukes for å sikre sporing og oppfølging og hindre at feil gods lastes på bilen, understreker Schytz Andersen. - På sikt skal skanningen erstatte papirfraktbrevet. Ankomsttid for henting hos leverandør og ankomst grossist registreres, slik at grunnlaget for å beregne servicegrad blir riktig. For at informasjonen skal komme frem til sjåfør før lasting stilles det krav om at pakkseddelen sendes en time før start hentevindu. Det nye feltet for pallplasser i pakkseddelen gjør at leverandør kan bruke meldingen til å bekrefte antall pallplasser i stedet for å gå inn på en webløsning. Tilsvarende vil muligheten til å registrere lastbærere i pakkseddelen gjøre at leverandør ikke lengre trenger å gå inn på webløsningen til NLP (Norsk Lastbærer Pool) for å registrere dette.

Økt effektivitet og lønnsomhet

Ved bruk av reell ordrebekreftelse får grossist bedre grunnlag for å beregne antall pallplasser, og vil dermed gi en mer korrekt booking til transportør.

- Når vi registrerer faktisk volum som blir lastet og tidspunkter for hendelser under transport, gir det oss riktig grunnlag for å måle prestasjonen på de ulike leddene i leveringskjeden. Oppdatert informasjon blir tilgjengelig for alle parter i en elektronisk løsning, sier Schytz Andersen. Hun forteller at informasjonsutvekslingen og dokumenthåndteringen baserer seg på eksisterende standard meldinger. I avvikssituasjoner skal informasjonen oppdateres på web slik at denne informasjonen tilsvarer det som ville stått i meldinger.

- Statistikker viser at det i dag kun blir sendt reell ordrebekreftelse på ca. 60 prosent av ordrene mot leverandør. For pakkseddel nivå 3 eller 4 er tallet i overkant av 80 prosent, men her er ikke de nye tidskravene tatt med i beregningen. Det betyr at det på leverandørsiden må gjøres en del system- og rutineendringer, forteller Schytz Andersen.

Dagligvarebransjens standard

Etter at dagligvarebransjen gikk over til EXW har det vært diskusjoner om ansvarfordelingen når det gjelder informasjon til transportør.

- Med EXW har leverandør ansvaret for godset frem til varen gjøres tilgjengelig på rampen hos leverandør. Den nye standarden dekker hullene i forhold til ansvaret for å få frem nødvendig informasjon for transport, påpeker Schytz Andersen. - Standarden presiserer også at ved ande leveringsbetingelser skal leverandøren sende informasjon til grossisten som tilsvarer det selv grossisten innhenter når han selv står som ansvarlig for transporten.

Beregning av pallplasser

På spørsmål om hva om hvorfor ikke varebestillingen alene kan brukes som grunnlag for transportbookingen, svarer Schytz Andersen:

- En ting er servicegraden fra leverandør, i tillegg er det ved en del leveranser utfordringer med å beregne antall pallplasser. Dette gjelder spesielt for varer hvor det bestilles mindre enn hele paller og for ferskvarer hvor leverandør produserer og pakker varer helt frem til frist.

For dårlig planlegging

På spørsmål om hvordan standarden vil forbedre planlegging, gjennomføring og oppfølging av transport, svarer Schytz Andersen at alle parter oppnå fordeler når standarden blir tatt i bruk vil.

- Med riktig bookinginformasjon kan transportør planlegge riktig antall biler, som igjen vil gjøre det lettere å overholde avtalt hentetid, mindre gjenstående gods og mindre feillastinger. Skanning vil gi sporing og riktig oppfølgingsgrunnlag både av transportør og leverandørs overholdelse av kvantum og tider, og alle parter vil ha samme informasjon om dette. Bruk av standardiserte meldinger minimerer ekstraarbeidet leverandør får i forbindelse med transportinformasjonen, avslutter hun.

www.logistikk-ledelse.no © 2013

Les hele saken

Svein-Ove Arnesenredaktør tungt.no

Vi setter stor pris på kommentarer og innspill i debattene våre. Vær forsiktig med personangrep, og prøv heller å forklare hva du mener og hvorfor. Takk for at du bidrar i debatten!